Hybride Meetings erfordern besondere Ressourcen. Reichen bei lokalen Events noch große Säle mit entsprechenden Bühnen oder Präsentationsflächen, die der Anzahl der Gäste gerecht werden müssen, sind Veranstaltungen der virtuellen Art abhängig von der technischen Ausstattung des Anbieters. Kameras, Ton und eine professionelle Beleuchtung sind Voraussetzungen, um eine hybride Veranstaltung für die Teilnehmenden an den Endgeräten zu einem gelungenen Event zu machen. Nicht zu unterschätzen ist eine sichere Übertragungssoftware, die nicht nur Bild und Ton überträgt, sondern auch beidseitige Kommunikation bis hin zu Dateiübermittlungen und Diskussionen mit mehreren Teilnehmenden ermöglicht. Und nicht zuletzt müssen die Räume für Vorträge und Präsentationen den Ansprüchen einer Liveübertragung genügen. Ein stabiles Rückgrat des Ganzen bildet schließlich eine starke, zuverlässige Internetverbindung, die für eine reibungslose Übertragung sorgt.
All das kann das Hotel The Westin Grand München bieten, das mit dem Sheraton München Arabellapark einen Tagungshotelkomplex der Marriott-International-Gruppe im Münchner Stadtteil Bogenhausen, genauer: im namensgebenden Arabellapark, bildet. Dort können Räume für den Bedarf des Veranstalters flexibel angepasst werden. Da ist beispielsweise der Arbeitsbereich Tangent, der Technik für kleine Gruppen mit Webcams und kleinen Lautsprechern bietet. Ganz andere Möglichkeiten eröffnet der große Ballsaal des The Westin Grand München, der mit rund 1.000 Quadratmetern Fläche zu den größten Veranstaltungsräumen Münchens gehört. Es ist möglich, die Ereignisse auf der fest installierten Bühne über ein hochwertiges Kamera- und Audiosystem zu übertragen. Sogenannte Mehrpunkt-Verbindungen ermöglichen ein Datennetzwerk mit einer Vielzahl von Teilnehmern für Liveabstimmungen und Dateiaustausch. Zum Zwecke der Archivierung können Veranstaltungen auch aufgezeichnet werden. Ein professionelles Webcast-Studio des Hotels rundet das Angebot schließlich ab. Hier sind Übertragungen und Aufzeichnungen wie in einem Fernsehstudio möglich – vor einer Kulisse von großen, personalisierbaren Bildschirmen, einer gemütlichen Couchecke oder einem Stehpult für Vorträge. Zu den buchbaren Hybrid-Event-Paketen gehören Webkonferenz, Webseminar, Webcast oder Broadcast. Dafür stehen dem Hotel bei Bedarf externe Partner wie beispielsweise die Eventagentur Brandmood zur Seite, die bei Konzeptionierung, Ausstattung und Umsetzung solcher Veranstaltungen hilft. Sie ist zugleich technischer Partner für das Streaming und individuelle Problemlösungen.
Ende vergangenen Jahres nutzten rund 400 Teilnehmer eines medizinischen Kongresses diese Ressourcen, als die bayrische Corona-Verordnung Großveranstaltungen nur unter Einhaltung strenger Hygienevorschriften und einer maximalen Anzahl von 200 Personen erlaubte. „Da kam uns der Vorteil zugute, dass wir ein sehr großes Haus sind und gegenüber auch das Sheraton Arabellapark haben“, so Sandra Rode, Director of Sales & Marketing des Hotelkomplexes. Das Hotelteam erarbeitete gemeinsam mit dem Veranstalter eine Lösung: So organisierten sie vier parallele Veranstaltungen in beiden Häusern, die sie virtuell miteinander verbanden. Um die Hygienevorschriften einzuhalten, teilten die Veranstalter die Teilnehmer in vier Gruppen auf, von denen jede individuelle Ein- und Ausgänge zum Hotel nutzen konnte, eigene Flächen für die Pausen hatte und ein fest eingeteiltes Personal zugewiesen bekam. Mit einer festen Sitzreihenfolge, die sowohl bei Vorträgen als auch bei Pausen eingehalten wurde, konnte man die Anzahl der Kontakte auf ein Minimum reduzieren. „Das hat super funktioniert“, resümiert Sandra Rode. Um die Kommunikation untereinander zu gewährleisten, wurden die Vorträge von der Bühne des Ballsaals und des Studios in die anderen Räume übertragen. Von dort konnten sich die Teilnehmenden an der Diskussion beteiligen. „Von den Besuchern gab es einheitlich positives Feedback. Und auch der Veranstalter sagte, er würde es – sollten es die Bedingungen erfordern – genau so wiederholen“, so Rode.
