Fachinformationen
für die Veranstaltungsplanung

In Kooperation mit dem Netzwerk der

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Fachinformationen für die Veranstaltungsplanung

Gut vernetzt und serviceorientiert : Convention Bureaus als Partner der Verbände

Eventplanung ist aufwendig: Tagungsorte müssen ausgewählt, Unterbringungs-möglichkeiten gesucht und kleinteilig unzählige Formalitäten organisiert werden – das Ganze womöglich an einem Ort, den der Veranstaltende gar nicht kennt. Wäre es nicht schön, wenn es ortskundige, lokal gut vernetzte und engagierte Hilfe gäbe? Womöglich noch kostenfrei und unabhängig? Nicht verzagen: Hilfe steht bereit! Zahlreiche Convention Bureaus helfen genau bei diesen Herausforderungen – mit viel Erfahrung, guten Kontakten und großer Einsatzbereitschaft.

(C) Verbändereport Ausgabe 4, September 2021

 

 

Im Frühjahr 2021 haben die rheinland-pfälzischen Städte Mainz, Koblenz, Trier, Ludwigshafen und Worms in einer gemeinsamen Initiative das Convention Bureau Rheinland-Pfalz gegründet. Bei einem Kick-off-Event im Juli wurden die Marketingmaßnahmen für das laufende Jahr verabschiedet und die entscheidenden Vorbereitungen für den Markteintritt getroffen. Im Rahmen einer breit angelegten Marketing- und Vertriebskampagne mit eigenem Corporate Design werden noch in diesem Herbst diverse Maßnahmen umgesetzt, die erstmals gebündelt für den Tagungs- und Kongressstandort Rheinland-Pfalz werben. Dazu gehören neben Online- und Social-Media-Kampagnen auch die Teilnahme an virtuellen Messen und Netzwerk-Events sowie die Veröffentlichung der neuen Online-Plattform www.rlp-conventions.com. Die Plattform soll nach Fertigstellung ein modernes Kundenmanagement sowie ein intelligentes System zur Suche und Planung individueller Veranstaltungen bieten. Parallel hat das Convention Bureau direkt zu Beginn strategische Partner gewinnen können, die das neue Produkt begleiten: So haben der DEHOGA sowie der Städtetag und das Wirtschaftsministerium Rheinland-Pfalz ihre Unterstützung bereits zugesichert. Um das Thema „Tagen in Rheinland-Pfalz“ zusätzlich zu stärken, erhält das Convention Bureau außerdem Unterstützung seitens des Landes: Das Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau Rheinland-Pfalz transportiert das Tagungs- und Kongresswesen als Bestandteil der Wirtschaftsstandortmarke Rheinland-Pfalz.GOLD. Die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH – als Landestourismusorganisation – wird das Segment „Tagen in Rheinland-Pfalz“ zukünftig in das eigene Portfolio aufnehmen und die Angebote des gesamten Landes vermarkten. Gemeinsame Maßnahmen mit dem Convention Bureau Rheinland-Pfalz sind bereits geplant. Ein wichtiger Baustein sind ebenfalls die Zusammenarbeit und der Wissenstransfer zwischen starken Wirtschaftsunternehmen des Landes, unter anderem aus den Branchen Pharma, Chemie, Automobil sowie Forschung und Lehre. Finanziert wird das Convention Bureau durch Beiträge der einzelnen Städte sowie durch die Unterstützung von Partnern aus der Wirtschaft. Standort des Büros ist die Landeshauptstadt Mainz.

Nicht zuletzt den Auswirkungen der Coronapandemie auf den MICE-Tourismus soll durch Gründung des Bureaus zu diesem Zeitpunkt begegnet werden. Der gemeinsame Tenor der Gründungsstädte war, dass die Investition in den von der Pandemie stark gebeutelten Geschäftstourismus jetzt zum richtigen Zeitpunkt erfolge und die großen Städte in Rheinland-Pfalz mit gutem Beispiel vorangehen möchten. „Das Convention Bureau Rheinland-Pfalz ist unseres Erachtens genau das richtige Produkt zum richtigen Zeitpunkt“, so August Moderer, Initiator des Convention Bureaus Rheinland-Pfalz und Geschäftsführer der mainzplus CITYMARKETING GmbH. „Der Geschäftstourismus ist weiterhin am Boden und muss auf lange Sicht gestärkt und weiter profiliert werden. In unserem starken Städteverbund und gemeinsam mit unseren Partnern möchten wir den Tagungs- und Kongressstandort Rheinland-Pfalz nach außen vermarkten und nach innen noch besser vernetzen.“

Gut vernetzt: Das Hamburg Convention Bureau

Hamburg bietet eine maritime und abwechslungsreiche Kulisse für unterschiedliche Veranstaltungsformate. Die Hafenstadt gilt laut einer Erhebung des Wirtschaftsmagazins The Economist aus dem Jahr 2017 als eine der Städte mit der höchsten Lebensqualität in der Welt. Zahlreiche Kulturdenkmäler wie die Speicherstadt und das Kontorhausviertel, die seit 2015 Teil des UNESCO-Weltkulturerbes sind, und nicht zuletzt der berühmte Hafen prägen das Stadtbild. Mit rund 1,85 Millionen Einwohnern ist Hamburg die zweitgrößte Stadt Deutschlands und die drittgrößte im deutschen Sprachraum. Als Wirtschafts- und Wissenschaftsmetropole bietet der Stadtstaat ein entsprechend vielfältiges MICE- und Veranstaltungsangebot. Ansprechpartner vor Ort ist das Hamburg Convention Bureau (HCB) als Teil der Hamburg Tourismus GmbH. Hier laufen die Fäden der Netzwerke zwischen Dienstleistern, Clustern und Behörden in der Region zusammen. Zum kostenfreien Service des Teams gehören unter anderem die Vermittlung von Kontakten, die Locationsuche oder Hilfe bei einer Kongressbewerbung.

