Mehr als Partner mit Ortskenntnissen
Convention Bureaus, Convention Offices oder Kongressbüros vermarkten ihre gesamte Stadt oder Region. Tagtäglich nehmen die Mitarbeiter unterschiedliche Perspektiven ein und erfahren wichtige Neuigkeiten. Mit diesen Kenntnissen stehen sie auch Verbänden bei der Planung und Durchführung von Tagungen, Kongressen, Seminaren, Workshops und Events mit Rat und Tat – meist komplett unentgeltlich – zur Seite. Einige Convention Bureaus unterstützen darüber hinaus bei der Buchung, beim Teilnehmermanagement und bieten vergünstigte ÖPNV-Tickets für eine Tagung. Oft gehören sie zur Stadt oder sind im Fachbereich Tourismus angesiedelt und werden darüber finanziert. Mancherorts ist das Convention Bureau auch Betreiber des Kongresszentrums.
Gerade in diesem Jahr wurde die wichtige Schnittstellenposition der Convention Bureaus sehr deutlich. Neben Informationen zu den aktuell geltenden Verordnungen und den dadurch bedingten Kapazitätsänderungen in den einzelnen Häusern wurde viel Beratungsarbeit rund um Hygienekonzepte sowie hybride und virtuelle Formate geleistet.
Stuttgart: Digitalisierung und Nachhaltigkeit im Fokus
Auch in der baden-württembergischen Hauptstadt und ihrem Umland gab es in den letzten Monaten keinerlei Stillstand. Das Team des Convention Bureau weiß schätzt die technologischen Möglichkeiten des mobilen Arbeitens sseit März sehr. Seit dem Lockdown gehören Webkonferenzen und virtuelle Präsentationen fest zum neuen Arbeitsalltag, auch in der Kundenkommunikation.
Virtuelle Eventplanung leicht gemacht
Nicht nur im Stuttgarter Kulturbereich gibt es mittlerweile ein breites digitales Angebot. Auch Veranstaltungshäuser lassen sich über virtuelle 360-Grad-Rundgänge erkunden und bieten mit Videos einen Einblick in ihre Räumlichkeiten. Eine gute Möglichkeit, Locations kennenzulernen, auch wenn Vor-Ort-Besichtigungen nicht möglich oder nicht gewollt sind. Auf der Website des Convention Bureaus sind alle verfügbaren Touren seit April per Klick erreichbar.
Ein Vorreiter auf diesem Gebiet ist das Convention & Event Center Filderhalle, das seit Jahren nicht nur hybride Formate erfolgreich umsetzt, sondern seine Kunden neuerdings einlädt, das Veranstaltungshaus virtuell zu entdecken. Der Betrachter bewegt sich dabei frei durch die Räume, kann diese selbst ausstatten und die Ausstattungsvarianten auf Knopfdruck verändern. Mobiliar, Technik und Ausstattung stammen aus einem umfangreichen Katalog. Die Visualisierung erfolgt in Echtzeit und das fertige Ergebnis kann mittels einer URL an weitere Interessierte verteilt werden. Auch ein Treffen mit dem zuständigen Projektleiter in der virtuellen Adaption der Filderhalle ist möglich. Das Tool hilft den Veranstaltern dabei, zukünftige Events vorab zu planen und realitätsgetreu zu visualisieren. Die Abstimmungsprozesse zwischen Kunden, Agentur, Location und weiteren Dienstleistern können wesentlich effizienter gestaltet und Missverständnissen kann vorgebeugt werden.
Digitale Messeformate
Fast 40 Prozent der deutschen Unternehmen geben laut einer aktuellen Umfrage des Münchner Ifo-Instituts an, auch nach Corona ihr Messe-Engagement herunterfahren zu wollen. An Bedeutung gewinnen jedoch digitale Messeformate, die von 65 Prozent der Firmen in Zukunft wohl stärker genutzt werden. Auch die Messe Stuttgart folgt diesem Trend und baut das digitale Geschäft für ihre Kunden aus. Auf dem Messegelände gibt es bereits drei voll ausgestattete Streaming-Studios für unterschiedlich große Teilnehmerkreise und verschiedene Anlässe wie Livestreams, Produktpräsentationen oder Podiumsdiskussionen. Alle Studios lassen sich um ein Interaktionstool ergänzen. Dadurch können die Veranstalter sofort auf Fragen der Teilnehmer eingehen, Umfragen und Livechats erstellen und den fachlichen Austausch ermöglichen.