Grundsätzlich, so informiert das Hotel, können alle Veranstaltungen vor Ort virtuelle Komponenten enthalten. Die Möglichkeit, einen oder mehrere Veranstaltungsräume und Standorte zu nutzen und virtuell zu verbinden, macht eine Hotelgesellschaft wie Marriott International mit über 7.500 Häusern weltweit nicht nur in Pandemie-Zeiten zu einem starken Partner für (dezentrale) Events. Schon jetzt bieten das Partnerhotel des Westin Grand München, das Frankfurt Marriott Hotel sowie das Sheraton München Westpark Hotel ähnliche Angebote für hybride Meetings an. Für Rode ist das durchaus zukunftsträchtig: „Ein ähnliches Konzept wie bei unserem Medizinkongress könnte man auch international umsetzen: 100 Teilnehmer in München, 100 Teilnehmer in Rom und weitere 100 Teilnehmer an einem anderen Standort – so könnte das in Zukunft aussehen.“
Das Westin Grand wirbt damit, gemeinsam mit dem gegenüberliegenden Sheraton München Arabellapark Hotel, das in der ersten Jahreshälfte 2019 seine komplette Modernisierung abgeschlossen hat, die größte Hotel-Event-Location Süddeutschlands zu bilden: mit insgesamt über 1.000 Zimmern, 35 Veranstaltungsräumen und einer Kapazität für mehrere Tausend Personen bei Veranstaltungen ohne Corona-Beschränkungen. Um den Anforderungen der gegenwärtigen Situation gerecht zu werden, investierte man auch in die Aufrüstung der Lüftungsanlage. Die Anlage bietet 100 Prozent Außenluftanteil. Zusätzlich zu der bestehenden Lüftungsanlage wurde in mehrere HEPA-Filter sowie Luftbefeuchter auf Aktivkohlebasis investiert, sie beseitigen Keime und Bakterien aus der Raumluft. Rode sieht den Hotelkomplex gut gerüstet: „Wir haben bewiesen, dass es geht. Und wenn wieder getagt werden darf, stehen wir mit unserem Konzept bereit.“
Der Hotelkomplex befindet sich nahe dem Englischen Garten und ist sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem Auto über den Mittleren Ring gut erreichbar. Vom Stadtzentrum und vom Hauptbahnhof braucht die U-Bahn rund zehn Minuten. Das Messegelände München ist mit dem Bus in etwa 25 Minuten direkt erreichbar. Rund 35 Kilometer entfernt ist der Flughafen München. Gerade in Corona-Zeiten fokussierte sich das Sheraton auf sogenannte Longstay-Gäste mit seinen frisch renovierten Studios, die eine kleine Küche haben und monatsweise gemietet werden können.
Best Practices in der Messe München
Der riesige Komplex der Messe München umfasst neben den 18 Messehallen mit rund 200.000 Quadratmetern Ausstellungsfläche im Münchner Osten insgesamt vier Locations für unterschiedliche Veranstaltungsformate aller Größenordnungen. Seit 2018 erweitert das Conference Center Nord neben dem Internationalen Congress Center München (ICM) und dem MOC Veranstaltungscenter München im Norden der bayrischen Landeshauptstadt die Event-Location des Messestandorts. Die Locations der Messe München bieten Räume, Flächen und Hallen für Events mit bis zu 100.000 Teilnehmern. Die Angebotspalette reicht dabei von Messen und Kongressen über Corporate Events bis hin zu Hauptversammlungen. Um den Anforderungen der Zeit gerecht zu werden, setzt der Betreiber, die Messe München GmbH, auch auf neue Eventformate wie hybride oder rein digitale Meetings.
