Rhein-Ruhr & Rheinland: Es geht wieder los

Bochum steht in den ­Startlöchern

„Wir verfolgen permanent die neuesten Entwicklungen zur Coronaschutzverordnung und die Lockerung der Landesregierung NRW“, sagte Regina Scheffels, Bereichsleitung Strategie und Marketing der Bochumer Veranstaltungs-GmbH. Damit das Tagesgeschäft des Veranstaltungsbetriebs bald weitergehen kann, haben die Mitarbeiter in den vergangenen Wochen Konzepte erarbeitet, die die Häuser RuhrCongress Bochum und Jahrhunderthalle Bochum auf die Durchführung von Veranstaltungen unter Einhaltung aller Hygienevorschriften vorbereiten soll. „Wir sind schon sehr weit mit der Planung“, so Regina Scheffels. „Wir haben umfangreiche Maßnahmen ausgearbeitet, damit wir so schnell wie möglich wieder Veranstaltungen realisieren können.“ Auf Basis der Coronaschutzverordnung wurde das Konzept erstellt, ergänzt um aktuelle Papiere der Branchenverbände wie des Deutschen Hotel- und Gaststättenverbandes DEHOGA und des EVVC, des Europäischen Verbandes der Veranstaltungs-Centren.
So hat die Bochumer Veranstaltungs-GmbH für die Säle der beiden großen Veranstaltungshäuser Bestuhlungspläne entworfen, die sicherstellen, dass die Abstände zwischen den Gästen auch bei Besucherbewegungen groß genug sind, denn nur 1,5 Meter Abstand zwischen den Stühlen einzuhalten, reicht nicht. „Da muss man weiterdenken. Wenn jemand aufsteht und durch die Reihen geht, sind diese 1,5 Meter Abstand nicht mehr gegeben und bei Ein- und Auslass ergibt sich die Kapazitätsgrenze oft im Foyer.“ Auf dieser Basis planen die Bochumer die ersten Abitur­zeremonien und setzen beispielsweise die Idee um, die Gäste blockweise zusammenzusetzen, wenn sie aus einem Haushalt stammen, und die Speisen und Getränke abgepackt auf den Tischen bereitzustellen. Scheffels: „Das Konzept hatten wir schon in der Schublade, als am 5. Juni der Erlass zu Veranstaltungen an außerschulischen Lernorten von der Bezirksregierung aufgehoben wurde, und so konnten wir den Schulen direkt ein Angebot für die Abiturzeremonien übersenden.“

In der letzten Maiwoche fanden schon die ersten parteiinternen Sitzungen im RuhrCongress Bochum statt. Sie sind gemäß der aktuellen Verordnung, etwa zur Vorbereitung anstehender Wahlen, erlaubt. „Solche Treffen sind für die Teilnehmer noch eine besondere Situation, aber wir merken, dass die Menschen froh sind, wenn sie überhaupt wieder die Möglichkeit haben – wenn auch mit Abstand – zusammenzukommen. Und für uns ist es die Gelegenheit, unsere Infrastruktur an die Zuwegungs- und Hygieneanforderungen anzupassen und das Konzept erstmals umzusetzen.“

Auch wenn man nur noch etwa mit einem Viertel der maximalen Kapazität der Räume rechnen kann, werden größere Veranstaltungen mit bis zu 500 Personen mit den erforderlichen Abstandsregelungen in beiden Häusern bereits geplant. Die Registrierung von Teilnehmern beim Einlass – der Eingangsbereich ist in kleineren Locations oft ein Nadelöhr – ist in Bochum unter Einhaltung der Hygienevorgaben möglich: Das Foyer der Jahrhunderthalle ist knapp 1.000 Quadratmeter groß, das des RuhrCongress Bochum etwa 2.800 Qua­dratmeter. Hinweisschilder, Durchsagen, Ordnerpersonal, Bodenmarkierungen und Einbahnstraßen-Regelungen erinnern die Gäste dann im Foyer, in den Sälen und in den Toilettenbereichen immer wieder da­ran, Abstand zu halten.

Auch die Durchführung von hybriden Veranstaltungsformaten wird bei der Verringerung der Präsenzkapazitäten interessanter und ist in Planung. In beiden Häusern steht dafür Hochleistungs-WLAN bereit. „Das können wir Kunden bereits für große Betriebsversammlungen anbieten: So bekommen sie eine hochwertige Bühnen-Situation auf dem Podium und das Publikum wird per Streaming zugeschaltet und kann auch interaktiv agieren.“ Ob die Digitalisierung der Stimmung eines Events oder einer Tagung zuträglich ist? „Es gibt viele Veranstaltungen, zum Beispiel Branchentreffen, die durch persönliche Kontakte vor Ort geprägt sind und die auch in Zukunft wieder verstärkt nachgefragt werden. Aber einige eher sachliche Informationsveranstaltungen lassen sich sicherlich auch hybrid abbilden“, sagte Regina Scheffels. „Genau deshalb möchten wir durch unser Konzept, das sich an die verschiedenen Stufen der Lockerungen anpassen lässt, für alle Größen von Präsenzveranstaltungen etwas in petto haben.“

