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Hybrid in die Zukunft: Online-Kongresse im Fokus

Nach Berechnungen des AUMA, des Verbands der deutschen Messewirtschaft, auf der Basis einer Ifo-Studie haben Absagen von Messen aufgrund von Coronamaßnahmen bis Mai 2021 in Deutschland zu einem gesamtwirtschaftlichen Verlust von rund 40 Milliarden Euro geführt. Neue digitale Foren und Formate für Veranstalter, Aussteller und Besucher sollen diesen Trend stoppen. Und sie sollen die Branche zukunftssicher machen.

(C) Verbändereport Ausgabe 3, Juni/Juli 2021

 

Hybrid in die Zukunft Online-Kongresse im Fokus

 

Keine Frage – Messegesellschaften waren in jüngster Vergangenheit gezwungen, neue digitale Foren und Formate für ihre Kunden, Aussteller und Besucher sowie die Veranstalter zu entwickeln und zu etablieren. Diese Zeichen hat auch die Messe Stuttgart erkannt: Bereits im vergangenen Juli hat die Messe in der baden-württembergischen Landeshauptstadt für ihre Kunden flexible Studios für den Echtzeit-Austausch im Internet eingerichtet. Dabei profitiert das achtgrößte Messegelände der Bundesrepublik auch von seinen rund 120.000 Quadratmetern Ausstellungsfläche. Denn auch die Messehallen können für hybride Formate gebucht und auf Wunsch mit mobilen Studiolösungen ausgestattet werden, was bereits namhafte Unternehmen aus der Region Stuttgart für Strategie-Updates oder Produktpräsentationen genutzt haben.

Ohne die Möglichkeit von Präsenzveranstaltungen mussten schnell Alternativen gefunden werden, wie Messekunden über neue Produkte und Angebote informieren oder auf welche Art Kongresse tagen und Firmenevents veranstaltet werden können. „Für diese Fälle sind unsere Streaming-Studios die richtige Wahl“, erläutert Stefan Lohnert, Geschäftsführer der Messe Stuttgart. „Wir können, zugeschnitten auf den individuellen Bedarf, Studios in verschiedenen Größen anbieten. Diese eignen sich für Podiumsdiskussionen, Konferenzen, Produktpräsentationen und viele weitere Formate.“

Bildungsmesse Didacta erstmals digital

Aktuelles Beispiel ist die Bildungsmesse Didacta, die kürzlich in Stuttgart zusammen mit dem ideellen Träger, dem Didacta Verband, organisiert wurde. Die Messe in den virtuellen Raum zu übertragen, war eine besondere Herausforderung, denn sie ist weit mehr als eine Produktausstellung. Deutschlands wichtigstes Bildungsevent ist der Treffpunkt für Pädagoginnen und Pädagogen, die sich vor Ort in weit mehr als 1.000 Veranstaltungen informieren, fortbilden und austauschen. Neben der Ausstellung musste also ein umfangreiches und vielfältiges Programm auf die digitalen Bühnen gebracht werden. Mit Erfolg: Rund 23.000 Unique User nahmen an der ersten digitalen Ausgabe der Didacta teil – viele sogar an allen drei Veranstaltungstagen, sodass das Event in Stuttgart insgesamt etwa 46.000 Besuche verzeichnete.

„Wir wollten den Charakter der analogen Veranstaltung unbedingt erhalten“, so Reinhard Koslitz, Hauptgeschäftsführer des Didacta Verbandes. „Damit die Besucherinnen und Besucher nicht nur konsumieren, sondern richtig mitmachen konnten, war uns die Interaktion zwischen allen Beteiligten deshalb besonders wichtig.“ Mit dem Ergebnis ist der Didacta Verband sehr zufrieden: „Die Vorträge und Diskussionen auf unseren Foren wurden gut angenommen. Die Perspektive nach Corona, die wir in den Mittelpunkt des Programms gestellt hatten, regte viele Besucherinnen und Besucher an, über den Chat und die Ask-the-Speaker-Räume mit den Referentinnen und Referenten zu diskutieren und Fragen zu stellen“, freut sich Koslitz. Für die Zukunft erwartet er mehr hybride Formate, auch wenn Präsenzveranstaltungen bald wieder möglich sein sollten. „Wir haben jetzt viele Erfahrungen sammeln können und werden im Dialog mit unseren Mitgliedern und den Messegesellschaften aufarbeiten, welche digitalen Formate die Zukunft der Didacta mitbestimmen werden“, sagt Koslitz. „Wir sind sehr zufrieden mit der ersten virtuellen didacta“, bilanzierte Dr. Theodor Niehaus, Präsident des Didacta Verbandes, im Anschluss an die Veranstaltung. „Dass rund 200 Aussteller und 23.000 Besucherinnen und Besucher dieses Online-Angebot wahrgenommen haben, ist ein großer Erfolg für alle Beteiligten. Die Zahlen zeigen zudem ganz deutlich den hohen Informationsbedarf und den Wunsch nach fachlichem Austausch im Bildungssektor. Die Digitalisierung, beschleunigt durch die Pandemie, verändert die Art, wie wir lehren und lernen und sorgt zugleich für Chancen. Diese neuen Möglichkeiten für Kitas, Schulen und Berufsbildung aufzuzeigen, war unser Ziel, und ich bin zuversichtlich, dass die didacta wichtige Impulse gesetzt hat“, so Niehaus.

