Fachinformationen
für die Veranstaltungsplanung

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Bereit für den Neustart: Innovativ tagen in NRW

Die Tagungsbranche in Nordrhein-Westfalen scharrt mit den Hufen. Langer Lockdown und sinkende Einnahmen zwingen Anbieter zu neuen Strategien für einen Neustart. Mit innovativen Online-Angeboten, dem Ausbau hybrider Veranstaltungsformate und von New-Work-Ansätzen wie Co-Working-Spaces zeigt die MICE-Branche in NRW, dass sie trotz Coronapandemie nicht in Lethargie verharrt hat, sondern bereit ist.

(C) Verbändereport Ausgabe 3, Juni/Juli 2021

 

Bereit für den Neustart  Innovativ tagen in NRW

 

Das bevölkerungsreichste Bundesland der Republik bietet ein großes Angebot an Tagungsstätten – übersichtlich dargestellt: Mit einem Venue Finder macht Tourismus NRW, der touristische Dachverband für Nordrhein-Westfalen, Veranstaltern die Suche nach einer Location leicht. Auf einer eigens eingerichteten responsiven Website lässt sich mithilfe von Suchfiltern nach Orten, Regionen, möglichen Rahmenprogrammen oder nach Art der Veranstaltungsstätten der bestmögliche Ort für ein Event recherchieren. Die Palette reicht von Kongresscentern und Tagungshotels in Metropolen wie der Landeshauptstadt Düsseldorf oder Köln bis hin zu außergewöhnlichen Eventlocations im Grünen oder auf einem Schiff. Der Venue Finder liefert einen schnellen Überblick über die wichtigsten Daten wie Kapazitäten, Räumlichkeiten, Ausstattung, Lage und Entfernung zu Verkehrsanbindungen sowie wichtigen Locations wie Messestandorten in Form von anschaulichen Tabellen. Nach einem Klick auf die entsprechende Location öffnet sich eine Seite mit präziseren Informationen. Dort können sich Veranstalter mithilfe von Bildergalerien und Videos einen Überblick über das Angebot vor Ort verschaffen. Kontaktdaten führen direkt zum Leistungsträger – somit entstehen keine zusätzlichen Kosten durch die Vermittlung. Schließlich kann über Links die Reiseroute mit Google Maps geplant oder eine Reiseauskunft der Deutschen Bahn aufgerufen werden.

Historische Stadthalle Wuppertal

Unter dem Suchfilter für besondere Locations findet sich unter anderem die Historische Stadthalle Wuppertal, die im Jahr 1900 auf Initiative von Bürgern und Unternehmern der Stadt errichtet wurde. Die Bildergalerie im Venue Finder zeugt von den zehn prachtvollen, mit Stuck und Deckenmalereien verzierten Sälen auf über 3.000 Quadratmetern Tagungsfläche. Nach einer umfangreichen Restaurierung konnte sich das Haus in den vergangenen 25 Jahren als zukunftsorientierte, überregional bekannte und mehrfach ausgezeichnete Tagungs- und Eventlocation etablieren. Durch das komplett befahrbare Erdgeschoss sind aufwendige Automobil- und Produktpräsentationen möglich. Das Angebot reicht von Messen über Konzerte bis hin zu Film-, Fernseh- und Musik-Produktionen. Die audiovisuelle Ausstattung erlaubt auch Streaming- und Hybrid-Events mit Liveübertragungen via Internet aus allen Sälen. Auf diese Weise kann das Team des Hauses auch sichere Veranstaltungen unter Corona-Bedingungen ermöglichen. So können Gäste auf mehrere Säle verteilt tagen, in die Vorträge aus anderen Sälen übertragen werden. Gestaffelt in sechs digitale Eventpakete, abhängig von Saal und Online-Teilnehmerzahl, können Veranstalter das für sie passende Format wählen. In allen Paketen enthalten ist Video- und Ton-Ausstattung mit Regie. Die Gestaltungsmöglichkeiten der Livestreams sind dabei vielfältig. Die Palette reicht von interaktiver Kommunikation zwischen Referenten und Zuschauern bis hin zu Präsentationen oder Vorträgen. Module wie Chatfunktionen und Einbindung von Konferenzprogrammen ermöglichen die Interaktion und den Informationsaustausch zwischen allen Teilnehmern. Möglich ist auch die Einrichtung passwortgeschützter Bereiche oder die Aufzeichnung eines Events. Um den nicht vor Ort anwesenden Gästen die Teilnahme angenehmer zu gestalten, bietet das Haus pausenfüllende Showacts oder eine virtuelle Führung durch das Gebäude mit einer angeschlossenen Ausstellung an. Der hauseigene Caterer Culinaria kann die zugeschalteten Gäste darüber hinaus mit einem gemeinsamen Snackpaket für die Kaffeepause versorgen.