Zudem gibt es vielfältige Möglichkeiten für hybride Veranstaltungen in den Kongresssälen oder Messehallen, und das Safe Expo Hygienekonzept bündelt alle Maßnahmen zur Durchführung von sicheren Veranstaltungen.
Liederhalle Stuttgart: frisch saniert
Im Oktober 2020 eröffnet der sanierte Kongressbereich des Kultur- und Kongresszentrums Liederhalle im Herzen von Stuttgart seine Türen für Besucher. Ziel der Sanierungsmaßnahmen in dem teilweise denkmalgeschützten Haus waren die Verbesserung des Brandschutzes, der Bühnen- und Veranstaltungstechnik sowie die Modernisierung der Gebäudeleit- und Netzwerktechnik. Auch hier sind ab Oktober virtuelle Kongresse, Online-Hauptversammlungen, digitale Mitgliederversammlungen oder hybride Events umsetzbar. Dank der fünf großen Säle sowie 14 Konferenz- und Tagungsräumen ist der ideale Rahmen schnell gefunden. Die Tagungskapazitäten wurden erweitert, das hilft in Zeiten der Pandemie. In corona-freien Zeiten sind Veranstaltungen mit bis zu 2.000 Teilnehmern, Workshops und begleitende Fachausstellungen möglich. Direkte Anbindung an das First-Class-
Hotel Maritim Stuttgart und ausreichend Parkkapazitäten inklusive.
In der Liederhalle wurde nicht nur bei der Sanierung ein nachhaltiges Nutzungskonzept verfolgt. Vor Ort werden Green Meetings schon lange erfolgreich realisiert. Mit eigenem Nachhaltigkeitskonzept, 100 Prozent Ökostrom und zusätzlichen Maßnahmen zur besseren Messbarkeit und der green-score-card.
Carmen Würth Forum 2: mehr Platz für (virtuelle) Kongresse
Im Februar konnte das Stuttgart Convention Bureau das Carmen Würth Forum in Künzelsau als neues Mitglied in seinem Netzwerk begrüßen. Ende Juni 2020 öffnete hier ein großzügiger Erweiterungsbau seine Türen für die Öffentlichkeit. Entworfen vom britischen Architekten Sir David Chipperfield, der schon das Hauptgebäude verantwortete, ergänzt der neue Flügel das Forum um einen flexibel nutzbaren Konferenzbereich und ein neues Kunstmuseum, das Museum Würth 2. Auf über 5.000 Quadratmetern gibt es Platz für bis zu 700 Personen. Gerade für Kongresse hatten Meetingräume für Sitzungen, Ausschüsse und Ähnliches in dem 2017 eröffneten Komplex bisher gefehlt. Der neue Tagungsbereich beherbergt sechs modern ausgestattete Konferenzsäle, die in elf kleinere Besprechungsräume unterteilt werden können. Die zusätzlichen Räumlichkeiten lassen sich in Verbindung mit dem Großen Saal für bis zu 2.000 Personen und dem Reinhold Würth Saal mit bis zu 600 Plätzen für viele Veranstaltungsformate nutzen. Letzterer wird als Kammermusiksaal genutzt und besticht durch eine außerordentlich gute Akustik. Dadurch können ab sofort auch komplexe, mehrtägige und parallel ablaufende Events problemlos durchgeführt werden. Begünstigt wird dies durch einen separaten Eingang. Insgesamt wurden in den Neubau rund 39 Millionen Euro investiert.
