GCB MIT FOKUS AUF PERSÖNLICH UND DIGITAL VERNETZT
Matthias Schultze, Geschäftsführer des German Convention Bureaus (GCB), hält hybride und virtuelle Formate für „nicht mehr wegzudenken“ und sieht das für Deutschland durch zentrale Kennzahlen des Meeting- & Eventbarometers 2021/2022 bestätigt: „Besonders hybride Events kristallisieren sich als einer der zukunftsfähigen Treiber für Business Events heraus. Sie haben im Jahr 2021 mit 0,36 Millionen durchgeführten Veranstaltungen einen überragenden Zuwachs von 280 Prozent erzielt.“ Diese von den befragten Veranstaltern und Anbietern im Blick auf die künftige Marktentwicklung bestätigte Einschätzung verdeutliche den Bedarf nach einem „doppelten Fokus auf persönlicher Begegnung und virtueller Vernetzung“. Die so erhöhte Teilnehmerflexibilität stärke die Reichweite der Veranstaltungen spürbar.
Das Ausdifferenzieren der Teilnahmeart spiegele eine übergeordnete Entwicklung, analysiert der GCB-Chef: „Die Zukunft von Business Events ist nicht eindimensional, sondern eröffnet unterschiedliche Szenarien. Während sich die einen maximal flexible Remote-Angebote wünschen, bevorzugen andere den persönlichen Draht in authentischer Umgebung.“ Diese gewandelten Kundenanforderungen müssten differenzierter betrachtet werden, um entsprechende Angebote zu schaffen, meint Schultze. Dennoch sei „der Tagungs- und Kongressstandort Deutschland auf die Vielfalt der Nachfrage mit seinem ebenso vielfältigen Angebot bestens eingestellt“.
Weiterführende Informationen:
www.gcb.de
DER EVVC STEHT FÜR PRÄSENZVERANSTALTUNGEN
Ilona Jarabek, als Geschäftsführerin der Musik- und Kongresshalle Lübeck Präsidentin des Europäischen Verbands der Veranstaltungs-Centren (EVVC), interpretiert die gemeinsame jährliche Branchenumfrage Meeting- und Eventbarometer hingegen als Trend zur Präsenzteilnahme: Während deren Anteil an hybriden Veranstaltungen 2020 noch bei 12,4 Prozent lag, „verdoppelte sich der Wert im Jahr 2021 auf rund 34 Prozent“. Dementsprechend habe der überwiegende Teil der EVVC-Mitgliedshäuser sein Angebot um hybride oder digitale Veranstaltungen erweitert, allerdings je nach Location unterschiedlich und abhängig von den technischen Möglichkeiten vor Ort. Vom Objekt mit mehr als 4.000 Sitzplätzen bis zum kleineren Bürgerhaus hätten sich alle im Rahmen des Möglichen auf die Pandemie-Situation eingestellt und branchenspezifische Lösungen gefunden, bilanziert Jarabek.
„Wir sind Teil des Veränderungsprozesses und reagieren mit neuen Strategien“, betont sie: „Der EVVC steht jedoch weiterhin für Präsenzveranstaltungen.“ Verbandsinterne Veranstaltungen seien digital erweitert oder angepasst worden. Zur EVVC-Management-Fachtagung (MFT) im September kamen 270 Mitglieder und Partner im Kongress Dortmund zusammen, 50 EVVC-Mitglieder sogar erstmals: „Für mich als Präsidentin ein klares Zeichen, dass Live-Begegnungen wieder gewünscht sind“, so Jarabek. Kleinere Verbandssitzungen der verschiedenen EVVC-Arbeitsgruppen fänden allerdings monatlich digital statt. Dem Vernetzen mit Partnerunternehmen diene die neue Plattform „Partnernews – Expertengespräche“.