CCH – Congress Center Hamburg

Auf zahlreiche Weltkongresse und zukunftsweisende Leitveranstaltungen unterschiedlicher Branchen blickt das CCH – Congress Center Hamburg in seiner Geschichte seit 1973 zurück. Nach umfangreicher Sanierung bietet das CCH im Herzen Hamburgs ab 2021 wieder Raum für viele Veranstaltungsformate in seinen multifunktionalen Sälen, von wissenschaftlichen Medizinkongressen und Verbandstagungen über Hauptversammlungen von DAX-Unternehmen und Firmenpräsentationen bis zu großen kulturellen und gesellschaftlichen Events. Rund 12.000 Quadratmeter Ausstellungsfläche sowie weitere 12.000 Quadratmeter Foyerfläche und über 12.000 Sitzplätze in bis zu 50 Sälen umfasst das nachhaltig-zertifizierte Gebäude der Hamburg Messe und Congress GmbH. Räume können nach Bedarf verkleinert oder vergrößert werden. Die Aufteilung auf verschiedene Gebäude- und Veranstaltungsebenen ermöglicht die parallele Durchführung von mehreren Veranstaltungen und Breakout-Sessions unter Einhaltung geltender Abstandsregelungen. Der denkmalgeschützte Saal 1 verfügt über 3.000 Plätze und ist damit Hamburgs größter festbestuhlter Saal. Eine transparente Architektur sorgt für taghelle Räume, die sämtlich mit moderner AV-Technik und kostenfreiem WLAN ausgestattet sind. Dank der leistungsstarken Netzwerktechnik sind auch hybride Kongresse im modernen Haus kein Problem.

Hybridstudio Hamburg

Das Hybridstudio Hamburg auf dem Gelände des Tierparks Hagenbeck in der Event-Location Alte Hagenbeck‘sche Dressurhalle trifft mit seinem digitalen Konzept den Nerv der Zeit. Auf gut 1.200 Quadratmetern Eventfläche stellt das Unternehmen vier verschiedene Studio-Sets zur Verfügung. Auf der ebenerdigen und barrierefreien Gesamtfläche lassen sich so Online-Events vom Livestream bis zu digitalen Messen umsetzen. Das Studio setzt dabei auf die hohe Qualität seiner Ausrüstung – von fernsehtauglicher Ausleuchtung über professionelle Systemkamerazüge bis hin zu einem eigens entwickelten Streaming-Portal, das flexibel auf Kundenwünsche eingestellt werden kann. Alternativ kann der Stream auch auf anderen Plattformen bereitgestellt werden. Ein Konferenzraum, Künstlergarderoben, Produktionsbüro und Crewbereich sowie Lagerflächen im Innen- und Außenbereich ergänzen den logistischen Bedarf. In unmittelbarer Nähe des Geländes befinden sich zudem weitere Besprechungs- und Konferenzräume sowie die Eventflächen im Tropen-Aquarium Hagenbeck.

Cruise Center Steinwerder

Im Herzen des Hamburger Hafens befindet sich das Cruise Center Steinwerder. Außerhalb der Schiffsabfertigungszeiten kann das moderne Kreuzfahrtterminal mit einer eigenen Atmosphäre ein besonderer Ort für Großveranstaltungen sein. Die beiden pfeilerfreien Terminalgebäude mit ihren Flächen von rund 2.400 und 1.800 Quadratmetern aus Glas und Stahl ermöglichen einen Blick auf die Hamburger Altstadt und den Containerhafen. Die beiden unabhängig voneinander nutzbaren Gebäude bieten durch ihre Architektur eine gute Akustik. Ideal ist auch die Erreichbarkeit: Gut 1.500 Pkw-Parkplätze sowie Parkraum für Busse, Taxis und Lkws machen die Anfahrt ohne große Parkplatzsuche einfach. Alternativ können Gäste auch mit der Fähre anreisen: Das Cruise Center Steinwerder verfügt über einen eigenen Fähranleger.

GINN Hotel Hamburg

Direkt an der Elbe, neben dem berühmten Fischmarkt, fügt sich das moderne GINN Hotel Hamburg Elbspeicher mit seiner roten Fassade in die dort prägende Rotklinker-Architektur der 1920er- und 30er-Jahre ein. Vom Loft-Charakter des Elbspeichers inspiriert, bietet das Haus für Events drei modern eingerichtete Konferenzräume – zum Teil mit Blick über den Hamburger Hafen – mit einer Gesamtgröße von 145 Quadratmetern auf seiner achten Etage. Veranstaltenden steht im Haus ein professionelles erfahrenes Beraterteam bei Planung und Umsetzung von Events zur Seite.