Tagen auf dem Rhein mit der KD Köln-Düsseldorfer

Flexibel sind die Möglichkeiten der KD Köln-Düsseldorfer Deutsche Rheinschiffahrt GmbH. Die vielseitige Flotte bietet Tagungen im großen oder kleinen Rahmen an, im modernen oder nostalgischen Ambiente. Mit einer Flotte von 13 Schiffen ist die KD Marktführer für Vergnügungs- und Linienfahrten auf den Flüssen Rhein, Main und Mosel. Traditionelle Ausflugsziele sind die Attraktionen des Mittelrheins oder spezielle Veranstaltungen wie Rhein in Flammen. Die Schiffe der Köln-Düsseldorfer verfügen über vielfältige Präsentationsflächen, Konferenzräume sowie kleinere Locations. Die großen Eventschiffe und schwimmenden Hotels bieten sich an für Marken-Events und Incentives auf dem Wasser. Multifunktionale Räume mit moderner Veranstaltungstechnik sowie variable Flächenkonzepte machen Tagungen mit bis zu 60 Personen möglich. Für Sicherheit in Pandemie-Zeiten sorgt ein mit den aktuellen Bestimmungen abgestimmtes Sicherheits- und Hygienekonzept. Abhängig von der erwarteten Gästeanzahl empfiehlt das Team der Köln-Düsseldorfer das passende Schiff und organisiert einen coronakonformen Rahmen für die jeweilige Veranstaltung. Alle Eventschiffe sowie weitere Schiffe der Flotte sind mit modernen raumlufttechnischen Anlagen ausgestattet, die für Frischluft sorgen. Sollte eine Charterfahrt aufgrund neuer Verordnungen des Landes nicht stattfinden dürfen, gewährt die Schiffahrtsgesellschaft die Möglichkeit einer kostenfreien Stornierung oder Verschiebung des Events.

Zuwachs bekommt die Flotte der Eventschiffe in diesem Jahr durch die MS RheinGalaxie. Das neue Schiff der KD wird als neue Eventlocation vornehmlich in Düsseldorf und Köln seine Runden über den Rhein drehen.

Koelnmesse – bereit für den „Re-Start“

Mit scharrenden Hufen wartet die Koelnmesse auf den Neustart von Veranstaltungen. Wie die gesamte Branche ist auch der Messestandort Köln durch die Coronapandemie schwer gebeutelt. Zahlreiche Absagen von Veranstaltungen führten zu großen Umsatzeinbußen, wie die Koelnmesse GmbH in ihrem Geschäftsbericht für das Jahr 2020 mitteilte. Für die Gesellschaft Grund genug, die bisherigen Strategien zu überdenken und sich auf den Messemarkt der Zukunft vorzubereiten. „Die Krise treibt uns an“, sagt Gerald Böse, Vorsitzender der Geschäftsführung der Koelnmesse, auf der Jahrespressekonferenz der Gesellschaft im Mai. „Sie hat unsere Kreativität befeuert, uns zu neuen Ideen motiviert und digitale Entwicklungen beschleunigt. Aber sie führt uns auch an unsere finanziellen Grenzen.“ Geschäftsführer Herbert Marner präzisiert: „Unser überdurchschnittlich hohes Eigenkapital von mehr als 250 Millionen Euro wurde von Beginn 2020 bis zum Jahresende fast zur Hälfte aufgebraucht. Es reicht aber aus, um auch die bisher bekannten und eventuell weitere Ausfälle in 2021 zu tragen. Die Liquidität ist bis auf Weiteres gesichert.“