Neue Ausrichtung durch Digitalisierung

Für Roland Bleinroth, Geschäftsführer der Messe Stuttgart, wird Digitalisierung auch nach Corona relevant bleiben: „Die Präsenz wird der Nukleus von Messen bleiben, die Inhalte werden jedoch in die virtuelle Welt verlängert. TV-Studios, digitale Produktpräsentationen und Chatrooms werden ein wichtiger Bestandteil dafür sein.“ Ebenso der Einsatz von Online-Medien, Streaming-Angebote oder Live-Übertragungen von Forumsveranstaltungen und Brand-Showrooms. „Die Sessions können im Nachhinein als Videos-on-Demand abgerufen werden, wenn die Kunden dies möchten.“ Künftig würden digitale Ergänzungen benötigt, um eine Art „nachhaltige Präsenz“ zu schaffen und um die Teilnehmerzahlen zu steigern. Ein Modell seien ganzjährige digitale Plattformen, beispielsweise mit Leuchtturmveranstaltungen an verschiedenen Standorten zum Messethema. Der Anspruch einer Messe werde aber weiter die physische Veranstaltung bleiben. Der „Markenkern“ von Messen bestehe im Face-to-Face-Marketing, im fachlichen Austausch und direkten Treffen am Stand, so Bleinroth. „Die persönliche Begegnung und das haptische Erfahren werden nicht durch digitale Kanäle zu ersetzen sein.“

mainzplus DIGITAL organisiert Chirurgenkongress

Der 138. Deutsche Chirurgenkongress (DCK) fand in diesem Jahr erstmals als Online-Veranstaltung statt. Nach der letztjährigen durch die Coronapandemie bedingten Absage des renommierten Kongresses entschloss sich die Deutsche Gesellschaft für Chirurgie (DGCh) unter Beteiligung aller Mitgliedsgesellschaften als Veranstalter, die schwerpunkts- und gebietsübergreifende Tagung mit virtuellen Möglichkeiten in Pandemiezeiten durchzuführen. Die DGCh entschied sich für Mainz als Austragungsort. Dort fand sie in der Mainzer Stadtmarketing-, Tourismus- und Kongressgesellschaft mainzplus CITYMARKETING einen Partner, der gemeinsam mit dem Mainzer Medienunternehmen VRM bereits im April 2020 die Streaming-Plattform mainzplus DIGITAL ins Leben rief, die mit eigenen Studios und Ausrüstung unterschiedliche Veranstaltungsformate online zugänglich machen kann. Mit dem Medien- und Servicepartner wikonect steht mainzplus DIGITAL zudem ein Kongressdienstleister zur Seite, zu dessen Kerngeschäft vor allem medizinische Kongresse gehören. Mithilfe von wikonect konnte das Programm der DCK über vier Tage vom 13. bis 16. April 2021 in vier parallel stattfindenden Sitzungssträngen aus vier komplett ausgestatteten TV-Studios am Standort Mainz übertragen werden. Über 500 Referenten und mehr als 100 interaktive Sitzungen konnten auf diese Weise dezentral von Teilnehmern online verfolgt werden. Interaktive Chatmodule ermöglichten eine Vernetzung von Zuschauern, Referenten und Industriepartnern.
Darüber hinaus standen sämtliche Vorträge im Anschluss an die Veranstaltung on demand zur Verfügung.

Das Programm des DCK startete bereits in der Vorwoche mit einem Prä-Kongress, bei dem sich die Teilnehmer in RapidCommunication-Sessions mit den ePostern zur Orientierung sowie den Abstracts der Sektion Chirurgische Forschung vertraut machten. Der Kongress begann vor Ort im Kurfürstlichen Schloss in Mainz mit einer Präsenzveranstaltung am 12. April mit Mitgliederversammlungen, Preisträgersitzung sowie der Eröffnungsveranstaltung. Ein eigens ausgearbeitetes Hygienekonzept sorgte für einen reibungslosen und sicheren Veranstaltungsablauf im Schloss und in der Rheingoldhalle. Ausreichender Platz an beiden Locations ermöglichte das Einhalten der gebotenen Abstandsregeln für Referenten und Organisatoren. Hauptschauplatz des Kongresses war der Gutenbergsaal in der Rheingoldhalle: Dort fanden dank der flexiblen Raumaufteilungsmöglichkeiten die vier Übertragungsstudios Platz. Dahin konnten sich virtuell die rund 3.000 Kongressteilnehmenden von zu Hause oder vom Arbeitsplatz in der Klinik aus über die entsprechende Konferenzsoftware zuschalten.