Online-Schnack mit dem HCB im Virtual Venue

Im Rahmen der Sommer-Kampagne „Germany – at the heart of future events“ und des dazugehörigen „Virtual Venue“ des German Convention Bureaus (GCB), einer Art digitales Branchentreffen im virtuellen Raum, präsentiert sich das HCB in einem eigenen virtuellen Meeting-Room. Darin können sich Besuchende dieser digital-virtuellen Messehalle über Hamburg informieren und darüber hinaus mit dem Team in Kontakt treten. In einer Lunchtalk-Reihe haben Interessierte nach vorheriger Anmeldung die Möglichkeit, in lockerer Atmosphäre im virtuellen Raum mit den Mitarbeitenden über Hamburgs neue Hotels und Eventlocations (18. August), Rahmenprogramme und Incentives (25. August), das neue CCH (1. September) und das Thema „Future Hamburg & New Mobility Solutions“ (8. September) zu plaudern. Die Gespräche starten jeweils um 12.30 Uhr. Anmeldungen sind über die Virtual Venue möglich. Die Virtual Venue ist per Internet-Browser über die Adresse gcb.xibitrs.net zu erreichen. Die Navigation durch das digitale Messegebäude erfolgt per Maus über das Browserfenster oder über ein Virtual Reality Device.

Tagen in der Lichtstadt Jena

Wissenschaftszentrum, Hightech-Standort, Kulturhochburg und ein Paradies für Studierende – all dies ist Jena! Die Stadt an der Saale liegt eingebettet in eine malerische Landschaft aus Muschelkalkhängen, die für ein angenehmes Klima sorgen. Das historische Stadtzentrum mit dem hübschen, geschlossenen Markt, dem Rathaus aus dem 14. Jahrhundert, mit Hanfried, Collegium Jenense, Stadtmauerensemble und Jentower steckt voller Geschichten von früher und heute, die erzählt werden wollen. Vorbeifahrenden gibt Jena seine Geheimnisse nicht einfach so preis.

Im bundesweiten Vergleich beeindruckt Jena mit einem niedrigen Altersdurchschnitt. Vor allem die über 23.000 Studierenden halten die Stadt jung. In den zahlreichen Cafés, Restaurants und urigen Kneipen in der lebendigen Innenstadt herrscht reges studentisches Leben. Die Jenaer Friedrich-Schiller-Universität gehört zu den ältesten Universitäten Deutschlands.

Lichtjahre – In Jena sprudeln die Ideen

Weltbekannte Firmen wie ZEISS, Jenoptik und SCHOTT starteten ihre Erfolgsgeschichte in der freundlichen Universitätsstadt an der Saale. Mit über 150 Jahren Industriegeschichte gilt Jena als Wiege der optischen Industrie in Europa und als ein anerkanntes Forschungszentrum auf den Gebieten der Optik und der Photonik. Doch das einstige Zusammentreffen von Carl Zeiss, Ernst Abbe und Otto Schott legte nicht nur den Grundstein für die bis heute international erfolgreichen Konzerne. Es war zugleich Ausgangspunkt für eine beispielhafte Entwicklung innovativer kleiner und mittelständischer Betriebe.

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena, die Ernst-Abbe-Hochschule, das große Universitätsklinikum, ansässige Industrie- und Hightechunternehmen sowie erstklassige Forschungseinrichtungen aller großen deutschen Wissenschaftsgesellschaften bestimmen die Entwicklung und das Leben der Stadt und ihrer Bewohner.

Jenas Kompetenzfelder liegen vor allem in der Optik, Photonik und digitalen Wirtschaft sowie in den Lebenswissenschaften und der Medizintechnik. So tragen Ergebnisse aus lichtbasierter Forschung wesentlich zur Bewältigung dringender Zukunftsfragen in den Bereichen Gesundheit, Energie, Mobilität, Umweltschutz, Sicherheit, Kommunikations- und Informationstechnik bei. Dabei kommt es zu interessanten Synergieeffekten hinsichtlich der Tagungen und Kongresse. Denn diese profitieren nicht nur von den aktuellen Forschungsergebnissen aus Jena. Auch die hier stets lebendig gehaltene Diskussionskultur über drängende gesellschaftliche Themen lässt neue Denkanstöße wachsen.

Lichtgestalten  – Tradition der Dichter & Denker in Jena

Die Lichtstadt Jena war und ist jedoch weit davon entfernt, ein rein technologiegeprägter Standort zu sein. Zahlreiche kulturelle Aktivitäten und Events ziehen ein breites Publikum an. Das geistig-kulturelle Leben hat in Jena eine lange Tradition. So lernten sich 1794 Goethe und Schiller in Jena kennen und pflegten fortan ihre intensive Freundschaft. Die Anwesenheit der großen Dichter hatte einen mächtigen Einfluss auf den damaligen Kulturbetrieb und um 1800 entwickelte Jena eine überragende kulturelle Ausstrahlungskraft. Dieses Zusammenwirken von Dichtung, Philosophie, Kunst und Naturlehre begründete eine neue Ästhetik, die bis in die Gegenwart reicht.

Lichtmomente – Tagen in Jena, sympathisches Flair und starke Kompetenzen

Als attraktiver Tagungsstandort ist Jena bisher ein Geheimtipp. Dabei wartet die Stadt mit einer Kongresskultur der besonderen Art auf. Außergewöhnliche Tagungsstätten liegen im Stadtzentrum nahe beieinander – von modern ausgestatteten Tagungshotels bis hin zu Locations mit einmaligem Ambiente. Veranstaltungsstätten wie das Zeiss-Planetarium oder die Imaginata – das Experimentarium für die Sinne – bieten ein unvergleichliches Flair. Doch auch historische Gebäude wie das wunderschöne ehemalige Jugendstilbad Volksbad oder das 1903 erbaute Volkshaus garantieren bleibende Eindrücke.