Neue digitale Formate in den ICM-Studios
Die neuen digitalen Formate ermöglichen Ausstellern und Besuchern mit hybriden Veranstaltungen selbst in Zeiten interkontinentaler Reisebeschränkungen, an Messen und anderen großen Veranstaltungen teilzunehmen. Das ICM verfügt dafür bereits seit Juni vergangenen Jahres über zwei Studios für komplett virtuelle oder hybride Veranstaltungsformate. Die Feuerprobe dafür bestand im Juli 2020 die messeeigene und komplett digital veranstaltete IFAT impact, eine Weltleitmesse für Wasser-, Abwasser-, Abfall- und Rohstoffwirtschaft. Eine komplett digital moderierte und interaktive Panel-Diskussion von Experten eröffnete die Veranstaltung, die Nutzer an ihren Endgeräten verfolgen konnten. Damit sind die Möglichkeiten des digitalen Systems aber noch nicht erschöpft: So können auch Produktpräsentationen virtuell übertragen werden. Für Informationsveranstaltungen oder Pressekonferenzen stehen Broadcast-Lösungen auf der Angebotsliste. Die Wahl der Location ist dabei flexibel: Nicht nur im ICM, sondern auch im MOC und im Conference Center Nord ist es jederzeit möglich, eine entsprechende Studioumgebung für digitale und hybride Veranstaltungen aufzubauen. Mittlerweile bietet die Messe München für nahezu alle ihrer Leitmessen zusätzlich digitale Plattformen an. „Wir haben bereits vor zehn Jahren bei unserer Sportmesse ISPO Munich damit begonnen, Ganzjahresplattformen aufzubauen. Corona hat diese Entwicklung unglaublich beschleunigt und verbreitert“, beschreibt Messechef Klaus Dittrich die unternehmerischen Aktivitäten während des Lockdowns. „Eine schlagkräftige Projektgruppe optimiert agil permanent das Leistungsspektrum, um auf die ständigen Veränderungen, die die coronabedingte Situation mit sich bringt, flexibel reagieren zu können.“
Schutz- und Hygienekonzept
Bereits im Frühjahr 2020 hat die Messe München GmbH gemeinsam mit anderen bayerischen Messegesellschaften ein Schutz- und Hygienekonzept erarbeitet, das Mitte Juni von der bayerischen Landdesregierung abgesegnet wurde. Das Konzept legt die Kriterien Abstandswahrung, Hygiene und Nachverfolgbarkeit aller Teilnehmerkontakte zuverlässig und verbindlich fest. Zu den wichtigsten Punkten gehören die allgemeine Abstandsregel von anderthalb Metern sowie eine Maskenpflicht: So gilt gleichermaßen für Messeteilnehmer, Dienstleister, Personal und Besucher das Abstandsgebot von anderthalb Metern. Wo der Abstand nicht eingehalten werden kann sowie grundsätzlich im Innenbereich und an den Messeständen, gilt eine strikte Maskenpflicht. Die Nachverfolgbarkeit aller Teilnehmer –
Aussteller, Besucher, Dienstleister, Personal – ist durch eine Vorabregistrierung und ein Zulassungssystem gewährleistet. Mit einer eigens eingerichteten Corona-Hotline, die auf der Website der Messe zu finden ist, informiert die Gesellschaft über die neuesten Bestimmungen.