Koelnmesse erfindet sich neu

Eine mögliche Entlastung könnte der sehnlich erwartete Neustart von Veranstaltungen in den kommenden Wochen sein. Böse äußert sich zuversichtlich: „Wir sehen Licht am Horizont. Die Entscheidung der NRW-Landesregierung, Messen bei nachhaltig niedriger Inzidenz wieder zuzulassen, ist ein Schritt in die richtige Richtung, der unseren Herbstmessen ein Stück weit Planungssicherheit bietet. Anhand der aktuellen Coronaschutzverordnung mit Vorgaben von sieben Quadratmetern Ausstellungsfläche pro Person können wir unsere Vorbereitungen fortsetzen. Die Politik hat uns wieder auf dem Schirm.“ Doch der Neustart allein reicht der Betreibergesellschaft nicht. Eine neue und vor allem zukunftsfähige Strategie muss her. Oliver Frese, in der Geschäftsführung als Chief Operating Officer für die Portfolioentwicklung der Koelnmesse verantwortlich, beschreibt das so: „Wir haben die Chance genutzt und bringen neue Geschäftsmodelle und Digitalisierung nach vorne, denn hybride Events vereinen Begegnung und digitale Reichweite. Der physische Messestand wird auf der digitalen Event-Plattform zum Showroom und die Präsentation von Inhalten – seien sie vorproduziert oder live – werden zum Livestream. So wachsen digital und physisch zusammen. Auf unseren Ganzjahresplattformen werden wir künftig mit Premium-Inhalten wie Messe-Content oder Webinaren im Abo unseren Branchen neue Reichweiten ermöglichen.“ Auch dafür ist die Koelnmesse startbereit. Sie hat im Verlauf der Pandemie digitale Messekonzepte und Geschäftsmodelle generiert und umgesetzt, hybride Formate und Ganzjahreskonzepte entwickelt. Das eigens entwickelte Sicherheitskonzept #B-SAFE4business stellt sicher, dass Messen auch in Zeiten der Pandemie möglich sind. „Seit März des vergangenen Jahres hat auf dem Messegelände keine eigene physische Veranstaltung mehr stattgefunden. Der Fokus liegt aktuell – aber nicht mehr lange – auf rein digitalen Veranstaltungen: Die h+h cologne @home war ein großer Erfolg für die Branche. Die interzum@home hatte über 10.000 Teilnehmer aus 132 Ländern. Die gamescom wird 2021 schon zum zweiten Mal rein digital stattfinden und auf den guten Erfahrungen des vergangenen Jahres aufbauen“, erläutert Frese.

Mit eSlot und eGuard stellt die Koelnmesse seit 2020 neue Tools für den Re-Start ihres Messebetriebs bereit. eSlot basiert auf drei Bausteinen: Navigations-App, Buchungssystem und digitale Verkehrsleitung. Mithilfe dieses Tools können die gesamten Logistikverkehre der Koelnmesse im Vorfeld registriert und Zeitfenster für das Gelände gebucht werden. Die An- und Abfahrt regelt die staureduzierende App NUNAV Navigation. Diese steht kostenfrei allen Kunden bereit, so dass alle Verkehre miteinander vernetzt sind. Digitale Schilder unterstützen die Verkehrslenkung im Messeumfeld. Dieses Tool revolutioniert die logistischen Abläufe enorm: Rund 48.000 Lkw versorgen in Nicht-Corona-Zeiten die Aussteller mit ihren Standbau- und Ausstellungsgütern über hochfrequentierte Verkehrswege im Messeumfeld. Bis zu 16.000 Pkw fahren täglich die Koelnmesse an und suchen hier einen Parkplatz.

Auf der rund 400.000 Quadratmeter umfassenden Hallen- und Außenfläche bewegen sich in normalen Jahren rund 1,8 Millionen Besucher. Mithilfe der für Gäste obligatorischen App eGuard wird auf dem Gelände anonym der Standort ermittelt. Bewegungsströme, Besucherfrequenzen und Verweildauern werden in der App angezeigt. Rot steht für hohe, Grün für niedrige Auslastung. Zusammen gewährleisten die neuen Tools und Services einerseits professionelle Sicherheit für Begegnung und Business, andererseits die bestmögliche Erreichbarkeit des innerstädtischen Messegeländes.

Investitionen in Koelnmesse 3.0

Mit Unterstützung der Gesellschafter wird das Investitionsprogramm Koelnmesse 3.0 weiter vorangetrieben. So will die Gesellschaft am geplanten Eröffnungstermin 2024 für das geplante Kongresszentrum Confex festhalten. Durch das neue Zentrum erhöht die Koelnmesse ihre Kongresskapazität um weitere 5.500 Teilnehmer. „Das Confex wird ab 2024 Events, Kongresse und Messen neuen Zuschnitts nach Köln bringen, die der Standort bisher nicht bedienen konnte“, erläutert Böse. Insgesamt, so der Vorsitzende, sei die Koelnmesse 3.0 aber repriorisiert worden und auf einen längeren Zeitraum bis 2034 gestreckt.