In neuem Licht – das Volkshaus Jena

Das repräsentative Gebäude besitzt einen eindrucksvollen Veranstaltungssaal für rund 1000 Personen. Mit seiner wunderbaren Akustik und dem stilvollen Ambiente ist der aufwendig sanierte große Saal für Tagungen, Konzerte und andere Events gefragt. Weitere Räumlichkeiten befinden sich momentan im Umbau. Ab 2022 wird das komplette Jenaer Volkshaus nach umfassender Sanierung mit elf Sälen und großzügigen Nebenflächen als modernes Tagungs- und Kongresszentrum zur Verfügung stehen.

Kopf auslüften, Energie tanken

Tagungen leben nicht nur vom fachlichen Diskurs, von Vorträgen und Präsentationen. Ebenso wichtig ist der persönliche Austausch unter Kolleg:innen und Branchenexpert:innen, sei es in Konferenzpausen, auf Exkursionen oder beim abendlichen Get-together. Was können Kongressteilnehmer:innen abseits des Programms unternehmen? Jenas Innenstadt ist quirlig und lebendig mit sympathisch-studentischem Flair. Auch das macht den Tagungsstandort Jena aus. Von den Veranstaltungsstätten im Zentrum ist es nur ein Katzensprung bis in die Wagnergasse, Jenas Ausgehmeile. Der weitläufige Paradiespark bietet sich zum Ausspannen oder für eine Joggingrunde an. Kultur genießen, den Tag in einem guten Restaurant ausklingen lassen oder einen Ausflug in die Natur unternehmen, all dies ist in Jena auf kurzem Weg möglich.

Lichtblick – Jena Convention Bureau

Das Jena Convention Bureau agiert als Schnittstelle zwischen Jenas Kompetenzbranchen und den Veranstaltern. Es vermittelt die passenden Branchenpartner und zeigt die individuellen Stärken der lokalen Dienstleister auf. Für die Organisatoren von Fachtagungen, Kongressen und Incentives bietet das Jena Convention Bureau zahlreiche unterstützende Leistungen an:

  • Individuelle Beratung zu den Veranstaltungsmöglichkeiten und bei der Auswahl der passenden Tagungsstätte
  • Besichtigungen vor Ort
  • Bedarfsgerechte Vermittlung von Tagungshotels, Locations und Dienstleistern
  • Veranstaltungsorganisation in den Tagungsräumen von JenaKultur
  • Beratung und Vermittlung von Rahmenprogrammen und Abendveranstaltungen
  • Text- und Bildmaterial zum Standort Jena für die Kongresseinwerbung
  • Hotelkontingente in Zusammenarbeit mit der Jena Tourist-Information
  • Vermittlung von Jenaer Gastgeschenken
  • Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn und des Nahverkehrs Jena
  • Mit starken Partnern vor
  • Ort verankert

Bei allen Aktivitäten arbeitet das Jena Convention Bureau mit starken Partnern zusammen. Es vertritt die Stadt Jena und betreut die Mitgliedschaften in branchenspezifischen Netzwerken, wie dem German Convention Bureau (GCB), dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren (EVVC) und Green Globe. In der Jenaer Tagungsallianz sind die Akteure in und um Jena kompetent gebündelt. Mit Networking und regelmäßigen Treffen fördert das Jena Convention Bureau gezielt die Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft, Wissenschaft und den zahlreichen Dienstleistern der Stadt. So werden Tagungen zu rundum gelungenen Events.

Dezentral oder hybrid in Regensburg

Dezentral oder hybrid – das Tagungskonzept der Zukunft? Während die Coronapandemie die gesamte MICE-Branche zur Entwicklung neuer Konzepte zwang, kristallisieren sich auch für die Zeit danach mehr und mehr die Vorteile der neuen digitalen Möglichkeiten heraus. Das hat auch die Regensburg Tourismus GmbH (RTG) erkannt und etabliert die UNESCO-Welterbe-Stadt in Bayern mit ihren unterschiedlichen Locations als konzeptionell abgestimmte Einheit. Ganz Regensburg kann so zu einem Tagungsort werden, an dem verschiedene Elemente einzelner Events im jeweils passenden Umfeld stattfinden können. „Statt eines Treffens an einem großen neutralen Ort sind so Treffen in mehreren atmosphärischen Locations möglich“, beschreibt Daniela Wiese, Marketingleiterin der RTG, das Konzept.

Untermauert wird diese Strategie durch Erkenntnisse einer Studie des Innovationsverbunds Future Meeting Space des German Convention Bureaus (GCB) sowie des Europäischen Verbandes der Veranstaltungs-Centren (EVVC) in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). Die Ergebnisse der im Februar dieses Jahres vorgestellten Studie besagen unter anderem, dass sich Veranstaltungen der Zukunft dank digitaler Aufzeichnungs- und Übertragungsmöglichkeiten sowohl räumlich als auch zeitlich mehr und mehr verteilen. In Regensburg funktioniert das so: Eine Veranstaltung wird auf verschiedene Häuser in der Stadt aufgeteilt. In jedem dieser Häuser finden abwechselnd Live-Veranstaltungen statt, die übrigen Teilnehmer sind digital zugeschaltet und können die Beiträge verfolgen und bei Bedarf digital interagieren. Auf diese Weise bleibt der Charakter eines Live-Erlebnisses vor Ort erhalten und Veranstaltende können gleichzeitig Teilnehmende erreichen, die unter anderen Umständen nicht mit dabei wären. Möglich wird dies durch eine Zusammenarbeit der unabhängigen Location-Partner in Regensburg. Für Veranstaltende bedeutet das – gerade in Pandemie-Zeiten – Planungssicherheit und Flexibilität: Eine Veranstaltung muss nicht abgesagt werden. Ein als Präsenzveranstaltung geplantes Event in Regensburg kann bei den vorbereiteten Location-Partnern falls erforderlich kurzfristig in ein hybrides oder digitales Format gebracht werden. „Warum also nicht gleich flexibel planen?“, so Wiese. Sogar der umgekehrte Weg sei möglich, wie die Marketingleiterin kürzlich selbst erlebt hat: „Wir hatten neulich eine Veranstaltung, die hybrid geplant war, aber es gab einfach keine digitalen Teilnehmer – sie wollten alle persönlich kommen. Dann hat man den hybriden Teil einfach weggelassen.“