Beispiele für Best Practice – DGGG Summit
Wie gut die neuen Formate und das Schutz- und Hygienekonzept bei Veranstaltungen umgesetzt werden konnte, zeigte im Oktober 2020 der wissenschaftliche Fachkongress der Deutschen Gesellschaft für Gynäkologie und Geburtshilfe (DGGG), der alle zwei Jahre stattfindet. Erstmals bot die DGGG diesen größten deutschsprachigen Kongress für Frauenheilkunde und Geburtshilfe als Hybridveranstaltung an, um trotz Corona-Auflagen möglichst viele Teilnehmer zu erreichen. Konzept und Ergebnis überzeugten sowohl Veranstalter als auch Gäste, insgesamt verzeichnete der Kongress rund 5.200 Teilnehmer. Davon waren etwa 1.700 Besucher vor Ort, 3.500 weitere nahmen online teil. Die Veranstaltung bot in diesem außergewöhnlichen Format 125 wissenschaftliche Sitzungen, über 750 Vorträge, 21 Seminare, 14 Industriesymposien und neun Hands-on-Kurse an. Für ein höchstmögliches Maß an Sicherheit und um den strengen Hygienevorgaben gerecht zu werden, nutzte die DGGG dabei nicht nur das gesamte ICM, sondern auch den Eingang West der Messe München für einen kontrollierten Zugang sowie die Halle B1 als Ausstellungsfläche und Cateringbereich. Da die Kapazitäten in den Sälen des ICM aufgrund der Corona-Auflagen nicht ausreichend waren, gab es zudem erstmals ein Streaming in sogenannte Overflow Areas im Foyer des ICM, um die Kontakte untereinander zu begrenzen. Zahlreiche Onlineteilnehmer hatten darüber hinaus die Möglichkeit, sich Live-Streamings aus den Sälen an ihren Endgeräten anzusehen. Zusätzlich schalteten die Veranstalter rund 280 Referenten, für die eine Anreise nicht möglich war, live hinzu. Dem Fachpublikum wurde per Übertragung die Beobachtung von Liveoperationen aus Kliniken in Tübingen, Amberg und Weiden direkt in den Saal 14b ermöglicht. Für Ilse Fragale, Generalsekretärin der DGGG, ging das hybride Konzept auf: „Wir als Gastveranstalter haben uns bei den Locations der Messe München sehr sicher gefühlt, weil auch in Zeiten der Pandemie die Planung und Durchführung speziell im Hinblick auf die Umsetzung des genehmigten Hygienekonzepts messeseitig hochprofessionell, äußerst entgegenkommend und wirtschaftlich gut vertretbar war.“ Besonders die flexiblen Verteilungsmöglichkeiten auf dem großen Messegelände sah Fragale als Vorteil: „Gerade die Overflow-Areas, die weitläufig gestalteten öffentlichen Bereiche, die Reduktion der geschlossenen Raumkapazitäten und das perfekt gelebte Hygienekonzept des gesamten Teams der Messe München haben die Vor-Ort-Teilnahme für unsere Gäste eindeutig zu einem positiven Fortbildungserlebnis gemacht. Nichtsdestotrotz ist der persönliche Kontakt nicht ersetzbar, weil man sich für nachhaltige Netzwerkerlebnisse in die Augen schauen muss.“
Coronakonforme Umsetzung bei der TrendSet
Als große Liveveranstaltung fand die TrendSet, die internationale Fachmesse für Interiors, Inspiration und Lifestyle, vom 12. bis 14. September 2020 auf dem Münchener Messegelände statt. Über 600 Aussteller mit rund 1.500 Kollektionen präsentierten in sechs Messehallen die neuesten Trends in Sachen Wohnen, Essen, Freizeit und Schenken. Fast 13.000 Fachbesucher nutzten die TrendSet als für die Branche wichtige Informations- und Orderplattform in Deutschland in dieser Saison. Am Ende waren auch hier die Urteile positiv: Das durchdachte Hygienekonzept wurde allseits gelobt und als wegweisend sowie gut erträglich empfunden. „Ich bin sehr glücklich, wie die TrendSet gelaufen ist“, so Tatjana Pannier, Geschäftsführerin der TrendSet. „Und ich bin sehr dankbar für das Lob und die vielen positiv zustimmenden Worte aus der Branche.