Stadthalle Mülheim an der Ruhr heißt erste Gäste willkommen

Langsam geht es auch in der Stadthalle Mülheim an der Ruhr wieder los. Erste Gremiensitzungen und Parteiveranstaltungen fanden in der ersten Juniwoche im Veranstaltungshaus statt. „Wir freuen uns, wieder Gäste im Haus begrüßen zu dürfen“, sagte Marc Lenz, Technischer Leiter der Stadthalle. Auch Prüfungen wurden in die Halle verlegt, da sie zum Schutz der Prüflinge derzeit nur in ausreichend großen Sälen stattfinden dürfen. „Die Stadthalle profitiert momentan von ihren großen Räumen“, so Geschäftsführerin Inge Kammerichs. „Aber wir würden im Theatersaal lieber wieder größere Formate durchführen, als in einem Raum für 200 Personen eine Sitzung mit 18 Teilnehmenden zu realisieren.“ Die Öffnung der Halle ist jedoch nur schrittweise möglich, da die Beschränkungen noch nicht mehr zulassen.

Um baldmöglichst durchstarten zu können, hat das Team mit dem Gesundheitsamt ein Hygiene- und Sicherheitskonzept erarbeitet und abgestimmt. „Wir verfolgen regelmäßig Nachrichten und prüfen auf den Websites der Landes- und Bundesregierung, welche neuen Regelungen für uns bindend sind“, sagte Tina Specht vom Projektmanagement. Zudem steht sie mit anderen Locations im Austausch darüber, was möglich und sinnvoll ist. Mithilfe einer Software wurden die derzeit zulässigen Gästezahlen ermittelt, auch unter Berücksichtigung ausreichend breiter Fluchtwege.

„Die erste Veranstaltung mit 80 Personen hat wunderbar funktioniert und alle Gäste haben sich sehr diszipliniert verhalten. Wir geben uns alle Mühe, auch die derzeitigen kleinen Veranstaltungen perfekt auszugestalten“, so Kammerichs, doch „wirtschaftlich attraktiv“ seien kleine Veranstaltungen in großen Räumen nicht. „Wir hoffen auf die Treue unserer Kunden und dass bald alle genehmigten Veranstaltungen auch realisiert werden.“ Momentan beherrsche eher die Sorge die Veranstaltenden – auch deshalb stornieren sie Termine, die in der ferneren Zukunft liegen. „Wir würden uns sehr wünschen, dass die allgemeine Angst vor der Infektion abnimmt und das Vertrauen in die Veranstaltenden wächst – denn es ist möglich, jeden einzelnen Gast zu schützen.“ Für diesen Schutz biete die Stadthalle den Rahmen; externen Veranstaltenden in ihren Räumen gibt sie Handlungsanweisungen und Empfehlungen, wie sie während einer Veranstaltung agieren sollten. Durch mehr Personal könne beispielsweise darauf geachtet werden, dass sich keine Warteschlangen bilden und dass Gäste nur auf ihrem Sitzplatz den Mund-Nasen-Schutz abnehmen. Durch Hinweisschilder und Einblendungen auf den digitalen Wegweisern wird immer wieder an die Abstandsregeln erinnert.

Auch hybride Veranstaltungen stellen in der Stadthalle eine Möglichkeit dar, für Austausch zu sorgen. Wichtig seien dabei nicht nur die technischen Voraussetzungen in der Halle, auch die Ausstattung der externen Teilnehmenden müsse man im Blick haben: Wenn sie etwa Redebeiträge übernehmen und die Technik nicht mitspiele, störe das die Gesamtveranstaltung, so Paul Otto. Er betreibt ein Dienstleistungsunternehmen, das die Videokonferenzen für die Stadthalle ausführt. Otto: „Auch in Sachen Datenschutz und Datensicherheit – gerade bei Aktionärs- oder Aufsichtsrats­sitzungen – gibt es viel zu beachten.“ Gleichzeitig müsse eine hybride Veranstaltung inhaltlich anders konzipiert werden als eine Präsenzveranstaltung. „Ganz viele Kunden möchten derzeit etwas in dieser Richtung realisieren, haben sich aber noch zu wenige Gedanken darüber gemacht. An der Stelle ist unsere Beratung wichtig, um abzuschätzen, ob sich der Aufwand lohnt.“ Er ist der Ansicht, dass die jetzige Situation der Digitalisierung von Veranstaltungen einen Anschub geben und zur Professionalisierung der Abläufe beitragen wird. Die SWB Service und Wohnungsvermietungsgesellschaft mbH hat bereits zur ersten Hybridkonferenz in der Stadthalle geladen. Christina Heine, Abteilungsleiterin Kommunikation und Informationstechnik: „Dank der guten Zusammenarbeit mit dem Team der Stadthalle und der Firma ton:media ist es gelungen, unsere Aufsichtsratssitzung als Hybridveranstaltung auf die Beine zu stellen. Einige Teilnehmer waren unter Einhaltung aller Hygiene-Bestimmungen vor Ort, ein anderer Teil war von zu Hause per Video dabei. Reibungsloser und unkomplizierter kann es nicht laufen.“