Zufriedene Veranstalter und Organisatoren

Am Ende des Kongresses übergab der bis dahin amtierende Präsident der DGCh, Professor Michael Ehrenfeld, sein Amt an seinen Kollegen Professor Hauke Lang von der Universitätsmedizin Mainz. Lang setzt sich bereits seit 2017 als ehrenamtlicher Congress Expert Mainz für den Tagungs- und Kongressstandort in der rheinland-pfälzischen Landeshauptstadt ein. Im Rahmen seiner Tätigkeit als Vorsitzender des lokalen Organisationskomitees des Kongresses der European-African Hepato-Pancreato-Biliary Association (E-AHPBA) führte er im Mai 2017 den gleichnamigen Weltkongress in Mainz durch. Für den DCK 2021 zieht Lang eine positive Bilanz: „Wir hatten eine inspirierende und erfolgreiche Tagung in Mainz und sind begeistert von der Kompetenz der beiden Kongressgesellschaften mainzplus CITYMARKETING und wikonect. Als Teilnehmer und Referent spürte man höchste Professionalität und einen sensiblen Umgang mit der aktuellen Situation rund um die Pandemie. Sowohl die Rheingoldhalle als auch das Kurfürstliche Schloss waren optimale Locations für die Ausstrahlung des diesjährigen virtuellen Kongresses.“ Auch Daniel Metzler, Geschäftsführer der wikonect GmbH, ist zufrieden mit der Zusammenarbeit: „Ein Projekt dieser Größenordnung zu übernehmen und den DCK als rein digitalen Kongress konzeptionell und organisatorisch umzusetzen, war schon eine herausfordernde, aber auch spannende Aufgabe für unser gesamtes Team. Umso mehr freut uns der erfolgreiche Verlauf des längsten Chirurgen-Kongresses aller Zeiten. Wir haben gelernt, dass gewisse Programmelemente auch digital funktionieren. Dies soll für die Folgejahre konzeptionell weiter ausgebaut werden, wenngleich wir uns alle wieder riesig auf das persönliche Wiedersehen freuen.“

August Moderer, Geschäftsführer der mainzplus CITYMARKETING GmbH, sieht das Konzept von mainzplus DIGITAL bestätigt: „Die Art der Durchführung von Kongressen und Tagungen hat sich seit Beginn der Pandemie komplett verändert. Wir haben daher unser Produktportfolio schnell erweitert und mainzplus DIGITAL gegründet, um digitale und hybride Veranstaltungsformate, die seither den nationalen und internationalen Veranstaltungsmarkt dominieren, in Mainz anbieten zu können. Aufgrund der digitalen Veranstaltungskonzeption des DCK 2021 hatte Mainz die Chance ergriffen, sich als Ausrichtungsort zu positionieren. Wir freuen uns, dass wir erneut beweisen konnten, wie durchdacht und technisch ausgereift unsere digitalen Kongressformate und Locations von Mainz aus in die Welt gestreamt werden können.“

Ausbau von mainzplus DIGITAL

Das Digital-Konzept ist sicher ein Grund, dass die Mainzer MICE-Branche trotz Pandemie „vergleichsweise gute Zahlen schreiben konnte“, wie Moderer kürzlich im Jahresbericht der Kongressgesellschaft bestätigte. „So konnten wir durch neue, meist digitale Formate und coronakonforme Bestuhlungsvarianten rund 60 Prozent der Kongressveranstaltungen hybrid oder virtuell durchführen und die Kunden somit auch in dieser schwierigen Zeit in Mainz halten. Die Gründung unserer neuen Marke mainzplus DIGITAL – inklusive eigener Streaming-Plattform und Einrichtung eines Produktionsstudios im Frankfurt Hof – war dabei ein wesentlicher Meilenstein“, beschreibt der Geschäftsführer im Vorwort. Die erfolgreiche Umsetzung einer solch renommierten Veranstaltung wie dem DCK zeigt, dass die Strategie von mainzplus CITYMARKETING aufgeht, frühzeitig auf digitalen Ausbau zu setzen. Die Zusammenarbeit mit Technik- sowie Medien- und Servicepartnern ermöglicht eine breite Produktpalette. Im eigens neu ausgestatteten Produktionsstudio im Frankfurter Hof sowie in den Mainzer Veranstaltungshäusern Rheingoldhalle, Kurfürstliches Schloss und KUZ Kulturzentrum können coronakonforme Veranstaltungen wie Konzerte oder Fastnachtssitzungen bis hin zu Messen, Werbefilmen und Produktvorstellungen umgesetzt werden. Das Ganze wird vor Ort von einem professionellen Technik- und Projektteam produziert und aufgezeichnet. Die eigene Streaming-Plattform www.mainzplus.digital macht die Liveübertragung oder die Aufzeichnung im Internet zugänglich.

Investitionen erfährt auch die Rheingoldhalle: Laut Planung sollen dort voraussichtlich ab Ende 2021 die neuen Loftmeeting-Räume im Erdgeschoss – der ehemaligen Spielbank – das Angebot erweitern. Seit Oktober 2018 werden in der Halle sowohl der Kongress-Saal als auch das Rheinfoyer saniert. Bis dahin stehen der Gutenbergsaal und das Gutenbergfoyer in der Rheingoldhalle weiterhin zur Verfügung.