“ Die ständig neuen Herausforderungen der Pandemie stellen Veranstalter auf die Probe. Kurzfristiges Organisieren und Handeln sind entscheidend. „Innerhalb von nur zwei Monaten haben wir die TrendSet coronakonform neu geplant und organisiert. Darauf bin ich wirklich stolz“, so Tatjana Pannier. Auch aufseiten der Aussteller gab es Stimmen, die vor allem die kompetente Umsetzung der geforderten Maßnahmen lobten. Matthias Posiwio, Geschäftsführer der Posiwio GmbH, fühlte sich gut aufgehoben: „Es ist wichtig und richtig, dass wir als Aussteller auf der TrendSet waren. Die Corona-Maßnahmen wurden vorbildlich umgesetzt. Man fühlt sich sicher, sogar sicherer als in jedem Restaurant. Messeveranstaltungen sind wichtig und wir haben hier gelernt, wie man eine Messe sicher umsetzen kann.“
Vor Ort oder im Homeoffice: SMX und AllFacebook Marketing Conference
Die Search Marketing Expo (SMX) München und die AllFacebook Marketing Conference (AFBMC) Summer Edition 2020 nutzten am 1. und 2. September die neuen Möglichkeiten im ICM und fanden erstmals als Hybrid-Events statt. Sandra Finlay, Geschäftsführerin des Veranstalters Rising Media, ist zufrieden mit dem Ergebnis: „Für unsere erste Veranstaltung, die seit Beginn der Pandemie als Hybrid-Event auf der Messe München stattfand, war eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit Grundvoraussetzung für den Erfolg. Wir fühlten uns zu jeder Zeit gut betreut und beraten. Die Messe München bietet flexible Lösungen an, die Sicherheits- und Hygiene-Konzepte wurden perfekt umgesetzt, sodass alle Beteiligten sich zu jeder Zeit sicher fühlen konnten und die Veranstaltung trotz der herausfordernden Zeiten ein voller Erfolg war. Wir hätten uns als Gastveranstalter keinen besseren Partner wünschen können als die Messe München.“
MUNICH FABRIC DAYS stellen neue Kollektionen vor
Als eine der führenden europäischen Textilmessen eröffnet die MUNICH FABRIC START zweimal jährlich die neue Saison mit einem qualitativen Portfolio internationaler Stoff- und Zutatenhersteller. Sebastian Klinder, Managing Director der MUNICH FABRIC START, erklärt das Sonderformat: „Mit den FABRIC DAYS organisierten wir vom 1. bis 3. September eine aufs Wesentliche konzentrierte Textil-Fachmesse mit rund 300 deutschen wie europäischen Ausstellern, die ihre Stoff- und Accessoires-Neuheiten für die Saison Herbst/Winter 21/22 in etwa 700 Kollektionen vorgestellt haben. Das im Vergleich zur MUNICH FABRIC START mit saisonal rund 1.000 Ausstellern verschlankte Messeformat fand in den Hallen 1 bis 4 im Erdgeschoss des MOC München statt. Dadurch konnte unser speziell entwickeltes Hygiene- und Sicherheitskonzept auf dem ebenerdigen Messegelände optimal umgesetzt werden. Auch dank der langjährigen guten Zusammenarbeit mit dem Team der Messe München konnten wir gemeinsam ein Covid-19-konformes Business-Event erarbeiten, welches der Textil-Industrie trotz der aktuellen Herausforderungen eine gewohnt professionelle wie inspirierende Arbeitsatmosphäre bot.“
Regensburg Tourismus informiert zu corona-konformen Events
Die Regensburg Tourismus GmbH (RTG) hat gemeinsam mit ihren Partnern Konzepte für hybride Events und sicheres Tagen vor Ort in Corona-Zeiten erarbeitet. Auf der Website der RTG
www.mice-in-regensburg.de können sich Veranstalter online informieren unter dem Reiter „Corona-Informationen“. Dort stellt die RTG kreative Lösungen für eine einfache und verlässliche Planung zusammen. Zu finden sind darüber hinaus auf übersichtlichen Schautafeln die jeweiligen aktuellen Raumkapazitäten und Ausstattungsmerkmale von zahlreichen Hotels und Veranstaltungslocations in und um Regensburg.