Dennoch gibt Paul Otto zu bedenken, dass man zwischen informativen und emotionalen Veranstaltungen unterscheiden müsse – etwa bei Aufsichtsratssitzungen könne es sinnvoll sein, wenn sich nur der Vorstand treffe und die Gremienmitarbeitenden zugeschaltet werden. „Bei emotional geprägten Veranstaltungen ist es entscheidend, gemeinsam einen Künstler oder eine Künstlerin oder ein Event zu erleben. Sonst kann man sich stattdessen genauso gut ein Video ansehen.“ Wenn man sich zu Veranstaltungen nur noch virtuell treffe, gehe das Soziale verloren, fügte Geschäftsführerin Kammerichs hinzu. Und wenn nur noch Veranstaltung auf Veranstaltung und Vortrag auf Vortrag folge – und auch die Anreise der Teilnehmenden und Referierenden wegfalle –, führe das zu einer „enormen Verdichtung der Arbeitszeit“. So wie derzeit in der Stadthalle Mülheim an der Ruhr, in der das Team das neue Konzept in Kurzarbeit entwickelte. Auch damit sich der Aufwand der Mitarbeitenden schließlich lohnt, wünschen sie sich wieder einen gefüllten Veranstaltungskalender. Erste Anfragen für Kulturveranstaltungen sind bereits eingegangen. Kammerichs: „Vo­raussetzung ist nun der Mut der Buchenden und der Gäste.“

Bergheim: Großveranstal­tungen als LiveStream

Veranstaltungen mit etwa einem Viertel der eigentlichen Teilnehmerzahlen sind Stand Anfang Juni in den beiden Veranstaltungshäusern MEDIO.RHEIN.ERFT und BÜRGERHAUS.QUADRATH in Bergheim möglich. „Wir passen unsere Hygiene- und Infektionsschutzkonzepte tagesaktuell an die neuesten Erkenntnisse an“, so Dr. Stefan Holzporz, Geschäftsführer von BM.CULTURA GmbH, einer Tochtergesellschaft der Kreisstadt Bergheim, die die beiden Locations betreibt. Demnach sind derzeit Veranstaltungen mit rund 250 Personen in den beiden Häusern denkbar – zunächst wurden auch hier Veranstaltungen mit bis zu 100 Teilnehmern, etwa von politischen Parteien, durchgeführt. Für größere Formate besteht die Möglichkeit, die Veranstaltung live zu streamen. „Der Kongress der Zukunft wird einerseits vom Megatrend der Technisierung geprägt sein und den Erfordernissen schneller und kostengünstiger Mobilität genügen müssen“, prognostiziert Holzporz. Andererseits hätten Teilnehmer den Wunsch, sich stärker einzubringen und eine Veranstaltung interaktiv mitzugestalten. Holzporz: „Trotz oder gerade wegen aller technischen Errungenschaften bin ich davon überzeugt, dass auch nach dieser Krise das kostbarste Element einer Veranstaltung die persönliche Begegnung sein wird.“ 

Köln: kreative DigitalFormate

Als Chance, Neues umzusetzen – so nutzt man auch in Köln die Beschränkungen durch die Corona-Pandemie. Und so ging in der ersten Maiwoche die Website der neu gegründeten Initiative Go.Live.CGN online. Ein Zusammenschluss aus Eventprofis steht dahinter: Drei Partner bündeln Kompetenzen aus den Bereichen Marketing, Erstellung von Entertainmentkonzepten sowie Veranstaltungs- und Medientechnik. Die Initiative bietet digitale Veranstaltungen an, realisiert hat sie das Format bereits in der Kölner Location The View Cologne. „Wir stellen fest, dass derzeit eine große Verunsicherung herrscht, ob und in welcher Form digitale Formate ein Ersatz oder eine Ergänzung für eine Veranstaltung sein können“, so Nils Jagdfeld, einer der Partner. Diese Unsicherheit wollen die Unternehmer ihren Kunden nehmen, indem sie auf kreative Veranstaltungskonzepte mit Emotionalität setzen. So planen sie etwa zum Auflockern des Programms Pausen ein, an denen sich die Gäste aktiv beteiligen können, die sich den Livestream anschauen. Realisiert werden können die digitalen und Hybrid-Veranstaltungen in verschiedenen Locations in Köln. ?(AB)