In der aktuellen „Future Meeting Space“-Umfrage mit dem GCB und dem Fraunhofer Institut sei es um den Dreiklang von Format, Inhalt und Erlebnis gegangen, um Menschen für Events zu begeistern. Die Top-3-Erkenntnisse der 2.147 Befragten liest die EVVC-Präsidentin als klare Botschaft: Events wie Galen, Jubiläen und Business-Veranstaltungen in Präsenz besuchten 78 Prozent. Mit 76 Prozent seien Messen und Ausstellungen ebenfalls Vor-Ort-Magneten. Besondere Relevanz habe die einfache Erreichbarkeit mit Bus, Bahn oder Auto: „Immerhin 90 Prozent der Befragten machen ihren Besuch davon abhängig und 80 Prozent wünschen sich die Nutzung möglichst vieler Verkehrsmittel mit nur einem Ticket.“
Jarabeks Fazit: „Absolute Priorität hat das Wiedersehen und Networking mit Gleichgesinnten. Das ist der Motivations-Booster für 90 Prozent der Befragten! Das motiviert auch uns im Verband und lässt uns trotz aller weiteren Herausforderungen positiv auf das kommende Jahr blicken.“
Weiterführende Informationen:
www.evvc.org
IM BERLINER ESTREL LÄUFT FACE-TO-FACE-GESCHÄFT
Ute Jacobs, Geschäftsführerin des Estrel Berlin, bestätigt Jarabek: „Seit dem Restart im Mai läuft das Geschäft auf Hochtouren und wir konnten sogar unsere Ergebnisse von 2019 übertreffen.“ Verschobene Veranstaltungen würden nachgeholt, aber es gebe auch viele Neuanfragen: „Bis kurz vor Weihnachten sind unsere Konferenzräume alle belegt.“ Hingegen sei die Nachfrage nach hybriden Events „sehr gering. Die Kunden schätzen nach der langen Zeit eher die persönliche Begegnung und den Face-to-Face-Austausch.“
Jacobs muss es wissen, schließlich ist das Estrel Congress Center (ECC) Berlins größtes und modernstes Kongresszentrum. Mit 85 Räumen auf 30.000 Quadratmetern bietet es 15.000 Gästen Platz. Klares Innendesign, moderne Technik und flexible Raumkonzepte ermöglichen ein Anpassen an jede Veranstaltungsgröße, ergänzt durch das Estrel-Showtheater und das 1.125-Zimmer-Hotel.
Weiterführende Informationen:
www.estrel.com/de/congress
AM HOCKENHEIMRING LIVE, HYBRID ODER VIRTUELL TAGEN
Andere Schlüsse hat Marco Corbari, Leiter Event-Locations des Hockenheimrings, aus der Coronakrise gezogen: Diese habe die Veranstaltungsbranche von heute auf morgen ausgebremst, formuliert er im Rennfahrer-Jargon: „Viele Locations hatten große Mühe, diese Krise zu überstehen. Sei es, dass Kunden sich zurückhaltend bei Buchungen zeigten, oder bei der Abwanderung von Fachpersonal in andere Branchen.“ Eine breit angelegte Impfkampagne und wichtigen Erkenntnisgewinne in Bezug auf Corona hätten die Lage stabilisiert, sodass sich Menschen wieder privat und beruflich live begegnen können. Dieses Bedürfnis werde es immer geben, zeigt Corbari Verständnis.
Mit seiner Live-Streaming-Lounge offeriere der Hockenheimring seinen Kunden seit 2021 eine Alternative. Dort stehen als Basis für virtuelle und hybride Tagungsformate Kameras, Monitore, Beschallungs- und Beleuchtungssysteme bereit. „Dieses Set-up ist jederzeit nach den Erfordernissen und Wünschen der Kunden erweiterbar“, erläutert der Leiter Event-Locations. Zusammen mit dem Geschäftsbereich Venue Services des bundesweit aktiven Unternehmens Neumann & Müller Veranstaltungstechnik (N&M) habe der Hockenheimring Möglichkeiten geschaffen, an der weltbekannten Rennstrecke sowohl kleinere virtuelle Meetings als auch hybride Formate in größerem Stil umzusetzen.
„Die Locations in der gewaltigen Südtribüne mit herrlichem Blick über das magische Motodrom, in dem das ganze Jahr erstklassiger Motorsport stattfindet, sind Module erfolgreicher Veranstaltungen“, schwärmt er. Um die Agenda hybrider Veranstaltungen aufzulockern, biete der Hockenheimring ferner coronagerechte Event-Bausteine. Das reiche von Insider-Führungen im Freien am Ring bis hin zu adrenalingeladenen Rad-an-Rad-Duellen auf der hauseigenen Elektro-Kartbahn. Neben der Live-Streaming-Lounge hat Corbari zahlreiche weitere Räume von 65 bis 460 Quadratmetern zur Verfügung, um Veranstaltungen in der Südtribüne mit „spannenden Meetings und Caterings“ abzurunden. Flankiert werde „alles von rasend schnellen Internet-Leitungen am Hockenheimring, sodass Daten mit bis zu 900 Mbit/s im Up-/Download gestreamt werden können“.
