Empirische Studie belegt Defizite der Öffentlichen Hand

(Frankfurt) - Im Beschaffungswesen der Öffentlichen Hand bestehen erhebliche Potenziale für einen effizienteren und vor allem kostengünstigeren Einkauf von Dienstleistungen und Gütern. Die durch entsprechende Maßnahmen zu erzielenden Einsparungen können einen größeren zweistelligen Milliarden-Mark-Betrag pro Jahr erreichen. Das geht aus einer empirischen Studie hervor, die heute in Berlin der Öffentlichkeit vorgestellt wurde.

Die Analyse entstand im Expertenkreis Public Procurement des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) in Zusammenarbeit mit der internationalen Management- und Technologie-Beratung Booz * Allen & Hamilton. Sie wird unter dem Titel "Chancen und Entwicklungen im Public Procurement" in der Schriftenreihe zum öffentlichen Auftragswesen der Wegweiser GmbH, Berlin, publiziert. Die Umfrage bei den BME-Mitgliedern wurde von Ayse Altindag, Senior Consultant bei Booz * Allen & Hamilton in München, durchgeführt.

BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Ludwig Veltmann über Sinn und Zweck der Studie:

Sie gibt einen ausführlichen Überblick über den Bereich der öffentlichen Beschaffung, weist dessen besondere Bedürfnisse sowie Anforderungen auf, bietet schließlich Handlungshinweise für die Akteure und dient so den fachlichen Interessen der Beteiligten."

Dr. René Perillieux, Geschäftsführer und Partner von Booz * Allen & Hamilton in Düsseldorf erläutert: "Angesichts immer schneller steigender Anforderungen an die Leistungsfähigkeit öffentlicher Organisationen einerseits sowie unter dem Aspekt des latenten Kostendrucks andererseits steht der Bereich Beschaffung zunehmend im Fokus der Aufmerksamkeit." Vor diesem Hintergrund werde es gerade für die öffentlichen Kassen verstärkt darauf ankommen, zeitgemäße Methoden und Arbeitsformen wie Global Sourcing, internetgestützte Beschaffung oder innovative Kooperationsformen zu entwickeln und einzusetzen. Veltmann: "In diesen Bereichen haben wir im Verlauf der Untersuchung Defizite festgestellt. Das bedeutet aber im Umkehrschluss auch, dass gute Chancen und vielfältige Möglichkeiten bestehen, das Beschaffungswesen in Deutschland nachhaltig zu verbessern."

Die BME / Booz * Allen & Hamilton-Studie identifiziert im Einkaufswesen der Öffentlichen Hand so unterschiedliche Defizite wie unzureichende Pflege einmal gewonnener Anbieter-Daten, operative Schwächen sowohl beim Bedarfsmanagement als auch bei der Koordination zwischen dem
Beschaffungswesen und anderen Abteilungen einer Behörde sowie eine ungenügende Ausschöpfung möglicher Kooperationen verschiedener Abteilungen.

"Gerade eine systematische Zusammenarbeit der einzelnen Organisationseinheiten ist besonders wichtig. Denn sie führt zu erhöhter Markttransparenz, effizienteren Prozessen und günstigeren Einkaufskonditionen", sagt Detlef Schwarting, Mitglied der Geschäftsführung bei Booz * Allen & Hamilton und dort verantwortlich für Einkaufsthemen.

Schließlich: Nur zögerlich setzen die öffentlichen Auftraggeber die modernen Informations- und Kommunikationstechnologien ein. So werden kaum die Chancen des Global Sourcing, also des Einkaufs von Produkten oder Dienstleistungen auf dem internationalen Markt, wahrgenommen. Nur einen äußerst geringen Teil aller Aufträge vergeben die Einkäufer der Öffentlichen Hand an internationale Beschaffungsmärkte. Kaum genutzt werden auch internetgestützte Beschaffungsinstrumente, das sogenannte "E-Procurement". Dessen Einsatz aber birgt - wie die Praxis in der Privatwirtschaft belegt - erhebliche Potenziale zur Einsparung von Transaktionskosten und eine spürbare Senkung von Einkaufspreisen.

"Aus unserer Untersuchung sind vor allem zwei Schlüsse für zwei unterschiedliche Adressaten zu ziehen", sagt Schwarting: "Das Beschaffungswesen sollte verstärkt in Eigeninitiative und in Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern die bisherigen Beschaffungsprozesse sowie -strukturen hinterfragen und aufgeschlossen neuen Konzepten gegenübertreten, die zu deutlichen Kosteneinsparungen führen können.
Gesetzgeber und Regulierer schließlich sind gefordert, die Vergabeordnung neu zu gestalten, so dass öffentliche Auftraggeber eine höhere Flexibilität erhalten - was wiederum im Zusammenspiel mit strukturellen Maßnahmen im Beschaffungswesen einen wesentlich effizienteren Einkauf erlaubt."

Dr. von Dohnanyi, Beiratsvorsitzender der Wegweiser GmbH Berlin, verwies darauf, dass sich die neuen Informationstechnologien auch auf das Einkaufsverhalten und die öffentliche Beschaffungspraxis auswirken müssen. Da heute vor allem amerikanische Technologie- und Marktplatzanbieter zunehmend in den europäischen Markt drängen und häufig auch bestehende Lieferantenbeziehungen mitbringen, sollte Deutschland als größter Beschaffungsmarkt Europas dazu beitragen, dass deutschen und europäischen E-Commerce-Anbietern eine wachsende Rolle zukomme. In Kooperation mit der Fraunhofer-Gesellschaft und dem BME wolle die Wegweiser GmbH Berlin in einem Pilotprojekt die Grundlagen für den Einsatz von E-Commerce, E-Procurement und elektronischen Marktplätzen zusammen mit Beschaffungsverantwortlichen der öffentlichen Hand erarbeiten und konkrete Umsetzungskonzepte entwickeln. Hierzu solle u.a. die bisherige Behördeneinkaufsplattform "Beschaffungsbuch", die im Oktober in vierter Auflage erscheint, im kommenden Jahr erweitert und zu einem spezifischen elektronischen
Marktplatz für die öffentliche Hand ausgebaut werden.

Die Studie "Chancen und Entwicklungen im Public Procurement" kann für DM 299,00 bezogen werden über: Wegweiser GmbH Berlin, Tel: 030 / 284 881-0, Fax: 030/ 284 881-11, bzw. www.wegweiser.de

Gemeinschaftsprojekt vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik, Booz * Allen & Hamilton und der Wegweiser GmbH.

Für Rückfragen zu Booz*Allen & Hamilton: Christiane Döhler, Leitung Presse & External Relations
Tel.: 089 / 54 52 5 627 oder 0170 / 22 38 627 Fax: 089 / 54 52 5 602

Für Rückfragen zum Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik (BME):
Dr. Ludwig Veltmann, Hauptgeschäftsführer
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Für Rückfragen zur Wegweiser GmbH Berlin:
Oliver Lorenz, Geschäftsführer
Tel.: 030 / 28 48 81 0
Fax: 030 / 28 48 81 11

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