Selbst für die Rahmenprogramme haben sich die Regensburger Eventspezialisten als Reaktion auf die Corona-Bedingungen Lösungen einfallen lassen. So stellen Gästeführer von kulttouren e. V. bei Bedarf in hybrider Form ihre Lieblingsplätze in der Welterbe-Stadt vor. Auch gemeinsame Wein- oder zünftig bayerische Biertastings sind möglich, für die die digital teilnehmenden Gäste vorab ein Getränkepaket zugesendet bekommen, um es dann gemeinsam zu verköstigen. Vor Ort können kleine Gruppen bei einer Genussrallye kulinarische Spezialitäten der Domstadt kennenlernen. Die Regensburg Tourismus GmbH als Partner für Eventplaner kann weitere Ideen liefern.

Das Präsenzerlebnis eines Kongresses in Regensburg kann durch die dezentrale und hybride Strategie auch über die Stadtgrenzen hinaus ausgelagert werden. Das Konzept lasse sich auf Deutschland ausweiten, so Wiese, indem neben Regenburg weitere Städte einbezogen werden. Selbst Landesgrenzen und eventuelle Reisebeschränkungen spielen dann keine Rolle mehr. Aufwendige zeit- und ressourcenraubende Anreisen der Kongressbesucher und Referenten sind so nicht mehr zwingend erforderlich.

Auszeichnung für nachhaltiges Gesamtkonzept

Jährlich vergibt der ADAC den Tourismuspreis Bayern. Im Jahr 2019 erhielt die RTG den Preis für ihr „ganzheitliches Nachhaltigkeitskonzept der MICE-Destination Regensburg“. Seit 2013 arbeitet die RTG im Veranstaltungsmanagement mit dem Konzept „Tradition goes GREEN future“, bei dem Veranstalter auf die Vorteile ressourcenschonender Veranstaltungen hingewiesen werden. Der Regensburger Weg der Nachhaltigkeit im Veranstaltungsmanagement wurde von den Regensburg-Touristikern zusammen mit den Green Guides des Kompetenz-Netzwerks Mygreenmeeting – speziell mit Blick auf das UNESCO-Welterbe – ausgearbeitet. In verschiedenen Teilbereichen können Veranstaltungsplaner auf freiwilliger Basis Nachhaltigkeitsinitiativen ergreifen und mithilfe der Green Score Card zusammen mit der RTG bewerten und messen. Auf diese Weise sollen auch durch Nutzung historischer Gebäude für Veranstaltungen den Gästen Kultur, Geschichte sowie Traditionen nähergebracht und ein verantwortungsvoller Umgang mit den historischen Räumlichkeiten, die zum UNESCO-Welterbe gehören, vermittelt werden.

Aufgrund der Coronapandemie hat der ADAC in Bayern in Kooperation mit der Bayern Tourismus Marketing GmbH in diesem Jahr den Sonderpreis Re-Start 2021 vergeben, für den die RTG wegen ihrer Strategie für „Dezentrale hybride Events als Chance in der Krise“ nominiert wurde.

Kontrastreich tagen in Bremen

Das kleinste Bundesland Deutschlands, Bremen, präsentiert sich als vielseitiger Standort für die Meeting- und Event-Branche. Gemeinsam mit Bremerhaven vereint sich an der Weser eine kontrastreiche Tagungs- und Kongresslandschaft, etwa Tagen im Grünen, mitten in der Stadt. Als Ansprechpartner steht Veranstaltenden das Convention Bureau der Wirtschaftsförderung Bremen GmbH (WFB) als erfahrener Partner bei Planung, Organisation und Durchführung von Tagungen, Kongressen oder Firmenevents zur Verfügung. Das Bremen Convention Bureau blickt inzwischen auf eine über 15-jährige Veranstaltungserfahrung zurück. Mit jährlich rund 40 Millionen Besuchern und 1,4 Millionen Hotelübernachtungen sichert sich Bremen einen Platz unter den Top 10 der beliebtesten Städtedestinationen Deutschlands. Zu den Vorteilen gehören die kurzen Wege: Bremen ist eine Großstadt mit einem internationalen Flughafen, der etwa zehn Minuten vom Zentrum entfernt liegt. Viele touristische Attraktionen liegen zentral in der Innenstadt. Auch Kongressplaner werden dort fündig: Das Bremer Messe und Congress Centrum befindet sich mitten im Stadtzentrum, direkt am Bremer Hauptbahnhof. Die Hallen des Kongresszentrums bieten eine Ausstellungsfläche von insgesamt knapp 30.000 Quadratmetern, zusätzlich gibt es ein großes Freigelände. Technisch ist das Zentrum gut gerüstet: Alle Räumlichkeiten verfügen über abgesichertes WLAN und strukturierte Verkabelung für zentrale Vortragseinspielungen in alle Räume und Hallen – notwendige Voraussetzungen für hybride Veranstaltungen. Je nach Bedarf kann Audio- und Videotechnik aus dem Bestand des Zentrums oder über lokale Dienstleister genutzt werden. Die unterschiedlichen Potenziale von Messe auf der einen und Congress Centrum auf der anderen Seite lassen sich auch gemeinsam nutzen: So können Ausstellungsflächen in die Kongressbereiche inte-griert werden, beispielsweise lässt sich das Congress Centrum gemeinsam mit Halle 4.1 oder mit Halle 4.0 nutzen. Bis zu 21 Räume und Hallen bieten so zahlreiche Variationsmöglichkeiten. Effektiv ist die einfache, ebenerdige Belieferung der Hallen für Aussteller, Veranstalter und Dienstleister. Rund 2.500 Parkplätze stehen vor den Hallen und weitere 350 Plätze im Messe-Parkhaus zur Verfügung. Gäste von Präsenzveranstaltungen können in den rund 100 Hotels mit mehr als 10.000 Hotelbetten Unterkunft finden, von denen sich über die Hälfte in Fußwegnähe zum Messe- und Congress Centrum befinden.