Co-working auf dem Land oder in der Stadt

Neue Möglichkeiten des Netzwerkens und nicht zuletzt große Flexibilität bietet die noch recht junge Arbeitsform des Coworkings. Zahlreiche Co-Working-Spaces sind in den vergangenen Jahren entstanden und bieten – meist befristet auf Tage oder Wochen – die Vorteile von eigenen, voll ausgestatteten Büro-Arbeitsplätzen in direkter Anbindung an Meeting- und Konferenzräume unterschiedlicher Größenordnungen. Die Fluktuation der Nutzer in einem Co-Working-Space macht dabei die Begegnung und vor allem Kommunikation mit Vertretern anderer Branchen möglich – auf diese Weise können neue Synergien und Netzwerke entstehen. Netzwerk-Veranstaltungen wie gemeinsame Frühstücke oder Stammtische gehören aus diesem Grund oft zum Angebot der Anbieter dieser Co-Working-Spaces. Mit einer Art Nachbarschaftshilfe können die Nutzer vom Wissen und von der Erfahrung Gleichgesinnter profitieren, wenn etwa der Social-Media-Experte vom benachbarten Schreibtisch Tipps für den Netz-Auftritt geben kann, während der freischaffende Redakteur im Gegenzug beim Erstellen publizistischer Texte hilft.

Co-Working-Spaces gibt es sowohl in belebten Metropolen wie Köln und Düsseldorf, aber durchaus auch im ländlichen Raum, wo sie im Rahmen der Gemeinsamen Agrarpolitik der Europäischen Union im Rahmen des Maßnahmenprogramms LEADER Fördergelder beantragen können – zur Unterstützung des ländlichen Raums. Auf diese Weise unterstützt die EU unter anderem strukturschwache Regionen, in denen New-Work-Konzepte wie Co-Working neue Impulse zur Stärkung der regionalen Wirtschaft geben können. So ist im Obergeschoss der Alten Schule in Godelheim im Kreis Höxter mithilfe einer Förderung von rund 40.000 Euro durch das Programm LEADER ein solcher Co-Working-Space entstanden. Im ehemaligen Klassenraum der Schule bietet die ehrenamtliche Initiative Coworking Alte Schule Godelheim acht Büro-Arbeitsplätze inklusive Beamer, Drucker und Küche an. Zusätzlich steht ein Seminarraum zur Verfügung. Zugang zum örtlichen Bahnhof, Parkmöglichkeiten und auch ein Spielplatz ergänzen die Infrastruktur.

Kinderbetreuung inklusive in Köln

Gleich zwei Co-Working-Spaces bietet Cowoki im Kölner Stadtteil Sülz sowie in der Altstadt im Belgischen Viertel. Das Besondere: Cowoki ist ein Co-Working-Space mit professioneller, durch die Stadt Köln geförderter Kinderbetreuung für Kinder von bis zu drei Jahren an einem Ort. Gründerin und Inhaberin Peggy Wahrlich bedient mit der Einrichtung ihres Co-Working-Spaces einen Bedarf in der Millionenstadt Köln, den sie als selbstständige Requisiteurin und Mutter von zwei Töchtern selbst vermisst hat. In Sülz, das zum Stadtbezirk Köln-Lindenthal im Südwesten Kölns gehört, finden sich die Räume von Cowoki Offices in unmittelbarer Nähe des unter Denkmalschutz stehenden Altbaus Haus Elisabeth und der Kirche zur Heiligen Familie. Neben den Büros stehen sowohl ein variabel ausgestatteter Coaching-Raum für ruhige Gespräche unter vier Augen als zubuchbare Option zur Verfügung als auch ein Meeting- sowie ein Konferenz-Raum mit Platz für 15 bis 20 Personen. Außerdem bietet die Einrichtung einen begrünten Innenhof. Ein büroeigenes Café ist ausgestattet mit einer Tafel für sechs Personen und einer Lounge. Bei Bedarf kann eine Servicekraft dazugebucht werden. Der 25 Quadratmeter umfassende Kreativraum ist durch flexible Möblierung an die jeweiligen Arbeitsanforderungen anpassbar. Direkt am Stadtgarten im Belgischen Viertel liegen die Räume von Cowoki Coworking plus. Neben den Tagesbüros können dort von einem kleinen Videokonferenzraum online Gespräche geführt werden. Konferenzräume gibt es in den Größen Mini, Midi und Maxi für vier bis 20 Personen. Der bis zu 180 Quadratmeter große Mega Event Space umfasst ein Café sowie einen kleinen Balkon.