Viel Wert wurde bei der Konzeption des Kongresszentrums von Anfang an auf die Kombination von Kunst, Kultur und Business gelegt. Für das Rahmenprogramm können Veranstalter das Museum mit dem Café Atrium und den erweiterten Skulpturengarten, der sich rund um das Gebäude erstreckt, nutzen.
Auch das Carmen Würth Forum bietet inzwischen virtuelle Formate an. Dank der Infrastruktur und Platzkapazität vor Ort sind unter anderem digitale Hauptversammlungen, virtuelle Kundenevents, Podiumsdiskussionen und Konzerte im Livestream mit bis zu 1.000 Teilnehmern möglich.
Mövenpick-Hotels: erfolgreiches Doppel
Bereits im Januar wurde das neue Mövenpick Hotel Stuttgart Messe & Congress eröffnet, unmittelbar neben dem Messegelände, dem Flughafen und dem ersten Mövenpick Hotel. Das Haus verfügt über 262 Zimmer sowie fünf Junior Suiten.
Für Tagungen und Veranstaltungen hält das Hotel neben sieben multifunktionalen Meetingräumen auch einen großen Ballsaal für knappmit 735 m² bereit. Große Panoramafenster, ein verglastes Atrium im Zentrum des Gebäudes sowie eine großzügige Terrasse sorgen für viel Tageslicht. Gemeinsam mit der Tagungsfläche des benachbarten Mövenpick Hotel Stuttgart Airport können Events auf knapp 2.200 Quadratmetern stattfinden. Für die Innenausstattung der öffentlichen Bereiche und aller Zimmer wurde erneut der mehrfach ausgezeichnete italienische Architekt und Designer Matteo Thun beauftragt.
Grüne Events in Stuttgart
Stuttgart gilt als eine der grünsten Großstädte in Deutschland. Bereits Ende 2014 wurde die Region als nachhaltiges Reiseziel in Baden-Württemberg zertifiziert. Das gilt auch für zahlreiche Kongresshäuser, Hotels und Eventlocations vor Ort. Stuttgart ist zudem Modellregion für nachhaltige Mobilität.
Auch die Messe Stuttgart war in Sachen Nachhaltigkeit unter den Messegesellschaften in Deutschland schon länger ganz vorne mit dabei. Mit der Zertifizierung als klimaneutraler Messestandort hat sie inzwischen den nächsten Schritt in diese Richtung gemacht. Neben dem konsequenten Einsatz von hundertprozentigen CO2-neutralem Strom werden nun unvermeidbare CO2-Emissionen mit Kompensationsmaßnahmen ausgeglichen. Die Messe Stuttgart unterstützt dazu zwei international anerkannte Klimaschutzprojekte, die zu je 50 Prozent gleichwertig gefördert werden.
Das Stuttgart Convention Bureau berät und vermittelt Veranstaltern auf Wunsch individuelle und nachhaltige Komplettlösungen: von Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn über die Vermittlung von Hotelzimmerkontingenten und Zimmer-
reservierungen inklusive ÖPNV bis hin zur nachhaltigen Location. Darüber hinaus können im Rahmen einer Tagung oder eines Kongresses auch CSR(Corporate Social Responsibility)-konforme Projekte mit verschiedenen Partnereinrichtungen umgesetzt werden.
Aktuelle Herausforderungen
Um Stuttgart-Interessenten und Gästen während des Lockdowns authentische Eindrücke von der Stadt zu vermitteln, wurde ein neues Format als Alternative zur Stadtbesichtigung geschaffen. In virtuellen Stuttgart-Touren lassen sich entweder einzelne Stadtteile oder die gesamte Region unter einem bestimmten Motto erkunden.
Darüber hinaus hat das Team des Stuttgart Convention Bureau seinen Service an die aktuellen Gegebenheiten angepasst: Man berät zu geltenden Verordnungen, neuen Kapazitäten in den Häusern und bespricht mit Veranstaltern Möglichkeiten für hybride und virtuelle Formate. In puncto Teilnehmermanagement, Hygienekonzepte und andere Neuerungen wird gern auf erfahrene Dienstleister zurückgegriffen, die den Service der Locations entsprechend erweitern.