Grün tagen in der Botanika

Buchstäblich grün tagen lässt sich in der botanika – Bremens großer Entdeckerwelt. Das grüne Science Center eröffnete 2003 inmitten des Bremer Rhododendron-Parks. In drei großen, naturnah gestalteten Gewächshauswelten zeigt die Einrichtung eine große Vielfalt tropischer und subtropischer Rhododendren und ihrer Begleitflora. Gemeinsam mit dem umliegenden Rhododendron-Park zeigt die botanika mit nahezu 600 Wildarten und 3.000 Züchtungen die zweitgrößte Rhododendron-Sammlung weltweit – nur die Sammlung Königin Elisabeths von England ist noch umfangreicher. In der gesamten botanika stehen Kongressplanenden Räumlichkeiten zur Verfügung, die sich für viele unterschiedliche Veranstaltungen eignen. Vom Japanischen Garten über das Seminarzentrum bis hin zum Himalaya-Gewächshaus können Tagungen, Präsentationen oder Feiern in der außergewöhnlichen Atmosphäre und mit moderner technischer Ausstattung durchgeführt werden. Für Workshops, Tagungen und Vorträge eignen sich die individuell ausgestatteten Räume im architektonisch reizvollen Seminarzentrum. Zur Ausstattung gehören unter anderem Beamer, Funkmikrofone und Headset, Whiteboard, Flipchart und Scheinwerfer. Das Foyer bietet als Glashaus viel Tageslicht und Raum für Bankette mit langer Tafel oder Rundtischen oder kann als bestuhlter Theatersaal genutzt werden. Mit der vier Meter hoch gelegenen Event-Galerie steht eine weitere außergewöhnliche Veranstaltungsfläche in der botanika zur Verfügung. Sie bietet einen Blick auf eine dem Himalaya nachempfundene Gebirgslandschaft und die darunterliegende Pflanzenpracht mit ihrer Vielfalt an Düften und Farben. Ein echter Wasserfall und viele Original-Exponate asiatischer Kulturen tragen zu einer authentischen Atmosphäre bei. Bei Bedarf kann auch das gesamte Himalaya-Gewächshaus genutzt werden. Ruhe und Harmonie findet sich im Japanischen Garten mit Koi-Teich. Das Team des Hauses unterstützt Veranstaltende bei der Umsetzung von Events. Auf Wunsch kann zudem das Personal des hauseigenen Restaurants Bloom für Catering und Service sorgen.

Urban, kompakt, zentral: Baden-Baden

Ähnlich wie das Hamburger HCB ist auch das Team des Convention Bureaus Baden-Baden auf dem Virtual Market Place des vom GCB initiierten Virtual Venues anzutreffen. An einem eigenen virtuellen Messestand steht es für Chats oder Termingespräche bis zum 30. September zur Verfügung. Im Juni berichtete der „Rasende Reporter“ des German Convention Bureaus im Rahmen der Sommer-Kampagne des GCB, zu der auch die Virtual Venue gehört, live auf Instagram und Twitter über Veranstaltungshäuser in Baden-Baden. Auf der Website des Bureaus können die Beiträge unter der Überschrift „Destinations in Motion“ eingesehen werden. Ansprechpartner vor Ort in allen Belangen des Tagungs- und Kongressgeschäfts, bei Firmenevents und Incentives ist das Convention Bureau Baden-Baden. Das Team steht Veranstaltenden von der Planung über die Organisation bis zur Durchführung zur Seite, inklusive beim Event-Management vor Ort. Mit Kontakten zu lokalen und regionalen Partnern und Netzwerken hält das Bureau den Aufwand für Veranstaltungsplanende so gering wie möglich mit kostenfreien Serviceleistungen wie umfassende, kompetente und neutrale Beratung, Vakanzabfrage aller benötigten Kapazitäten und Bündelung der Angebote oder Vermittlung geeigneter Veranstaltungsräumlichkeiten.