Co-working-Pioniere in Düsseldorf

Die Gründungsmitglieder der beiden ersten Co-Working-Spaces in Düsseldorf, Garage Bilk und Gewächshaus, entwickeln seit 2017 mit ihrer Erfahrung zusammen das Super7000 auf dem Gelände des Alten Schlachthofs in Düsseldorf-Derendorf. Auf 7.000 Quadratmetern entstehen dort nach und nach Büros, Konferenzräume sowie Eventflächen plus Gastronomie. Herzstück des Super7000 sind über 2.000 Quadratmeter mit mehr als 60 Arbeitsplätzen in den Open Spaces auf zwei verschiedenen Etagen des Vorderhauses. Das Super7000 richtet sich nach eigenen Angaben insbesondere an Food- und Foodtech-Start-ups. Mit Zugang zu einem 3-D-Drucker, 4-k-Displays und HD-Beamern spricht die Einrichtung aber auch andere Zielgruppen an. Die Meetingräume reichen für Konferenzen ab zwei bis hin zu 20 Personen und bieten beispielsweise Kunstrasen statt Teppich oder Blick auf eine Lamborghini-Werkstatt gegenüber. Neben dem Open Space bietet die Einrichtung separierte Büros in den Größen von zehn bis 30 Quadratmetern. Große Events finden Platz in den über 500 Quadratmetern der Kartoffelhalle. Auf dem großen Hof, zwischen Graffitis und Clubs auf dem Gelände, sind Veranstaltungen für mehr als 200 Personen möglich, auf Wunsch auch mit Full Service. Die namensgebenden 7.000 Quadratmeter des teils offenen Co-Working-Space bieten viele Begegnungsflächen. Unterstützt wird das Co-Working durch ein in Nicht-Corona-Zeiten regelmäßig veranstaltetes Picknick oder durch häufig stattfindende Meet-ups.

Gesund tagen im Kongresszentrum Bad Sassendorf

Bad Sassendorf im Zentrum der Soester Börde am Südrand der Westfälischen Bucht ist ein Gesundheitsstandort. Ende des 19. Jahrhunderts setzte im einst blühenden Salzgewinnungs-Standort „Sassendorp“ der Wandel zum Kurbad ein, wo Salz, Sole und Moor bis heute für moderne Heilanwendungen genutzt werden. Gesundes und modernes Tagen als einer der Schwerpunkte der örtlichen Tagungsangebote liegt also nahe in der sauerländischen Gemeinde. So bietet das Tagungs- und Kongresszentrum Bad Sassendorf mit seinem Programm Gesundes Tagen ein Tagungskonzept, das Elemente der Gesundheitsprävention einbindet und das Wohlbefinden der Teilnehmer steigern kann. Optional können ein entspannendes Vital-Programm oder eine Qigong-Aktivpause dazugebucht werden. Das Zentrum auf dem Gelände des historischen Haullen-Hofs ist ein modernes sowie durch variable Raumkonzepte funktionales Veranstaltungszentrum und bietet Platz für Veranstaltungen bis zu 700 Personen. Die rund 1.500 Quadratmeter Veranstaltungsfläche innen, verteilt auf sieben klimatisierte Konferenzräume, ein taghelles Foyer sowie einen großen Saal mit Bühne, werden durch gut 4.500 Quadratmeter Außenfläche ergänzt. Mit der Kulturscheune, einem Wirtschaftsgebäude des alten Haullen-Hofs, bietet das Kongresszentrum einen weiteren Veranstaltungsort. Die Kulturscheune bietet Platz für rund 200 Personen und beherbergt das Erlebnismuseum Westfälische Salzwelten, das zusammen mit dem großen Hof zusätzliche Möglichkeiten für Innen- und Außen-Veranstaltungen bietet. Technikpartner der Einrichtung versorgen Veranstalter mit moderner Tagungs- und Medientechnik, WLAN in sämtlichen Räumen und einem digitalen Personenleitsystem. Das Kongresszentrum kooperiert außerdem mit Hotels und Pensionen in Bad Sassendorf und unterstützt Veranstalter bei der Zimmerreservierung.

Factory Hotel Münster

Das Factory Hotel in Münster ist eines von weltweit über 200 individuell geführten Häuser der Design Hotels AG. Als zentrales Element des Germania Campus, eines 2009 aus dem Gelände der ehemaligen Germania Brauerei errichteten Stadtteils, entstand das Hotel 2008 in und um die denkmalgeschützten Mauern der alten Brauerei. Die Architektur vereint dabei bewusst Gegensätze: Die freigelegten Klinker und Stahlträger des über 100 Jahre alten Brauereigebäudes stehen im Kontrast zum rohen Sichtbeton – dem Kernelement des Neubaus – und verleihen dem Factory Hotel so seinen besonderen Charakter. Eingebunden in den Campus haben Gäste Zugang zu einer Fitnessanlage mit Wellnessbereich und Schwimmbad, Einkaufsmöglichkeiten und einem vielfältigen Gastronomieangebot. Direkt am See, der das Herzstück des Germania Campus‘ bildet, finden sich mehrere Terrassenplätze. Als Kongresshotel in Münster stellt das Factory Hotel Veranstaltern acht Tagungsräume von 100 bis 200 Quadratmetern Größe zur Verfügung. Für Feiern hoch über den Dächern des Campus steht mit dem Seaside eine Räumlichkeit für Feste und Bankette auf zwei Ebenen zur Verfügung. In der Lower Seaside findet sich die nach eigenen Angaben längste Theke Münsters, die in die Upper Seaside hineinragt. Von dort gibt es einen direkten Zugang zur Dachterrasse, die einen Blick über den Germania Campus und den See ermöglicht. Auch Großveranstaltungen sind im Factory Hotel möglich: Die Eventhalle Cloud beherbergt rund 540 Quadratmeter wandelbaren Raum oberhalb des Sees. Die Halle eignet sich als Konzertsaal, Ausstellungsfläche für Messen, Bankettraum oder Ort für Kongresse.