Mainzer MICE-Branche passt sich an

Mainz steht auf Platz 8 der besten Tagungs- und Kongressdestinationen Deutschlands, wie auf der Website von Cvent nachzulesen ist, einem Unternehmen, das Technologie für das Veranstaltungsmanagement entwickelt. Um diese Ausgangslage weiter auszubauen, hat mainzplus CITYMARKETING gemeinsam mit dem Tourismusfonds Mainz e. V. 2020 die Image- und Vertriebskampagnen „Mainz Congress. Näher als erwartet“ und „Meet in Mainz“ erarbeitet. Im Rahmen dieser Kampagnen präsentiert sich der Kongressstandort Mainz unter anderem durch kurze Videos auf Social-Media-Plattformen, um seine Alleinstellungsmerkmale als Businessdestination herauszustellen. Susanne Ranglack, zuständig für Marketing und PR bei mainzplus CITYMARKETING, weist vor allem auf die gute Vernetzung untereinander und die enge Zusammenarbeit mit Hotellerie, Gastronomie sowie anderen Leistungsträgern vor Ort hin, die Mainz als Tagungsstadt stark machen. „Die Hotels stellen sich hier gut auf – zum Teil mit eigenen Testzentren, haben sehr schnell TV-Studios aufgebaut und haben weitere unterschiedliche Konzepte entwickelt“, führt sie als Beispiel an. Der digitale Ausbau wird nach Ansicht Ranglacks wohl auch in Nach-Corona-Zeiten von Nutzen sein – dann aber eher als Hybridlösung statt reiner digitaler Events. Trotz allem: „Wir merken, dass die Kunden wieder Präsenzveranstaltungen wollen, sobald es geht.“

vystem bietet leistungsfähige Software

Egal ob rein digital oder hybrid – sobald ein Event etwas mit der digitalen Welt zu tun hat, steht und fällt der Erfolg mit der Veranstaltungs-Software. Hier passiert das Entscheidende: Eine Verbindung des Virtuellen mit dem Physischen. Deshalb muss eine Veranstaltungsplattform mehrere Dinge ermöglichen: eine Übertragung von Beiträgen, zielgerichtetes Networking, Interaktionen und natürlich übersichtlichen Zugriff auf Begleitcontent. Der Anspruch an eine leistungsfähige Software in Zeiten, die digitale oder hybride Lösungen erfordern, verlangt individualisierte Veranstaltungserlebnisse, die nicht an technischen Problemen scheitern und auch in der Eventlandschaft von morgen bestehen können.

An dieser Stelle setzt die Isardigital GmbH mit ihrer Softwarelösung vystem an. vystem ist eine Plattform, die Online-Events, egal ob digital oder hybrid und unabhängig von der Größe, vereinfachen soll. Leichter Zugang, einfache und dennoch umfangreiche Bedienbarkeit und vor allem Zuverlässigkeit sind dabei die Vorgaben, die das Unternehmen mit seiner Plattform erfüllen will. Isardigital arbeitet dafür mit Veranstaltern zusammen, um eine individuelle Lösung für die jeweilige Veranstaltung zu finden. Dabei hat der Softwareanbieter auch die Zeit nach den Beschränkungen durch die Coronapandemie im Blick und will mit vystem für zukünftige Entwicklungen in der Eventbranche gerüstet sein, die in einer immer stärker digitalisierten Welt auf Präsenzveranstaltungen zukommen.

Das Team von vystem unterstützt Veranstalter von Planung über Sign-up, Validierung und Check-in bis hin zu Reporting und der Hinterlegung von Kontaktdaten und Berichten, beispielsweise Covid-Attesten oder Teilnehmer-Limits. Die Entwicklung der eigenen Plattform vystem soll ermöglichen, all das in einem persönlich betreuten, benutzerfreundlichen und vor allem einwandfrei datenschutzrechtlichen Rahmen anzubieten. Durch ein Baukastensystem können individuelle Events gestaltet werden, die jeweils genau die Module und Angebote in Anspruch nehmen, die gebraucht werden. Mit wenigen Mausklicks – und ohne Programmierkenntnisse – ist zum Beispiel die optische Anpassung im Corporate Design des gesamten Events möglich. Der Nutzer legt selbst fest, in welcher Anordnung und auf welchen Seiten die Hauptmodule des Events angezeigt werden. Jeder Veranstalter hat so die Möglichkeit, seine Besucher mit einer individualisierten Startseite in Empfang zu nehmen. Media-Module erlauben die Präsentation von Content wie Bildern oder Videos. Hier könnten beispielsweise auf einer Messe Ausstellerstände hervorgehoben werden. Auf einer Landingpage können Event-Banner, Aussteller, geplante Vorträge oder ein Countdown bis zum Event gezeigt werden. Ein Terminbuchungsmodul macht es möglich, dass Besucher vor dem Event und auch währenddessen Gesprächstermine mit Ausstellern vereinbaren – so können sich auch spontan Entschlossene noch am Eventtag verabreden. Der Zugang kann ebenfalls einfach geregelt werden, etwa durch vorab definierte Profilfelder: So können je nach Anspruch Tausende Online-Besucher unbeschränkt auf die Inhalte zugreifen oder aber nur eine ausgewählte Gruppe.

Wichtiger Schwerpunkt bei der Entwicklung von vystem war für Isardigital der Datenschutz. Mit vystem, so das Versprechen der Entwickler, weiß jeder Veranstalter zu jeder Zeit, wo seine Daten sind und was mit ihnen passiert. Alle Server von Isardigital werden in Deutschland gehosted. Außerdem erfüllt die Software alle Richtlinien der Barrierefreiheit. Des Weiteren ist die Nutzung nicht nur auf bestimmte Geräte beschränkt. So macht vystem mit einer eigenen mobilen App auch die Teilnahme über Tablet oder Smartphone möglich.