Das Convention Bureau fasst die Vorteile des Kongressstandorts auf seiner Website kompakt zusammen: Da ist zum Beispiel das gute Klima des Kurorts in Süddeutschland, genauer gesagt im Schwarzwald – gute Luft, viele Sonnenstunden, Gärten und Parks und nicht zuletzt die kurzen Wege innerhalb der Stadt, die Kurhaus, Casino und die berühmten Bäder verbinden, zählen zu den Vorteilen des Tagungsorts. Mitten in der Innenstadt finden sich das Kongresshaus Baden-Baden sowie das Kurhaus. Das Kongresshaus umfasst rund 4.500 Quadratmeter Gesamtfläche. Veranstaltenden stehen vier große Konferenz- sowie 13 Sitzungsräume zur Verfügung. Darüber hinaus können gut 2.700 Quadratmeter Ausstellungsfläche genutzt werden. Das historische Zentrum der Stadt ist das Kurhaus: Das Wahrzeichen der Stadt bietet acht Räumlichkeiten in historischem Ambiente für Seminare, Tagungen, Kongresse und Ausstellungen. Ein hauseigenes Team kümmert sich um Organisation und bietet moderne Tagungstechnik von Netzwerktechnik über Beleuchtung bis hin zur Videoausstattung. Der Bénazetsaal als Herzstück im Kurhaus wurde im Jahr 2011 komplett und präsentiert sich mit einem 13,5 Meter hohen Tonnengewölbe, einer variablen Vollbühne, individueller Bestuhlbarkeit und einem ausgeklügelten Beleuchtungskonzept. Die variable Bühne bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Für Tagungen mit Projektionstechnik bietet sich die Vorbühne mit dem Bühnenportal und Einbau- beziehungsweise Portalleinwand. Bei aufwendigerer Bühnenausstattung oder einer Rückprojektion kann die Bühne deutlich vertieft werden. Digitale Tontechnik und hochwertige Beschallungsanlage, von einem Pult steuerbare Lichttechnik sowie ein voll digitales Videonetzwerk vervollständigen das Angebot. Von der Dachterrasse der Bel Etage haben Tagungsgäste einen Blick über die gesamte Stadt und der Kurgarten ist etablierter Treffpunkt der Stadt bei vielfältigen Veranstaltungen – von den Baden-Badener Sommernächten, dem SWR3 New Pop Festival bis hin zum Baden-Badener Christkindelsmarkt. Über zahlreiche weitere Meeting- und Kongresshäuser sowie über die rund 130 Hotels in der Kurstadt informiert das Convention Bureau Baden-Baden.

Düsseldorf: Zentrum der Metropolregion Rhein-Ruhr

Rund zwölf Millionen Menschen leben in der Metropolregion Rhein-Ruhr. Die Landeshauptstadt Nordrhein-Westfalens liegt im Zentrum dieses Ballungsgebiets und ist damit ein Kongressstandort in einem wirtschaftlich starken Raum. Von Düsseldorf aus operieren erfolgreiche Großkonzerne oder Hightech-Start-ups. Charakteristisch und prägend sind auch Architektur und Kultur in der rheinischen Metropole: Bauten von Daniel Libeskind, Sir Norman Foster und Frank Gehry prägen das Stadtbild. Hinzu kommen hochkarätigste Museen und Galerien sowie eine lebendige Musikszene, die Bands wie die Toten Hosen oder Kraftwerk hervorgebracht hat. Die größte japanische Gemeinde Deutschlands feiert dort – wenn es die Umstände erlauben – jährlich seit 2002 den Japan-Tag, ein deutsch-japanisches Begegnungsfest, das am Düsseldorfer Rheinufer regelmäßig mehr als eine halbe Million Besucher anzieht und traditionell mit einem spektakulären Themen-Feuerwerk endet. Die zentrale Lage macht die Landeshauptstadt auch zu einem Verkehrsknotenpunkt: So finden sich in Düsseldorf mehrere Rheinhäfen. Der Flughafen gilt als interkontinentales Drehkreuz Nordrhein-Westfalens. Als Bildungs- und Wissenschaftsstandort beherbergt die Stadt über 20 Hochschulen, darunter die renommierte Kunstakademie Düsseldorf und die Heinrich-Heine-Universität.

Veranstaltende finden beim Team von Düsseldorf Convention Ansprechpartner bei Planung und Organisation eines Events in der Landeshauptstadt. Kostenfrei hilft Düsseldorf Convention, Kontakte zu mehr als 100 lokalen Partnern wie Locations, Hotels und Dienstleistern herzustellen. Als ein hervorstehendes Merkmal der Metropole stellt das Convention Bureau die gute MICE-Infrastruktur der Stadt heraus: In weniger als einer Viertelstunde sollen Transfers vom Flughafen zu Hotels in der Innenstadt oder von der Messe zum Hauptbahnhof möglich sein. Die Stadt zählt über 29.000 Betten in 230 Hotels, darunter eine ganze Reihe neuer Boutiquehotels mit ausgefallenen Konzepten.