Weiterführende Informationen:
www.hockenheimring.de
GENOHOTELS MIT TOP-TAGUNGSLANDSCHAFTEN
Bei der diesjährigen Wahl der besten deutschen Tagungshotels („TOP 250 Tagungshotels“) wurden die GenoHotels in Baunatal, Forsbach und Karlsruhe in den Kategorien Seminare, Konferenz und Kreativprozesse unter die Top 10 gewählt. Vertriebsleiterinnen Corinna Rolle-Semper für Baunatal und Forsbach und Sybille Rothenberger für Karlsruhe sehen damit die Qualität der nachhaltig zertifizierten Tagungshotels in den Regionen Nordhessen, Köln/Bonn und Mittlerer Oberrhein bestätigt. Ergänzend zu diesen Tagungsformaten böten die Hotels auch hybride Veranstaltungsformate an und ergänzten damit ihr Angebot um ein weiteres Segment.
Verbände waren in Bezug auf Veranstaltungen, Tagungen und Seminare während der Coronazeit vorsichtiger als andere Wirtschaftsunternehmen, wissen Rolle-Semper und Rothenberger. Abstände und strenge Hygienemaßnahmen mussten bei Veranstaltungen in den GenoHotels länger eingehalten werden, als es die Gesetzgebung vorgegeben hatte. „Die Möglichkeit der hybriden Veranstaltungen in unseren Hotels machte es den Verbänden einfacher, Tagungen und Seminare auch während der Coronapandemie durchzuführen, da nicht alle Teilnehmer vor Ort sein mussten. Hierzu haben die Hotels in Baunatal und Forsbach technisches Equipment wie Meeting-Eulen, Webcams und Mikrofone angeschafft“, berichtet Rolle-Semper. Ferner habe man ein breites Netzwerk technischer Partnerfirmen integriert, damit auch größere Veranstaltungen in den Hotels stattfinden konnten.
Einen Schritt weiter gegangen sei das GenoHotel Karlsruhe, berichtet Rothenberger, das mit eigenem technischem Equipment zusätzlich zu den drei Veranstaltungsräumen die komplette Konferenzzone für Kongresse bis 400 Personen in Präsenz und 250 online zugeschaltet nutzen kann. Seit dem Wegfall der letzten Coronaregeln im April gehe der Trend in allen Wirtschaftssegmenten aktuell „jedoch ganz klar zur Tagung in Präsenz“, freuen sich die beiden Vertriebsleiterinnen. Das sei „unser Kerngeschäft“ und natürlich sehr gut für die Hotels, „da wir alle Gastgeber mit Leib und Seele sind“. Neben den verschiedensten Veranstaltungsformaten würden auch immer häufiger Abendevents angefragt, „damit die Menschen wieder zusammenkommen und netzwerken können“.
„Wir werden hybride Veranstaltungsformate als sinnvolle Ergänzung für kleine und große Veranstaltungen weiter nutzen. Wir als Hotels sehen unsere Stärken jedoch ganz klar im Planen und Durchführen von Präsenzveranstaltungen. Dies spiegeln uns auch unsere Kunden und Gäste wider“, bilanzieren die beiden Vetriebsleiterinnen. Mit 490 komfortablen Hotelzimmern und 80 kreativen Tagungsräumen böten die GenoHotels Veranstaltungsplanern und Gästen einen „optimalen Rahmen“.