Verschiedene Arten der Kommunikation

Von 1:1-Beratungsgesprächen zwischen Messeausstellern und Besuchern über Vortragsräume und Live Stages mit moderierter Q&A-Funktion bietet vystem eine Vielzahl von Formaten an, damit die Kommunikation über die Plattform nicht nur einseitig verläuft. Gäste können selbst Messestände auswählen und einem Gespräch beitreten. Oder sie lassen sich im sogenannten Orientierungslos-Modus von Ausstellern ansprechen und in einen Meetingraum einladen. Über das Q&A-Modul haben Zuschauer die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die der Host moderiert und live beantworten kann. Über einen Live Chat können Zuschauer direkt miteinander kommunizieren – auf diese Weise haben Veranstalter die Möglichkeit, unmittelbar zu sehen, wie das Programm ankommt. Zusätzlich können im Rahmen der Live Stages Firmeninfos eingespielt werden. In Networking-Räumen können Messebesucher direkt miteinander in Kontakt treten und sich untereinander austauschen. Workshops sowie Breakout-Sessions machen es möglich, dass Kleingruppen tiefer in bestimmte Themen einsteigen können. Und Gruppen-Meetings mit mehreren Interessenten gleichzeitig bieten eine Möglichkeit zur Diskussion und zum Austausch zwischen Veranstalter und Teilnehmern.

vystem steht Veranstaltern von Anfang an zur Seite, beginnend mit einem umfangreichen Onboarding. Der Anbieter stellt dabei einen rechtzeitigen Zugang zur Plattform, Video-Tutorials zur Nutzung sowie Live-Sessions und Support zur Verfügung. Der Service endet nicht mit dem Event selbst – auch danach steht vystem Kunden mit Aufbereitungen umfangreicher Veranstaltungs-Analysen, dem Erstellen von Nachberichten und der Versorgung mit spezifischen KPIs zur Performance zur Verfügung.

Hybrid im Jagdschloss Kranichstein

Ein Online-Kongress funktioniert auch im Grünen: Zentral in der Rhein-Main-Region in Darmstadt liegt das Hotel Jagdschloss Kranichstein. Das ehemalige Jagdschloss im gleichnamigen Stadtteil Kranichstein im Norden Darmstadts ist einer der wenigen erhaltenen barocken Jägerhöfe Deutschlands und wurde ursprünglich ab dem Jahre 1578 für Landgraf Georg I. von Hessen-Darmstadt errichtet. Der dreiflügelige Renaissancebau ist umgeben von einem vier Hektar großen Schlosspark. Das historische Ambiente bietet Tagungsgästen Kapazitäten für kleine und große Gruppen im Innern wie auch unter freiem Himmel. Für den kleinen Rahmen stehen ein Boardroom oder die Meetingräume Landgraf Ludwig I-III für bis zu zwölf Personen zur Verfügung. Im Blauen Salon finden bis 60 Personen Platz. Mit dem Schlosssaal steht im Hotel ein Raum für Veranstaltungen mit bis zu 150 Personen bereit. Platz für bis zu 1.000 Gäste ist im großen Schlosspark. Dort bietet sich der Parforcehof für Kaffeepausen oder ein großes Abend-Event an. All diese Locations im Hotel Schloss Kranichstein können Kulisse einer Hybrid- oder reinen Online-Veranstaltung sein. Eigens dafür bietet das Hotel in Zusammenarbeit mit dem Konferenz- und Veranstaltungstechnik-Dienstleister Hotelco mit dem Digital Event Hub Kranichstein eine eigene digitale Plattform für die Umsetzung an. Tagungen, Workshops, Seminare und andere Veranstaltungen können auf diese Weise bis zu 100.000 Teilnehmer erreichen. Die von Hotelco entwickelte Plattform ist eine Software, die Veranstaltern die Möglichkeit einer virtuellen Präsentation bietet. Ziel bei der Entwicklung waren ein intuitives Design und individuelle Gestaltungsoptionen. Das Digital Event Hub bietet Werkzeuge für Live-Umfragen, Teilnehmer-Chats und das Potenzial mehrerer paralleler Live-Sessions. Die Plattform erlaubt Veranstaltern ein Teilnehmer-Management. Nutzer können – sofern vom Veranstalter gewünscht – das Event auch über andere Streaming-Dienste wie Youtube oder Facebook streamen. Das Digital Hub ermöglicht dann mithilfe einer Backstage-Funktion einen eigenen Chat und eine eigene virtuelle Umgebung, in die Referenten eingebunden werden können. Ein weiterer Vorteil des Digital Hubs ist, dass keine Software heruntergeladen werden muss – die Plattform ist vollständig browserbasiert. Vor Ort im Schlosshotel stehen dem Veranstalter die Tagungsräume als voll ausgestattete Studios zur Verfügung. Ein eigener Digital Event Operator begleitet die Veranstaltung von der Anmeldung bis zum Stream und das hauseigene Technikteam sichert den reibungslosen Ablauf während des Events.