Aktuell arbeitet das Team am neuen Online Meeting Guide, der im Vergleich zu seinen Printvorgängern weitere Ausstattungsmerkmale enthält, die gerade jetzt besonders relevant sind.
Karina Grützner, Director Convention Marketing, freut sich, dass viele Dinge dank technologischer Lösungen auch kurzfristig erfolgreich organisiert und entwickelt werden konnten. Dennoch sehnt sie sich als Veranstaltungsprofi schon jetzt nach echten Begegnungen: „Es gab gerade in den letzten Monaten immer wieder Neues zu lernen und zu entdecken – das macht auch Spaß. Aber wir haben gemerkt, dass Gespräche mit Kunden und Partnern für uns am wichtigsten sind. Virtuelle Formate sind eine super Ergänzung. Allerdings bleibt immer eine gewisse Distanz. Daher ist unsere Passion, Menschen sicher für Liveveranstaltungen, Know-how-Austausch und Ideengenerierung sowie gemeinsame Erlebnisse in der Region Stuttgart zusammenzubringen, größer als je zuvor.“
So war es für sie eine große Freude, dass die deutsche Fußball-Nationalmannschaft Ende August mit Trainer Joachim Löw im Waldhotel Stuttgart ihr Teamquartier bezog, um sich vor Ort auf das Spiel gegen Spanien vorzubereiten. Aufgrund der Corona-Auflagen gab es zwar keine „Nationalmannschaft zum Anfassen“, aber das Waldhotel konnte den Erfolg seines umfangreichen Hygienekonzeptes sowie die ruhige, exklusive Lage voll ausschöpfen.
Salzburg: In die Zukunft planen
Gerade Salzburg hat mit der erfolgreichen Austragung der Salzburger Festspiele in den letzten Wochen gezeigt, wie professionell Veranstaltungen auch in dieser schwierigen Zeit ausgerichtet werden können. Dafür wurde das Programm zwar modifiziert und verkleinert, es fanden aber dennoch 110 Vorstellungen an 30 Tagen in acht Spielstätten statt. Insgesamt wirkten in der über zweimonatigen Vorbereitungs-, Proben- und Vorstellungszeit 1.400 Künstler und Mitarbeiter mit. Rund 76.000 Gäste aus aller Welt nahmen daran teil. Die Grundlage des Erfolgs bildeten ein durchdachtes Sicherheitskonzept und die Disziplin aller Mitwirkenden sowie des Publikums, sind sich die Verantwortlichen sicher.
Nach den Lockerungen der letzten Wochen im Kulturbereich bereitet sich nun auch die Tagungswelt auf das „New Normal“ vor. Sowohl in der Stadt Salzburg als auch im Salzburger Land finden wieder erste Liveevents und hybride Veranstaltungen statt. Fachtagungen und Kongresse sind schon seit vielen Jahren ein wichtiger Wirtschaftsfaktor für das Bundesland Salzburg. Auch im letzten Jahr entfielen von den 3.607 stattgefundenen Tagungen fast 60 Prozent auf das Themengebiet „Wirtschaft und Politik“, gefolgt von „Humanmedizin“ und Technik mit jeweils zwölf Prozent. Insbesondere bei den Übernachtungen im Zuge von Kongressen, Seminaren und Tagungen konnte Salzburg einen kräftigen Zuwachs verzeichnen und liegt nach Wien auf Platz 2 als wichtigste MICE-Destination in Österreich.
Salzburg Congress: hoher Technikstandard
Salzburg Congress, das Kongresszentrum der Stadt Salzburg, hat auch schon vor COVID-19 regelmäßig in eine sehr gute technische Ausstattung und modernes Übertragungsequipment investiert. Bereits seit der Eröffnung 2001 hat man es sich hier zum Ziel gesetzt, im Bereich Technik immer einen Schritt voraus zu sein. Circa 120 Veranstaltungen mit insgesamt über 100.000 Besuchern finden normalerweise in dem modernen Haus im Herzen der Mozartstadt pro Jahr statt. Darunter auch viele internationale mehrsprachige Kongresse. Vor Ort stehen sieben fix installierte Dolmetscherkabinen, weitere fünf mobile Kabinen sowie 1.000 Infrarot-Empfänger für die Teilnehmer zur Verfügung.