Weiterführende Informationen:
www.genohotels.com
WIESBADENS RMCC SETZT UM, WAS GEWÜNSCHT WIRD
„Im RheinMain CongressCenter (RMCC) wurden während der Coronazeit viele Mitgliederversammlungen sowie Kongresse, die aufgrund von Satzungen oder Bepunktungssystemen – wie bei Ärzten – durchgeführt werden mussten, digital abgehalten“, sagt Anne Motzki. Wegen Personenobergrenzen hätten sich daraus auch noch hybride Varianten entwickelt, erläutert Wiesbadens Leiterin Convention Sales & Marketing. Einige Kunden hätten festgestellt, dass sie durch die digitalen Teilnahmemöglichkeiten ein breiteres Publikum und auch Teilnehmer, die aufgrund weiter Entfernungen sonst nicht teilgenommen hätten, erreichen. Das habe bei den Kongressorganisatoren zu Mehreinnahmen geführt: „Natürlich kommen auch Kosten für die entsprechende Technik hinzu, viele zeichnen die Vorträge aber auch so auf.“
Beispielsweise hätten sich der Internistenkongress der Deutschen Gesellschaft für Innere Medizin und der Kongress der Deutschen Röntgengesellschaft im RMCC von reinen Präsenzveranstaltungen zu hybriden Events entwickelt: „Das digitale Ausrichten als Ergänzung zur Präsenzveranstaltung ist weiterhin geplant“, weiß Motzki. Als aktuelles Beispiel nennt sie die hybride Herbsttagung der Deutschen Diabetes Gesellschaft (DDG) Ende November 2022 mit über 3.500 Personen in Präsenz an drei Tagen plus digital Teilnehmenden. „Es kam ein weiteres Fachgebiet hinzu“, erklärt die Verkaufschefin den Zuwachs im laufenden Jahr. Während 2018 noch 3.500 Teilnehmende im RMCC präsent waren, habe die nächste DDG-Herbsttagung 2021 coronabedingt noch mit 2.500 Personen vor Ort und zusätzlichen digitalen Teilnehmern stattgefunden.
Viele Sessions wurden live übertragen, andere aufgezeichnet und im Anschluss als Videos on Demand zur Verfügung gestellt. Das gesamte Material bleibe rund sechs Monate zugänglich und verlängere den Kongress digital, freut sich Motzki. Der regionale Technikdienstleister „schokopro“ könne „selbstverständlich alle digitalen Lösungen ermöglichen“. Kunden könnten aber auch auf eigene Technikpartner zurückgreifen. Das RMCC biete zusätzlich pauschal digitale und hybride Event-Pakete an: „Wir sind nicht auf spezielle Formate ausgerichtet, sondern können vielmehr alles umsetzen, was gewünscht wird“, wirbt Motzki.
Weiterführende Informationen:
convention.wiesbaden.de
www.rmcc.de
DOLCE BAD NAUHEIM MIT NEUER TAGUNGSTECHNIK IM GRÜNEN
„Die Menschen sehnen sich wieder nach Face-to-Face-Veranstaltungen“, ist Peter Berhörster, General Manager des Dolce by Wyndham in Bad Nauheim, überzeugt und kann auf eine kontinuierliche Zunahme der Anfragen und Buchungen verweisen: „Selbst an Wochenenden fanden und finden kleine Kongresse und Veranstaltungen in unserem Haus statt.“ Mit traditionell fast 80 Prozent Tagungs- und Geschäftskunden musste das Dolce Hotel wie viele andere Branchen coronabedingt vehemente Einbußen hinnehmen, konstatiert Berhörster. Bis zum Wiedererreichen der ursprünglichen Belegungszahlen werde wohl noch etwas Zeit verstreichen, aktuell sei die Buchungslage aber zufriedenstellend und „der Trend für die nächsten Monate stimmt uns positiv“.
Sein Tagungshotel an der Peripherie Frankfurt am Mains, direkt am Kurpark gelegen, habe ideale Chancen, sich von den Herausforderungen der Pandemie zu erholen. Fast überall böten die 2.700 Quadratmeter Tagungsfläche Möglichkeiten, direkt nach draußen ins Grüne zu gehen oder Fenster und Türen zu öffnen. Hinzu kämen weitere 39.000 Quadratmeter in Form mehrerer Terrassen, Arkaden, Grünflächen und Parkanlagen. „Sicherer Abstand zwischen den Gästen war und ist aufgrund dieser Weitläufigkeit im Dolce generell kein Problem“, verspricht der General Manager.