Online-Kongress Musikunterricht

Auch Musikschulen haben mit den Einschränkungen durch die Coronapandemie zu kämpfen. Der in Handorf sitzende Lugert-Verlag macht das zum Thema seiner Online-Kongresse. Der erste Kongress dieser Art fand im September 2020 statt. Der nächste ist für den 22. bis zum 25. September 2021 geplant. Unter der Fragestellung „Was bedeutet kollaborativ und wann bieten sich welche kollaborativen Methoden an?“ sollen verschiedene Methoden sowie Kreativtechniken vorgestellt werden. Der Kongress beginnt mit einem Eröffnungs-Panel, bei dem Experten kollaborative digitale und analoge Tools für Musikunterricht vorstellen. Es folgen konkrete Unterrichtsbeispiele, wie kollaborativer Musikunterricht methodisch vielfältig gelingen kann. Ein Praxis-Workshop zum Thema Songwriting mit der Klasse soll den Lehrkräften in Grundschulen und Sekundarstufen Impulse für den Unterricht geben. Ein Rechtsanwalt gibt Antworten auf Fragen zum Thema Datenschutz und Apps. Den Abschluss bildet ein gemeinsames Barcamp mit einer letzten Möglichkeit zum digitalen Austausch im Rahmen des Kongresses.

Im letzten Jahr nutzten über 400 Musiklehrerinnen und Musiklehrer den ersten Online-Kongress dieser Art. Nach einem theoretischen Einblick in didaktische Aspekte des digitalen Musikunterrichts durch den Musikpädagogen Prof. Dr. Philipp Ahner beleuchteten die Medienpädagoginnen Natascha Könches und Kim Beck die digitale musikalische Lebenswelt von Schülerinnen und Schülern und zeigten, wie einfach es ist, mithilfe der App TikTok im Distanzunterricht gemeinsam zu singen oder mit Instagram Videoclips auf Beats zu schneiden. Hilfe von Apps und anderer Software ermöglicht Musikern digitale Zusammenarbeit, ohne vor Ort sein zu müssen.

BODENSEEFORUM KONSTANZ

Inmitten der größten Stadt am Bodensee liegt das BODENSEEFORUM KONSTANZ. Am Ufer der lebendigen Seerhein-Promenade präsentiert sich das Veranstaltungshaus mit seiner Glasfront, die im Innern für taghelle Atmosphäre sorgen und beinahe von jedem Raum aus einen Panoramablick auf das Wasser gewähren. Das moderne Haus liegt nahe der Altstadt und führt die Tradition der Bodensee-Hauptstadt fort, die auf gut 600 Jahre Tagungserfahrung zurückblicken kann: So ging das Konstanzer Konzil mit der einzigen Papstwahl nördlich der Alpen als herausragendes Ereignis von 1414 bis 1418 in die Geschichte ein und ist bis heute in der mittelalterlich geprägten Stadt präsent. Das direkt am Hafen, nahe der historischen Altstadt gelegene Konzilgebäude – das bis heute für Events und Tagungen genutzt wird – ist nur eine der Sehenswürdigkeiten, die an das mittelalterliche Weltereignis erinnern. Modern und innovativ präsentiert sich dagegen das Kongress- und Veranstaltungshaus BODENSEEFORUM KONSTANZ direkt an der neu entstandenen Uferpromenade am Seerhein. Die Säle im Erdgeschoss können durch schalldichte Trennwände in elf Variationen mit Flächen von rund 170 bis zu 1.500 Quadratmetern genutzt werden. Zusätzlich stehen im Obergeschoss sechs weitere Konferenzräume zwischen 60 und 160 Quadratmetern Fläche sowie eine exklusive Lounge zur Verfügung. Das helle und offene Foyer kann darüber hinaus als Gästeempfang oder zusätzliche Veranstaltungsfläche dienen.

Mit einem turbulenzarmen Raumluftwechsel durch ein ausgeklügeltes Lüftungssystem sowie durch individuelle Infektionsschutzkonzepte reagierte die Einrichtung bereits früh auf die Anforderungen von Veranstaltungen in Coronazeiten. Auf der Agenda des Hauses steht darüber hinaus auch ökologisch verantwortungsvolles Wirtschaften. Durch eine eigene Fotovoltaikanlage auf dem Dach und ein Blockheizkraftwerk erzeugt die moderne Einrichtung so viel Strom, dass der Überschuss ins städtische Netz eingespeist werden kann.

Doch das Haus steht nicht nur mit seiner technischen Ausstattung für mehr Nachhaltigkeit. Auch im Bereich Catering setzt das BODENSEEFORUM KONSTANZ auf regionale Bioprodukte aus dem saisonalen Angebot mit kurzen Transportwegen und Vermeidung von Plastikmaterial. 

Das erfahrene Eventteam des Hauses steht Veranstalterinnen und Veranstaltern bei Organisation und Durchführung des Events zur Seite. Neben Catering und Technik gehört auch die Gestaltung der Kommunikation bis hin zum Design und zu der Produktion der Unterlagen sowie der begleitenden Werbung und Pressearbeit zum Service. Sowohl ein öffentlicher Parkplatz als auch attraktive Hotels in allen Sternekategorien befinden sich in unmittelbarer Nähe. Diese halten ein Zimmerkontingent für die Gäste des BODENSEEFORUM KONSTANZ bereit, sodass auch bei größeren Kongressen für alle Teilnehmenden eine Unterkunft gefunden wird. Auch bei der Planung des Rahmenprogramms kann das Team behilflich sein. Allein die Vierländerregion Bodensee bietet zahlreiche Ansätze, die reizvolle Umgebung näher kennenzulernen. Der Charme von Konstanz entfaltet sich direkt vor der Haustür: Wer möchte, spaziert die wunderschöne Promenade am Seerhein entlang und genießt den Blick auf die mittelalterliche Altstadt. Weit in der Ferne grüßt das Alpenpanorama am anderen Ende des Bodensees. Eine Umgebung, in der es leichtfällt, Gedanken zu sortieren, Ideen zu entwickeln und neue Konzepte zu erarbeiten. 