Ein wichtiger Schwerpunkt bei Eventplanungen in Corona-Zeiten ist die Möglichkeit, Events durch hybride Formate zu dezentralisieren. Genau das hat die RTG gemeinsam mit ihren Partnern im Blick, wie Daniela Wiese, MICE-Marketingexpertin der RTG, erläutert: „Wenn Tagungen wieder erlaubt sind, wird es weiterhin Abstandsregeln geben. Um dieselbe Personenanzahl unterzubringen, ist entweder die Anmietung einer wesentlich größeren und sicherlich auch teureren Location notwendig oder aber man nutzt unsere atmosphärischen teilweise modernen, teilweise historischen Locations und tagt gleichzeitig in kleineren Gruppen.“ An dieser Stelle kommen die Stärken von Hybridveranstaltungen zur Geltung, wie die Marketingextpertin weiter beschreibt: „Einmal wird aus der einen, einmal aus der anderen Location live berichtet. Per Stream sind alle Gruppen miteinander verbunden. Wir haben dazu gemeinsam mit unseren Locationpartnern ein preislich attraktives Streaming-Konzept entwickelt.“ Damit sind die digitalen Möglichkeiten aber längst nicht erschöpft: „Gleichzeitig kann das Event digital übertragen und auf Wunsch aufgezeichnet werden. So kann auch sichergestellt werden, dass das Event auch rein digital durchgeführt werden kann, sollte ein erneuter Lockdown drohen.“ Dabei achten die RTG und ihre Partner nach wie vor auf die Einhaltung und Umsetzung aktueller Hygienestandards und Verordnungen vor Ort, versichert Wiese: „Hygienekonzepte für sicheres Tagen sind dabei eine Selbstverständlichkeit.“
Gemeinsame Erlebnisse in Coronazeiten
Auch über ein coronakonformes Rahmenprogramm für Veranstaltungen haben sich die Regensburger Gedanken gemacht. Auf ihrer Website stellt die RTG anhand einer kurzen Reihe von Videos beispielhaft ein Online-Event dar, das die RTG bereits am 30. April 2020 als digitale Veranstaltung, mitten im ersten Lockdown, organisiert hat. Mit dem Event wollten Vertreter der Veranstaltungsszene der Welterbestadt zeigen, dass die von Corona gebeutelte MICE-Szene anpassungsfähig ist. In dem rund zweistündigen Infotainment-Event kommen unterschiedliche Persönlichkeiten der Regensburger MICE- und Kultur-Szene in Talkrunden zu Wort. Die Tagung beginnt mit der Begrüßung durch den Kulturreferenten Wolfgang Dersch und einem Musikstück auf seiner Posaune. Daniela Wiese stellt im Rahmen einer Keynote Zahlen, Daten und Fakten zum Wirtschaftsfaktor Tourismus vor. Und Moderator Matthias Walk führt die digital teilnehmenden Partner durch die Veranstaltung, die an diversen Plätzen und Locations der Stadt einen Einblick hinter die Kulissen der Regensburger MICE-Branche gewährt. Das Video zeigt, dass selbst ein Rahmenprogramm mit virtuellen Stadtführungen möglich ist. Den Abschluss bildete ein gemeinsames Weintasting aller Teilnehmer, die dafür eigens Weinpakete nach Hause geschickt bekamen. „Auch wenn die Umsetzung qualitativ noch nicht perfekt war“, erläutert Daniela Wiese, „so bietet das Event doch viele Anregungen. Selbstverständlich haben auch wir sehr viel dazugelernt und können heute eine perfekte technische Lösung bieten.“
Tagungsstadt Regensburg setzt auf Nachhaltigkeit