Mit einem umfangreichen und durchdachten Hygienekonzept, das sich bereits bestens bewährt habe, sehe sich das Dolce gut gerüstet. „Zudem haben wir während der Pandemie in neue Tagungstechnik investiert, die neben den klassischen Präsenzveranstaltungen auch virtuelle Begegnungen ermöglicht“, ergänzt Berhörster. Dank der Digitalisierung könnten Vorgaben bezüglich Gruppengrößen und sicherer Distanz noch besser eingehalten werden. Ein neuer Hochleistungsbeamer sowie besonders für Videokonferenzen oder hybride Meetings geeignete Multitouch-Displays mit integrierter Kamera, Soundsystem und Mikrofon seien hinzugekommen. Bei bislang circa 30 solchen Veranstaltungen im Dolce seien die Kunden für diese Alternative stets sehr offen und dankbar gewesen.
Um neben persönlichen Treffen auch virtuelle Hausführungen zu ermöglichen, hat Berhörster sein Hotel in 3D abbilden lassen. „Auch nach der Pandemie werden uns Online- oder hybride Veranstaltungen erhalten bleiben“, ist sich der General Manager sicher. Allerdings zeigten verschiedene Studien, dass viele Kundinnen und Kunden im Business-Segment generell persönliche Treffen im Rahmen von Präsenzveranstaltungen bevorzugen: „Das bestätigt uns ebenfalls das Gros unserer Gäste.“
Weiterführende Informationen:
www.dolcebadnauheim.com
BILDMISCHER UND MENTIMETER IM CONGRESS PARK HANAU
„Im Congress Park Hanau (CPH) hat sich die Nachfrage nach Räumen für Tagungen und Kongresse im Laufe des Jahres 2022 erfreulich entwickelt“, berichtet Prokuristin Sabine Maiwald-Wolf, die Marketing und Vertrieb leitet: „Sie ist derzeit nahezu auf dem gleichen Stand wie vor Ausbruch der Pandemie 2019.“ Entsprechend positiv gestalte sich der Ausblick ins nächste Jahr: „Es gibt viele Anfragen und bereits zahlreiche feste Buchungen.“
Insgesamt zwölf Verbandstagungen hätten in den Coronajahren 2021/2022 im CPH stattgefunden, eine davon rein digital, vier als hybride Veranstaltungen und sieben live vor Ort, erklärt Maiwald-Wolf. Für die technische Ausstattung und den Support durch das CPH-Technikteam beim Digitalkongress und bei den vier hybriden Events seien die veranstaltenden Verbände sehr dankbar gewesen: „Die konzeptionelle Beratung und das Umsetzungs-Know-how der Experten wurden gerne in Anspruch genommen.“
So auch beim Medizinkongress „Campus Lymphologicum“, den das Deutsche Netzwerk Lymphologie jährlich veranstaltet. Im März dieses Jahres kamen 200 Ärzte, Therapeuten und Fachhändler rein digital per Zoom zusammen. „Im ‚Base Camp‘, dem großen Kongresssaal für bis zu 1.033 reale Personen, waren das CPH-Technikteam, das Organisationsteam des Veranstalters und die Moderatoren physisch vor Ort“, erinnert sich die Marketingchefin. In 14 Zoom-Räumen fanden neben den Vorträgen des Hauptprogramms unterschiedliche Workshops statt, wo die Teilnehmenden Gelegenheit hatten, aktuelle berufsbezogene Themen zu diskutieren und neue Projekte zu entwickeln. Ferner bereicherten zehn Industrieaussteller den Campus mit Produktpräsentationen, Innovationen und Weiterentwicklungen im Bereich der Kompressionsversorgung.
Im Kongress-Chat konnten Fragen an die Referenten gestellt werden. Als interaktives Tool kam Mentimeter zum Einsatz. Für die technische Betreuung durch den CPH waren neben dem Aufnahmeleiter ein Ton- und ein Streaming-Techniker verantwortlich. Zwei Bildmischer sorgten zusätzlich für das professionelle Übertragen der Aktionen auf der Bühne. Dafür war eigens ein Studio mit „On-Side-Screen“ zum Darstellen verschiedener interaktiver Tools eingerichtet. In allen Zoom-Räumen wurden die Aktivitäten mitgeschnitten, um den Kongress in der Post-Production in Gänze abzubilden.