Zu den neuesten Highlights zählen drei BARCO UDX-4K22 Laser Phosphor Projektoren, die fest installiert und in Verbindung mit einer Videoregie innovative und kreative Präsentationen ermöglicht.
Aktuell haben die Veranstalter im Bereich Streaming zum Beispiel die Möglichkeit, Inhalte von Vorträgen in Bild und Ton auf diverse Plattformen wie z. B. YouTube oder Facebook live zu schalten. Hierbei können wechselweise mehrere Kameras das Livebild des Redners und die Präsentationen übertragen. Um den Zuschauerkreis einzugrenzen, ist es möglich, nur eingeladenen Benutzern die Präsentation auf YouTube sowie auf Facebook freizugeben.
Referenten, die aufgrund von Reisebeschränkungen oder gesundheitlichen Bedenken nicht vor Ort sein können, haben die Möglichkeit, ihre Präsentation über diverse Plattformen wie MS Teams, Skype, Webex, Zoom etc. zu halten. Dafür benötigt der einzelne Referent lediglich eine Internetanbindung von zumindest 20 Mbit. Ein paar Tage vor Beginn der Veranstaltung gibt es einen Testdurchlauf mit dem Referenten und dem Technikteam von Salzburg Congress, um einen möglichst reibungslosen Ablauf der Präsentation zu gewährleisten.
Eine Veranstaltung, auf die man sich im Haus schon jetzt besonders freut, ist die International Data Week, ein Fachkongress mit Teilnehmern aus dem Bereich Data Science, der im Oktober 2023 in Salzburg stattfinden wird. Damit macht dieser Kongress erstmals Station in Europa. Auf der International Data Week treffen sich circa 900 Wissenschaftler, Unternehmer und Datenexperten aus der ganzen Welt.
Überzeugen konnte die Mozart-Metropole in dem mehrjährigen Bewerbungsprozess v. a. durch die enge Kooperation des Salzburg Convention Bureau und des Salzburg Congress mit Wissenschaftlern der Universität Salzburg. Die Universität Salzburg hat 2016 den ersten Masterstudiengang für Data Science in Österreich eingeführt. Die International Data Week soll den internationalen Fokus noch stärker auf Salzburg als Universitätsstandort und insbesondere auf den Bereich Data Science legen.
Messe Salzburg: Aufnahmeprüfung für 2.400 Medizinstudenten
Unter strengen Sicherheits- und Hygienevorkehrungen hat die MedUni Wien im August die diesjährige Aufnahmeprüfung für das Medizinstudium durchgeführt. Die rund 7.800 Bewerber wurden wegen der Corona-Pandemie erstmals an zwei Standorte eingeladen, wo sie zusätzlich auf mehrere Hallen verteilt wurden: Rund 2.700 Studieninteressenten mit Adresse in Deutschland, Salzburg, Nord-, Ost- und Südtirol, Vorarlberg und Oberösterreich kamen zur Prüfung ins Messezentrum Salzburg. Durch die Aufteilung wurde versucht, nicht notwendige Reisen durch ganz Österreich zu minimieren.
Das Messegelände durfte nur in einem zugewiesenen Zeitslot betreten und verlassen werden. Es gab ein „ausgeklügeltes System“ mit vielen Eingängen und kurzem Anstellen. Im Indoor-Bereich standen 70.000 Quadratmeter für die Prüfung zur Verfügung. Zuzüglich wurden viele Nebenflächen genutzt. Für Angehörige von Risikogruppen gab es Extraräume mit noch größeren Abständen und eigenen Zugangszeiten. Auch eine optimierte Lüftung der Messehalle sollte das Infektionsrisiko durch Aerosole senken.