Die UNESCO-Welterbe-Stadt Regensburg blickt auf eine lange Tradition als Tagungsstandort zurück. Schon vor mehr als 350 Jahren spielt die Stadt in Ostbayern eine wichtige Rolle in der europäischen Geschichte. So war Regensburg Sitz des Immerwährenden Reichstages von 1663 bis 1803. Geflügelte Redewendungen wie „Am grünen Tisch entscheiden“ oder „Etwas auf die lange Bank schieben“ haben hier ihren Ursprung. Die Stadt mit rund 160.000 Einwohnern ist eines der drei Regionalzentren in Bayern. Die Wirtschaft ist geprägt vom verarbeitenden Gewerbe wie Automobilbau, Maschinenbau, Elektrotechnik und Mikroelektronik. Mit Gründung der Regensburg Tourismus GmbH 2005 setzte sich die Stadt zum Ziel, die Tourismuswirtschaft in Regensburg nachhaltig zu fördern. Die durch Green Globe zertifizierte Gesellschaft bekam 2018 den Bayerischen ADAC Tourismuspreis Sonderpreis Nachhaltigkeit für das „Ganzheitliche Nachhaltigkeitskonzept in der MICE-Destination Regensburg“ verliehen, das die gesamte Supply Chain miteinbezieht und Veranstaltern eine nachhaltige Bewertungsmöglichkeit ihrer Veranstaltungen bietet. Sie setzte die nachhaltigen Ansprüche unter anderem im Bau des Tagungs- und Veranstaltungszentrums marinaforum Regensburg um, das 2019 das BREEAM-Zertifikat für den nachhaltigen Bau und Betrieb mit der Auszeichnung „sehr gut“ erhielt. Das marinaforum nutzt die denkmalgeschützte Substanz des Alten Schlachthofs und steht nun als modernes Tagungs- und Kongresszentrum zur Verfügung. Neueste Klimatechnik sorgt dafür, dass das marinaforum umweltfreundlich mit Grundwasser beheizt und gekühlt wird. Die Einrichtung rühmt sich, das nachhaltigste Tagungszentrum Bayerns zu sein. Auch das marinaforum kann zum Schauplatz eines hybriden Events werden, wie die RTG auf ihrer Website zu MICE-Online-Events mit einem Video demonstriert.
Hyrid tagen in Garmisch-Partenkirchen
In Garmisch-Partenkirchen hilft die GaPa Tourismus GmbH, den richtigen Ort für Veranstaltungen wie Tagungen oder Incentives zu finden. Auf der Website finden sich Informationen unter der Rubrik GaPa Convention. Der bekannte Skiort in Bayern lockt mit Blick auf imposante Gipfel, saftigen Wiesen und breiten Wanderwegen zu Füßen des Wettersteingebirges. Interessanter Fakt am Rande: Trotz seiner etwa 27.000 Einwohner ist Garmisch-Partenkirchen keine Stadt, sondern ein Markt. In Bayern, Österreich und Südtirol ist Markt die kommunalrechtliche Bezeichnung für eine Gemeinde mit einem entweder historischen oder formell verliehenen Marktrecht. Wegen seiner Größe zählt der Kurort dennoch als leistungsfähige kreisangehörige Gemeinde und als bayrisches Oberzentrum. Der Kreishauptort des Landkreises Garmisch-Partenkirchen ist zudem die letzte Gemeinde in Deutschland, die Verwaltungssitz eines Landkreises ist, ohne selbst Stadt zu sein.
In Zusammenarbeit mit Alpin Convention, Hotels und Dienstleistern aus dem Ort präsentiert sich Garmisch-Partenkirchen auch als Standort für hybride Tagungen. Das hybride Veranstaltungskonzept bietet die Möglichkeit, Veranstaltungen in den verschiedenen Locations des Ortes und seiner Umgebung Teilnehmern weltweit zugänglich zu machen. Auf diese Weise können coronakonforme Konzepte bei Veranstaltungen umgesetzt werden. Alpin Convention verspricht Hilfe bei der Planung und Umsetzung der notwendigen Auflagen zur Durchführung von Events in Zeiten von Corona. Mit der vollständig digitalen Durchführung der Endofit 2021, einem Fachkongress für Physiotherapeuten, zeigte die Agentur am 30. Januar dieses Jahres, dass sie Veranstaltungen dieser Art erfolgreich umsetzen kann. Rund 150 Teilnehmer folgten von ihren Endgeräten den Vorträgen der elf Referenten aus dem hauseigenen Sendestudio der Alpin Convention. Mithilfe der Agentur konnte auch die GaPa Tourismus Gesellschaft ihre Präsentation der Standortentwicklungsplanung im GaPa Kongresszentrum der Öffentlichkeit trotz Corona-Beschränkungen durchführen.