Mit WLAN in der Schlossruine Hertefeld

Das Schloss Hertefeld in Weeze gehört sicher zu einem der ungewöhnlichsten Hotels am Niederrhein: Nach der Zerstörung 1945 renovierte es die hier seit mehr als 800 Jahren ansässige Inhaberfamilie derer zu Eulenburg und Hertefeld zu – wie sie selbst sagen: „Deutschlands einziger bewohnbaren Schlossruine“. Nach einer schrittweisen Renovierung der Anlage von 1998 bis 2006 stehen Schlossruine, Rentei, Wächterhäuser und Schlosspark Besuchern für Übernachtungen, Veranstaltungen, Trauungen und Konferenzen zur Verfügung. Das Ensemble des Anwesens liegt an den Ufern der Niers am Niederrhein. Es besteht neben der teilweise wiedererrichteten Schlossruine aus einem rund 50.000 Quadratmeter großen Schlosspark mit dem sogenannten Eulenberg, dem früheren Wirtschaftshof und heutigem Tierparkhotel Uhu-Lodge sowie dem Weezer Tierpark mit Streichelzoo inklusive eines kleinen Cafés. Für Tagungen stehen vier unterschiedliche Räume zur Verfügung, darunter auch der 2004 wieder errichtete Schlossturm mit seinen hellen Sälen. Alle Veranstaltungsräume sind mit WLAN ausgestattet und können je nach Bestuhlung für bis zu 100 Personen Platz bieten. Außen sind Veranstaltungen mit 500 Personen oder mehr realisierbar. Auch das Aufstellen großer Zelte im Schlosspark und eine Teilüberdachung der Ruine sind möglich. Das historische Kreuzgewölbe bietet sich für ein festliches Abendessen zum Ausklang eines Events an.

Tagungen & Konferenzen an Außergewöhnlichen Orten

Seit 2006 organisiert die in Bochum ansässige Eventagentur REVIERKÖNIG Veranstaltungen unterschiedlicher Art, die im Selbstverständnis der inhabergeführten Agentur nicht nur auf das Ruhrgebiet beschränkt sein müssen. „Hamburg, München oder Mallorca – das machen wir natürlich auch alles“, erläutert Geschäftsführerin Sandra Caspers. „Das gehört aber eher zu den Ausnahmen: Wir sind schon vorwiegend in NRW tätig und der Name REVIERKÖNIG ist natürlich Programm.“

Tagungen und Konferenzen in einem Schloss, einem ehemaligen Hochofen und anderen Industriedenkmälern, im Konzerthaus oder auch im Freizeitpark und Museum gehören zum Spektrum der Agentur. Jede Location, so ist sich Caspers bewusst, hat dabei ihre eigenen Anforderungen. „Wir bringen die Technik dorthin“, so die Geschäftsführerin. Mit Beginn der Coronapandemie haben sich die Anforderungen an Eventveranstalter noch einmal schlagartig geändert. Der plötzliche Bedarf an digitalen Lösungen war eine Herausforderung, der sich der REVIERKÖNIG erfolgreich stellen konnte. „Das war ja bis vor einem Jahr noch ziemliches Neuland für alle“, erinnert sich Caspers. Die Strategie des REVIERKÖNIGS formuliert sie so: „Es geht letztendlich darum, Content anders zu denken.“ Ein bloßes Abfilmen von Vorträgen komme nicht mehr infrage. Veranstaltungen sollten heute eher wie eine TV-Show geplant und durchgeführt werden, „mit Moderation, mehreren Kameraeinstellungen, Trailern und Bumpern zur Auflockerung“. Dem digitalen Inhalt eine diskussionsfördernde Struktur zu geben, das sei dabei wichtig: „Wie kann man auch eine Pause interessant nutzen? Wie kann man netzwerken? Oder andersherum betrachtet: Warum tun sich viele Veranstaltungen noch schwer im digitalen Bereich?“ Für Caspers ist Dramaturgie und abwechslungsreiche Inszenierung der Schlüssel zu einer gelungenen digitalen Veranstaltung. Das fängt bei der Wahl des Veranstaltungsorts an: „Das kann eine toll beleuchtete Industrielocation sein oder ein Schiff, ein Museum, ein Fernsehturm – etwas, das überrascht!“