„Die Rückmeldungen der Veranstalter dieses Digitalkongresses waren überschwänglich positiv“, so Maiwald-Wolf. Dies unterstreiche, „dass der CPH hinsichtlich IT-Infrastruktur, Streaming-, Tagungs- und Konferenztechnik perfekt aufgestellt ist, um ein breites Spektrum an Veranstaltungsformaten zu realisieren“. Verbände dürften im CPH jederzeit umfassenden, kompetenten technischen Service und Support voraussetzen. Dies gelte gleichermaßen für digitale und hybride Formate wie für Live-Events. Letztere lägen nach zwei Jahren mit zum Teil erheblichen Einschränkungen in der Gunst der Veranstalter eindeutig vorne: „Bislang werden alle für das Jahr 2023 angefragten Verbandsveranstaltungen live geplant.“
Weiterführende Informationen:
www.cph.de
HYBRIDE NACHFRAGE IN DER INGELHEIMER KING GESUNKEN
Für die Ingelheimer Kultur- und Kongresshalle kING kann Vertriebsleiter Johannes Stumpf auf die Mitgliederversammlung der Chemieverbände Rheinland-Pfalz und den Wirtschaftstag Rhein-Nahe-Hunsrück in digitaler Form verweisen. In hybrider Form folgte Anfang Dezember 2022 der Jahreskongress der Energieagentur Rheinland-Pfalz mit 100 Gästen vor Ort. Schließlich biete die kING optimale technische Voraussetzungen für das Durchführen hybrider Veranstaltungen, betont Stumpf und geht davon aus, „dass digitale Formate künftig ein maßgeblicher Bestandteil der Veranstaltungsbranche sind und bleiben“. Dafür sprächen Reichweite, Flexibilität, Planungssicherheit, Kosten und der Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit.
Qualifizierte Techniker und die hauseigene Dateninfrastruktur in Form zweier paralleler Internetanbindungen auf der gesamten kING-Veranstaltungsfläche mit SDI-3G-, HDMI- und LAN-Schnittstellen seien ideal für hybride Streaming-Projekte. Bei Bedarf könne ein symmetrischer Anschluss mit bis zu 300 Mbit/s im Up- und Download neben dem Standardanschluss mit bis zu 1.000 Mbit/s zur Verfügung gestellt werden, ergänzt der Leiter Kongresse, Events, Veranstaltungsorganisation und Vertrieb der Ingelheimer Kultur und Marketing GmbH (IKuM).
Für beide IKuM-Häuser, neben der kING ist das der Ingelheimer Winzerkeller, zieht er eine überaus positive Bilanz: Von insgesamt 264 Veranstaltungen in 2022 waren 112 Firmen- und Verbandsveranstaltungen, „die Buchungsergebnisse waren sehr positiv, die Neukundenanfragen wachsen und die Bestandskundenbeziehungen werden intensiver“, resümiert Stumpf. Dank der „Charme und Genuss“-Kombination mit dem Winzerkeller als Symbiose aus Vinothek, Gastronomie und Location blickt er für die architektonisch besondere kING optimistisch ins Jahr 2023. Übernachtet werden könne in inhabergeführten Hotels wie Ingelheimer Weingütern oder im Vier-Sterne-Businesshotel IBB mit 109 Zimmern.
„Trotz optimaler Gegebenheiten und überzeugter Gäste ist die Nachfrage nach hybriden Veranstaltungen gesunken, das Bedürfnis geht nachweislich zur persönlichen Begegnung im analogen Raum“, berichtet Stumpf. Insofern sei die Veranstaltungsbranche ein Spiegel der Gesellschaft: „Erfahrungs- und Wissensaustausch, Netzwerken und Inspiration durch eine außergewöhnliche Umgebung außerhalb des täglichen Arbeitsumfelds sind und bleiben ein maßgebliches, menschliches Bedürfnis.“
Das bringt es auf den Punkt: Hybrid wird bleiben. Zwar ist Deutschlands Tagungswirtschaft in Sachen Digitalisierung weitaus besser aufgestellt als die Bundesrepublik insgesamt, aber live bleibt live und Präsenz hat Konjunktur!
Weiterführende Informationen:
www.king-ingelheim.de
Autor: Christian Boergen