Alpenhotel Oberstdorf – Tagungen und Seminare im Stadl
Sicheres Tagen im Allgäu verspricht auch das Alpenhotel in Oberstdorf, umgeben von den Allgäuer Alpen. Mitten im Grünen in einem Seitental von Oberstdorf gelegen ist das Hotel aufgeteilt in drei miteinander verbundene Einzelgebäude: das Haus Hubertus, das Haus Alpensonne und das Haus Alpenblick. Insgesamt bietet das Alpenhotel vier tageslichthelle Tagungs- und Seminarräume zwischen 45 und 115 Quadratmeterm. Alle Tagungsräume sind mit Parkett oder Marmor ausgestattet und verfügen jeweils über eine Terrasse für Kaffeepausen an frischer Allgäuer Bergluft. Ein zentraler Ort ist dabei der Stadl Pavillon, der durch bodentiefe Panoramafenster Rundumblick auf die Allgäuer Bergwelt und auf das Grün des Hotelgartens ermöglicht. Zur Verfügung stellt die Einrichtung für Veranstaltungen moderne Tagungs- sowie bei Bedarf zusätzliche Medientechnik. Möglich sind – natürlich abhängig von den aktuellen Bestimmungen – Tagungen mit bis zu 40 Personen unter Berücksichtigung des Mindestabstandes und aktueller Hygienestandards. Auch die Pausen organisiert die Einrichtung unter Einhaltung der Hygienevorschriften und Sicherheitsstandards. Um aufseiten der Veranstalter für Planungssicherheit zu sorgen, gewährt das Hotel eine kostenfreie Stornierungsmöglichkeit bis 28 Tage vor der Veranstaltung.
Mithilfe des Systems weframe one ermöglicht das Haus auch hybride Veranstaltungen. Das System nutzt ein mobiles, 86 Zoll großes 4K Multitouch-Display mit internem Soundsystem, um Präsentationen, interaktive Gruppenarbeit oder Hybrid-Meetings mit Video Conferencing für alle Nutzer zugänglich zu machen. Eine Ultra-Weitwinkel-Kamera überträgt die Ereignisse im Raum. Jeder Teilnehmer erhält Zugang über die CLOUDE-Software, die neben Bedienerfreundlichkeit auch den Anspruch hat, Datensicherheit zu gewährleisten. Ein Nebeneffekt dieser hybriden Tagungsform: Ergebnisse sind stets digital gesichert und ermöglichen nachhaltige Tagungen ohne Papiermüll.
Büro- und Tagungsvilla Ars Vivendi
Die freie Kreisstadt Memmingen liegt eingebettet zwischen München und Stuttgart, der Bodenseeregion und den Alpen. Dort bietet die Büro- und Tagungsvilla Ars Vivendi ihre Dienste an. Durch die Verkehrsanbindung der A 96, die durchgängig von München bis Lindau befahrbar ist, und der A 7 ist das Haus in einer Autostunde von München und Stuttgart und in rund 30 Autominuten von Österreich und der Schweiz erreichbar. Die 2013 renovierte Villa beherbergt auf drei in sich geschlossenen Etagen moderne und traditionelle Konferenz-, Meeting- und Büroräume. Die Büros können für Stunden, Tage oder Monate gemietet werden. So stehen im Haus voll ausgestattete Büros für kurzfristige Arbeiten zur Verfügung, die auch bei Tagungen oder Seminaren genutzt werden können. Auf diese Weise können Veranstalter wie am eigenen Arbeitsplatz Wlan, Drucker, Fax und Kopierer nutzen und mit Kunden kommunizieren. Auch die Tagungsvilla ist mit einem eigenen Hybrid-Konferenzraum ausgestattet und ermöglicht so Übertragungen und Aufzeichnungen von virtuellen Konferenzen. Ein hauseigener IT-Experte steht dabei Veranstaltern bei der Einrichtung des Systems zur Seite. (BL)