Hybride Events am Bodensee

Zu den Live-Events, die von persönlichen Begegnungen und gemeinsamen Erlebnissen leben, entwickeln sich mit online oder hybriden Formaten weitere Veranstaltungsformate. Dank moderner Medien- und Bühnentechnik ist das BODENSEEFORUM KONSTANZ auch für neue Eventformen wie hybride Veranstaltungen gerüstet. Durch Hybridität will das Haus auch weiterhin das alternativlose gemeinsame Erlebnis einer Veranstaltung ermöglichen. Hybride Events, die sowohl vor Ort als auch virtuell besucht werden können, können durch die digitale Komponente neue Formen von Vernetzungen ermöglichen. So stellt sich das BODENSEEFORUM KONSTANZ der Herausforderung, alle Teilnehmenden gleichwertig einzubinden und zur ortsunabhängigen Interaktion zu bringen. Die Vermittlung von Wissen, Inhalten und den Austausch mit anderen Teilnehmenden ermöglicht das Team auf verschiedene Weise: So kann der Austausch durch Apps erleichtert und der Auftritt von Referenten oder die Vermittlung von Inhalten durch verschiedene Präsentationstechniken bereichert werden. Als Teil des digitalen Events werden Teilnehmende in das Live-Geschehen eingebunden und können so mit Sprechern/-innnen und Moderatoren/-innen interagieren, Fragen in Echtzeit stellen, an Umfragen teilnehmen und mit anderen Teilnehmenden in Kontakt treten. Hybride Veranstaltungen bieten eine Menge Vorteile für die Veranstaltenden und wirken nachhaltig positiv auf die Veranstaltungsbranche. Je nach Situation lassen sich kurzfristig mehr oder weniger Gäste live oder digital zusammenbringen. Entsprechend lassen sich die Reichweite, Interaktivität und Kommunikation im Rahmen des Events multimedial vergrößern. Durch hybride Veranstaltungen kann Publikum aus aller Welt an Inhalten und Begegnungen teilhaben. Dadurch, dass weniger Menschen zur Live-Veranstaltung anreisen, minimieren sich auch die CO2-Emissionen, die durch den Transport entstehen.

Klimaneutrale Kommunen erstmals online

Seit 2011 veranstaltet der in Freiburg ansässige Verein fesa e. V. den Kongress Energieautonome Kommunen, der ab diesem Jahr Klimaneutrale Kommunen heißt, in seiner Heimatstadt. Der 1993 als Förderverein Energie- und Solaragentur Regio Freiburg gegründete Verein ist Träger der Energieagentur Regio Freiburg sowie der fesa GmbH, die nach eigenen Angaben mithilfe von mehr als 1.000 Bürgern über 50 Millionen Euro in die Errichtung von Bürgerenergieanlagen investieren konnte. Im Rahmen der Covid-19-Pandemie wurde der Kongress zum zehnjährigen Bestehen der Veranstaltung im April erstmals in die Online-Welt verlegt. Bezeichnenderweise lautet das Motto des diesjährigen Kongresses entsprechend: die kommunale Energiewende online beschleunigen. In den Praxisforen wurden unter anderem Klimafolgenanpassung, nachhaltige Mobilitätskonzepte, interkommunale Zusammenarbeit, Windenergienutzung im ländlichen Raum sowie neue Fördermöglichkeiten behandelt. Besonderheit der Veranstaltung war eine Fachausstellung inklusive digitaler Medienauslage. Der digitale Kongress bot verschiedene Networking-Formate, Diskussionsmöglichkeiten sowie Erfahrungsaustausch und Best Practices. In Praxisforen konnten die Teilnehmenden nach zentralen Vorträgen in kleineren Gruppen diskutieren.

Rund 250 Personen nahmen an den Workshops und Vorträgen zur kommunalen Energiewende teil. Vertreter aus Kommunen, Energiewirtschaft, Politik, Wohnungswirtschaft, Gewerbe, Industrie und Bürgergenossenschaften bekamen an der zweitägigen Veranstaltung Impulse und Informationen, wie Kommunen ihrem Ziel der Klimaneutralität näherkommen können. Der Veranstalter sieht im neuen Online-Format Vorteile: Das neue Kongressformat ermögliche noch mehr Kontakt, Vernetzung und fachlichen Austausch zwischen Referenten, Teilnehmern und Fachausstellern. Veranstaltungspartner des Kongresses sind seit 2016 die Solar Promotion GmbH, die auch die fachliche Leitung übernimmt, sowie die Freiburg Wirtschaft Touristik und Messe GmbH (FWTM).