Mobilitätskonferenz Metropole Ruhr

Eine solche Inszenierung ist auch für die Mobilitätskonferenz Metropole Ruhr 2021 am 30. September vorgesehen, deren Veranstalter sich auf die Expertise des REVIERKÖNIGs verlässt. Im Fokus der diesjährigen Mobilitätskonferenz steht der Dialog über eine zukunftsfähige und nachhaltige Mobilität in der Metropole Ruhr. Gemeinsam mit Akteuren aus Politik, Verwaltung, Unternehmen und Fachleuten soll unter anderem mithilfe von Best-Practice-Beispielen definiert werden, wie eine zukunftsorientierte und nachhaltige Mobilität in der Metropole Ruhr ausgestaltet werden kann. Unter dem Slogan #moko2021 wollen die Bündnispartner die Bedeutung einer funktionierenden, zukunftsorientierten Mobilität stärker im Bewusstsein der Öffentlichkeit verankern und Modellprojekte für die Mobilitätswende in der Region anstoßen. Die unter der Schirmherrschaft des Landesverkehrsministeriums stehende Konferenz war ursprünglich als analoge Veranstaltung für April 2021 angedacht. Die Umstände zwangen zu einer Verschiebung und Neukonzeption als hybrides Event. Geplant ist nun eine Zusammenkunft von 60 Teilnehmenden vor Ort plus rund 300 online Zugeschalteten. „Die Herausforderung ist, diese Veranstaltung für beide Seiten attraktiv zu gestalten.“ Der REVIERKÖNIG hat daher bei digitalen Veranstaltungen dieser Art beide Zielgruppen im Blick und die geplanten Workshops am Veranstaltungstag nach vorne verlegt. „Wir wollen nicht, dass die Teilnehmer in einer anonymen Masse verschwinden“, so die Geschäftsführerin. Mithilfe von Tools, die eine interaktive Teilnahme ermöglichen, können auch Teilnehmer am heimischen Rechner im virtuellen Raum präsent sein. Dazu arbeitet der REVIERKÖNIG mit Technikpartnern zusammen. Die Experten sorgen dafür, dass die Serverkapazität für die Teilnehmerzahl ausreicht, dass die erforderliche Technik wie Kameras und Mikrofone funktionieren und dass alle Teilnehmenden Zugang zur Streamingplattform bekommen.

Tagungen, Rahmenprogramme, Haus- & Fachmessen  ...

Zur Angebotspalette der Eventagentur gehören Tagungen einschließlich Rahmenprogrammen, Haus- und Fachmessen, Incentives, Corporate Events sowie Marketing- und PR-Events. Als Fullservice-Event-agentur übernimmt der REVIERKÖNIG das Eventmanagement dabei von der Locationauswahl, der Organisation des Caterings über die Auswahl geeigneter Event-Apps bis hin zur Suche nach passenden Tagungs- und Übernachtungsmöglichkeiten. Der Ausbau der digitalen Kompetenzen durch die Anforderungen der Coronapandemie bereitet den REVIERKÖNIG auf die Zukunft vor. Caspers ist sich sicher, dass digitale und hybride Events auch zukünftig eine Rolle spielen werden: „Das Thema ist einfach jetzt da. Hybrid ist eine Bereicherung und man wird das Rad nicht wieder zurückdrehen. Jeder freut sich natürlich auf persönliche Treffen, aber hybride Veranstaltungen erhöhen die Reichweite, sparen Reisekosten und vermeiden Businessverkehr.“ Dafür sieht sich der REVIERKÖNIG gut aufgestellt und in seinem namensgebenden Regionalcharakter keinen Widerspruch zum überregionalen Anspruch der Branche. Im Gegenteil, wie das durch das German Convention Bureau (GCB) veröffentlichte Eventbarometer 2021 bestätigt: Laut Eventbarometer stimmen 61 Prozent der Veranstalter zu, dass das Reiseaufkommen durch angepasste Reiserichtlinien künftig geringer ausfallen wird. Für fast die Hälfte der Veranstalter bedeutet das auch, dass Veranstaltungen künftig regionaler geplant werden.