Messe und Congress Center Düsseldorf

Die Messe Düsseldorf bietet Veranstaltenden ein Messegelände mit über 300.000 Quadratmetern Ausstellungsfläche in 18 ebenerdigen Hallen. Internationale Kunden finden in der Abteilung Partner und Gastveranstaltungen erfahrene Unterstützung bei der Umsetzung ihrer Messeideen. Durch Kooperation mit starken Partnern vor Ort und einem internationalen Netzwerk transportiert die Messe Düsseldorf Gastveranstaltungen auf Wunsch auch in die Stadt oder in bis zu 140 Länder weltweit. Im Herbst 2019 eröffnete die neue Messehalle 1. Damit stehen weitere 12.000 Quadratmeter und sechs weitere Räume zur Verfügung. Ein 170 Meter langes Vordach inklusive LED-Beleuchtung sowie ein über 2.000 Quadratmeter komplett verglastes Foyer erweitern die Möglichkeiten für Veranstaltungsplanende ebenfalls. Die multifunktionale Merkur Spiel-Arena, ebenfalls Teil des Messegeländes, bietet unter Nicht-Corona-Bedingungen Platz für über 66.500 Gäste – je nach Wetterlage auch bei geschlossenem Dach. In direkter Verbindung zum Messegelände steht das Congress Center Düsseldorf (CCH). Der Vorteil: Durch die direkte Anbindung können Veranstaltungen auf die über 300.000 Quadratmeter des Messegeländes erweitert werden. Somit sind individuell vielfältige abgestimmte Kombinationen denkbar: internationale Kongresse, Ausstellungen, Conventions, Firmenevents, Community-Events oder TV-Produktionen. Naturverbundenheit zeigt das CCD durch das Green-Globe-Siegel, eine Zertifizierung für Nachhaltigkeit in der Reise- und Tourismusindustrie.

Kongress- und Messestandort Köln

In einer folkloristisch geprägten augenzwinkernden Rivalität bildet die rheinische Metropole Köln eine Art Gegenstück zu Düsseldorf. Während sich das größere und mit über einer Million Einwohnern bevölkerungsreichere Köln aus einer römischen Kolonie und späteren Freien Reichsstadt entwickelte, ist die aus der kleinen mittelalterlichen Ansiedlung entstandene, neuzeitliche Residenzstadt Düsseldorf heute die Hauptstadt des Landes Nordrhein-Westfalen. Trotz aller – meist humoristisch – hervorgehobenen Unterschiede haben beide Metropolen gemeinsam, bedeutende Kongress- und Messestandort in der deutschen MICE-Landschaft zu sein. Auch Köln gilt als Verkehrsknotenpunkt mit großem Schienenpersonenfernverkehr von drei Fernbahnhöfen sowie dem Bahnhof Eifeltor, der zu den größten Containerumschlagbahnhöfen Europas gehört. Ergänzt wird die Infrastruktur der Hansestadt durch vier Binnenhäfen und den Flughafen Köln/Bonn. Zahlreiche Fernseh- und Rundfunksender, darunter RTL und der Westdeutsche Rundfunk, sowie Filmstudios, Musikproduzenten, Verlagshäuser und andere Medienunternehmen kennzeichnen die rheinische Hochburg als Medienstandort. Als Sitz der Universität zu Köln mit etwa 51.000 Studierenden sowie der Technischen Hochschule Köln mit weiteren rund 27.000 Studierenden und zahlreichen weiteren Hochschulen ist die Stadt der größte Bildungs- und Forschungsstandort in Westdeutschland.

Bei Fragen rund um das Thema Veranstaltungen und Kongresse in Köln ist das Cologne Convention Bureau (CCB) der erste Ansprechpartner. Integriert in die KölnTourismus GmbH bietet das CCB als städtischer Ansprechpartner kostenlose und individuelle Informationen zur Planung von Veranstaltungen und Kongressen in Köln. Als helfende Hand zwischen den Initiatoren des Events und den Akteuren der Kölner Veranstaltungsbranche vermittelt das Team Dienstleister aus den Bereichen Location, Veranstaltungstechnik, Unterhaltung oder auch komplette Eventmanagement-Pakete.

Koelnmesse und Koelncongress

Die Messehallen der Koelnmesse liegen zentral in der Kölner City. Die Hallen umfassen eine Fläche von rund 284.000 Quadratmetern in elf zusammenhängenden Messehallen. Hinzu kommen rund 100.000 Quadratmeter Freifläche. Die Koelnmesse ist, gemessen an ihrer Ausstellungsfläche, die drittgrößte Messe in Deutschland und unter den Top Ten weltweit. Rund 80 Messen, Ausstellungen, Gastveranstaltungen und Special Events im In- und Ausland veranstaltet die Messegesellschaft. Für mehr als 25 Branchen stellen diese Veranstaltungen die Weltleitmessen dar. Hinzu kommen rund 2.000 Kongresse im Jahr, die durch die Marke koelncongress repräsentiert werden. Als Folge der Coronapandemie setzt die Koelnmesse auf neue und vor allem zukunftsfähige Strategien. Neue Geschäftsmodelle und Digitalisierung sollen Digital- und Präsenzveranstaltungen vereinen. Physische Messestände werden dabei im digitalen Raum einem breiten Publikum zugänglich. Das eigens entwickelte Sicherheitskonzept #B-SAFE4business soll darüber hinaus sicherstellen, dass Messen auch in Zeiten der Pandemie möglich bleiben. Die neuen Tools eSlot und eGuard helfen bei Navigation, Buchungssystem und digitaler Verkehrsleitung.

Direkt auf dem Messegelände befindet sich das Congress-Centrum Koelnmesse mit mehr als 40 Veranstaltungsräumen in den drei Bereichen Congress-Centrum Nord, Congress-Centrum Ost und der großen Eventhalle 9. Hochmoderne Veranstaltungstechnik in einem historischen Bau bietet Koelncongress im Gürzenich Köln an: Das imposante Gebäude im Herzen der Altstadt wurde 1447 erbaut. Heute dient es als repräsentatives Veranstaltungszentrum für nationale und internationale Kongresse, Tagungen und Gesellschaftsveranstaltungen. Das Gürzenich bietet sechs verschieden große Säle und Tagungsräume sowie zwei weitläufige Foyers. (BL)