Zukunft der Industrie auf der Hannover Messe

Jahr für Jahr ist die Hannover Messe das Schaufenster der Industrie, auf der Zukunftsthemen wie künstliche Intelligenz, nachhaltige Produktion oder schnelles 5G-Internet präsentiert werden. In diesem Jahr entschloss sich der Veranstalter, die Messe nicht hybrid, sondern rein digital zu präsentieren. „In enger Abstimmung mit unserem wichtigsten Ausstellergremium haben wir entschieden, dass die Ausrichtung einer Präsenz-Messe unter den gegebenen Rahmenbedingungen nicht zu realisieren und auch nicht zu verantworten ist“, sagte im Vorfeld Dr. Jochen Köckler, Vorsitzender des Vorstands der Deutschen Messe AG. Am Ende äußerte der Vorsitzende große Erleichterung und ein positives Fazit: „Die digitale Edition der Hannover Messe hat in eindrucksvoller Weise die Innovationskraft der Unternehmen aus Maschinenbau, Elektrotechnik und IT abgebildet. Gleichzeitig hat sie gezeigt, dass die Messe der Zukunft hybrid ist.“ Mehr noch: „Gemeinsam mit unseren Ausstellern und Partnern ist es uns gelungen, einmal mehr den Markenkern der weltweit wichtigsten Industriemesse zu stärken: Innovation, Inspiration und Networking im Zeitalter der industriellen Transformation – dafür steht die Hannover Messe.“

Bundeskanzlerin Angela Merkel eröffnete die Weltleitmesse der Industrie am 12. April gemeinsam mit Joko Widodo, Präsident der Republik Indonesien. Etwa 90.000 registrierte Teilnehmer informierten sich über die 10.500 Produkte und Innovationen der rund 1.800 Aussteller. Im Konferenzprogramm diskutierten etwa 1.500 Fachleute über Themen wie Industrie 4.0, Digitalisierung der industriellen Prozesse, Supply Chain Management, Leichtbau oder Wasserstoff und Elektromobilität. Für Köckler sind das sehr gute Zahlen: „Der Zuspruch zur digitalen Hannover Messe hat unsere Erwartungen übertroffen.“ Dennoch räumt der Vorsitzende ein: „Gleichwohl hat sich gezeigt, dass eine digitale Messe die Magie einer physischen Veranstaltung nicht ersetzen kann.“ Köckler verwies auf Fachgespräche von Angesicht zu Angesicht, konkrete Leads am Messestand, die haptische Erfahrung direkt am Produkt oder Zufallsbegegnungen, die zu neuen Geschäftspartnerschaften führen können. „Es fehlt schlicht der Kern des Zwischenmenschlichen“, so Köckler. Die Lehre daraus: „Wir sehen uns daher auf unserem Weg bestätigt, auf Basis der Erfahrungen der digitalen Hannover Messe das Beste aus der digitalen und der physischen Welt künftig zusammenzuführen, um so für unsere Kunden ein ganzheitliches hybrides Messeerlebnis zu schaffen.“

An den fünf Live-Messetagen generierten die 90.000 Teilnehmer mehr als 3,5 Millionen Seitenaufrufe und rund 700.000 Suchanfragen in der Aussteller- und Produktsuche. Zusätzlich wurden die neuen Konferenz- und Aussteller-Streams rund 140.000-mal angeschaut. „Die Digital Edition war für uns in jeder Hinsicht ein erfolgreicher Test- und Use-Case. Wir wollten erfahren, welchen konkreten Nutzen digitale Formate den Ausstellern und Besuchern der Hannover Messe stiften“, so der Vorsitzende. Das Potenzial des neuen Formats überzeugt Köckler: „Unter anderem wissen wir jetzt, dass wir auch ganz neue Aussteller und Besucher über digitale Formate erreichen. Wenn wir diese Erkenntnisse auf unsere physischen Veranstaltungen übertragen, maximieren wir die Reichweite unserer Messen um ein Vielfaches. Damit heben wir die Relevanz und Strahlkraft der Marke Hannover Messe auf ein noch nie
dagewesenes Niveau.“

Ein weiterer Vorteil der digitalen Messe: Alle Beiträge sind nach Abschluss on demand verfügbar. Auch die Aussteller- und Produktsuche bleibt online. So können sich Teilnehmer über die Live-Messewoche hinaus weiterhin registrieren und das Angebot nutzen sowie per Mail mit Ausstellern und Speakern in Kontakt treten.

Die führenden deutschen Industrieverbände teilen die positive Einschätzung der Deutschen Messe AG. Prof. Dr. Siegfried Russwurm, Präsident des Bundesverbandes der Deutschen Industrie (BDI), bilanziert: „Ich zolle den Veranstaltern der Hannover Messe Digital Edition meinen größten Respekt für diese erfolgreiche Veranstaltung in Pandemiezeiten. Der Messeleitung ist es gelungen, ein innovatives Format auf die Beine zu stellen, das trotz Corona die Leistungsfähigkeit unserer Industrie demonstriert.“ Der BDI-Präsident sieht in der Nutzung neuer Formate innovative Impulse: „Die Zusammenkunft von Politik und Anbietern wie Nutzern aus der Wirtschaft ist ein wichtiges Signal, besonders in diesen Zeiten den Blick auf Innovationskraft zu lenken. Mehr denn je muss es darum gehen, mit neuen Lösungen und Geschäftsmodellen aus der Coronakrise herauszuwachsen.“ (BL)