Inzwischen wurde vor Ort der reguläre Messebetrieb wieder aufgenommen. Nach umfangreichen Modernisierungs- und Erweiterungsarbeiten zählt das Messezentrum Salzburg aktuell zu den wichtigsten Messe- und Kongressstätten in Österreich. In den zehn ringförmig angeordneten Hallen, dem Kongressbereich und der Salzburgarena fanden im letzten Jahr fast 80 Veranstaltungen statt.
Nachhaltige Events auf dem Vormarsch
Für ganz Österreich gilt eine hohe Kompetenz bei Green Meetings und Events. Über 200 solcher Veranstaltungen mit insgesamt ca. 330.000 Teilnehmern konnten 2019 in Österreich zertifiziert werden. Davon entfielen 14 Prozent auf das Bundesland Salzburg. „Der Trend zur Nachhaltigkeit wird sich in der Nach-Corona-Zeit fortsetzen und sicherlich noch stärker werden“, meint Gernot Marx, Geschäftsführer im Salzburg Convention Bureau.
Auch das Salzburg Convention Bureau unterstützt Projekte und Initiativen, die sich rund um die Themen Nachhaltigkeit, Green Meetings und Corporate Social Responsibility drehen.
Beispielsweise die mehrfach ausgezeichnete Location St. Virgil Salzburg kann für Verbände mit hohem Nachhaltigkeitsanspruch eine gute Wahl sein. Seit über 20 Jahren sieht man hier das Wohl von Mensch und Umwelt als oberstes Ziel des Wirtschaftens und nicht die Gewinnmaximierung. Als eines von 28 Salzburger Unternehmen hat St. Virgil kürzlich sehr erfolgreich eine Gemeinwohlbilanz vorgelegt. Fast zeitgleich erfolgte die bereits fünfte Revalidierung als EMAS-zertifizierter Betrieb (Eco Management & Auditsystem). Dieses internationale Managementsystem überprüft Fortschritte zu Nachhaltigkeit, CO2-Emissionen, Energiehaushalt, Einkaufspolitik und Verbrauch. Beide Qualitätssiegel garantieren einen verlässlichen Standard an Werten, die in St. Virgil gelebt und unabhängig überprüft werden. Im letzten Prüfungszeitraum konnte St. Virgil seine CO2 Emissionen um 60 Prozent reduzieren.
Verbände sind langfristige Partner
Für die Mitarbeiter des Salzburg Convention Bureau ist es nach wie vor sehr wichtig, mit den Bestandskunden laufend im Kontakt und Austausch zu bleiben. Gerade wenn Veranstaltungen kurzfristig verschoben werden oder größere Locations gesucht werden müssen. Denn nicht für alle Verbände ist digital eine echte Alternative. So auch für die Österreichische Gesellschaft für Arbeitsrecht und Sozialrecht, die ihre jährliche wissenschaftliche Tagung seit über 50 Jahren in Zell am See im Salzburger Land abhält. Im Laufe der Zeit ist sie zu einer der größten juristischen Tagungen in Österreich geworden. Man entschied sich nach reiflicher Überlegung für eine Verschiebung in den Oktober 2020, was vonseiten des Kongresshauses ganz unproblematisch machbar war. Nach einigen Anpassungen im Konzept und der Erstellung eines umfangreichen Hygienekonzeptes ist nun alles vorbereitet.
„Für uns sind gerade Verbandskunden, mit denen wir gemeinsam in die Zukunft planen, sehr wichtig. Derzeit arbeiten wir an Kongressbewerbungen bis 2027“, erzählt Elisabeth Kassanits-Pfoess, Sales & Marketing Manager beim Salzburg Convention Bureau. „Damit sich auch die deutschen Verbände von den Vorzügen der Tagungsregion Salzburg überzeugen können, werden wir im März 2021 in Kooperation mit dem Verbändereport zu einer mehrtägigen Studienreise einladen. Eine wunderbare Gelegenheit, bewährte und neue Locations in und um Salzburg kennenzulernen.“ (KS)