Gläserne Offenheit im Rhein Sieg Forum

Die Glasfassade des neuen Rhein Sieg Forums, das aus einem Komplex der bereits bestehenden Rhein-Sieg-Halle und eines neu errichteten Erweiterungsbaus hervorgegangen ist, strahlt Offenheit und Zugänglichkeit aus. Viel Licht und Glas war die Vorgabe bei der Erneuerung der Einrichtung, die in ihrer Form und Größe einzigartig in der Region Bonn/Rhein-Sieg ist. Mit einer Gesamtfläche von über 2.500 Quadratmetern ist das Forum das größte Veranstaltungshaus zwischen Köln und Bonn. Siegburg als Standort des Rhein Sieg Forums zeichnet sich dabei schon allein durch seine gute Erreichbarkeit als attraktiver Tagungs- und Kongressstandort aus. So sind die Flughäfen Köln/Bonn und Düsseldorf beide nicht weit entfernt. Einen kurzen Fußmarsch entfernt befindet sich der ICE-Bahnhof Siegburg/Bonn. Darüber hinaus führen gleich mehrere Autobahnen in die Kreisstadt des Rhein-Sieg-Kreises.

2019 begann mit dem ersten Spatenstich der Bau des neuen Kongresshauses an der 2006 eröffneten Halle. Aus über 220 Einzelelementen besteht die mit Sonnenschutz und Wärmedämmung ausgerüstete Dreifachverglasung, die eine Fläche von rund 750 Quadratmetern umfasst. Im Innern der neuen Tagungsräume finden sich mit kunstvollen Keramikensembles an den Wänden Referenzen an die mittelalterliche Keramiktradition der Stadt. Ein flexibles Raumkonzept aus zwei wandelbaren Sälen, einem Bereich mit sechs Konferenzräumen und mehreren Foyerflächen ermöglicht unterschiedliche Kombinationen, die je nach Größe und Art der Veranstaltung angepasst werden können.

Der Kleine Saal bietet durch seine Vielseitigkeit nicht nur Raum für Konferenzen, Tagungen und Kongresse, sondern kann ebenso gut als Schauplatz für Konzerte oder Vorträge dienen. Ermöglicht wird dies durch die Option, den rund 350 Quadratmeter großen Saal komplett zu verdunkeln und um eine Bühne zu ergänzen. In diesem Format kann der dank Glasfassade taghelle Raum bei einer Reihenbestuhlung bis zu 370 Personen fassen. Dank einer mobilen Trennwand lässt sich der Kleine Saal in Kombination mit einer Theke in ein Foyer verwandeln, in dem Gäste des Rhein Sieg Forums empfangen werden können.

Die sechs Konferenzräume des Forums profitieren ebenfalls von der hellen und offenen Architektur des Gebäudes. Genau wie der Kleine Saal können auch sie bei Bedarf verdunkelt werden. Alle Räume sind technisch modern ausgestattet und können je nach Bedarf unterschiedlich bestuhlt werden. Die Kapazität der Konferenzräume reicht bis zu 100 Personen in Reihe. 

Mit Blick auf den Restart des Konferenz- und Tagungsbusiness sieht sich das Rhein Sieg Forum auch für die Durchführung hybrider und virtueller Veranstaltungsformate gut gewappnet. Stabiles Internet für Videokonferenzen oder Streaming, hochwertige professionelle Studiotechnik vom Greenscreen bis zur Kamera sowie Zuspieltechnik für Präsentationssoftware und Videos einschließlich eines Recording-Systems gehören zur technischen Grundausstattung der Einrichtung. Bei Bedarf verwandeln sich der Große und der Kleine Saal in hybride Studios mit Größen von 350 bis zu 1.200 Quadratmetern. Die anliegenden Konferenzräume können für Maske, Catering oder Backoffice genutzt werden.

Bei Planung und Durchführung steht Veranstaltern ein Event-Team mit langjähriger Erfahrung zur Seite, das bei Planung, Inszenierung und Catering hilft. Das Team unterstützt Veranstalter auf Wunsch auch bei der Entwicklung und Durchführung ressourcenschonender und sozialverträglicher Veranstaltungen und informiert auf der Website des Forums über Nachhaltigkeitsstrategien im Eventmanagement. Ebenfalls hat das Team in enger Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsamt Rhein-Sieg ein Corona-Schutzkonzept für das Rhein Sieg Forum erstellt, das Veranstaltungen im Rahmen der jeweils gültigen Coronaschutzverordnung ermöglicht. Dazu gehört neben einer Regelung von Laufwegen und Hygienemaßnahmen auch der Einsatz moderner Lüftungstechnik in den Räumen.