Fachinformationen
für die Veranstaltungsplanung

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Fachinformationen für die Veranstaltungsplanung

Hygienisch, sicher, hybrid: Mit innovativen Strategien gegen die Pandemie

Seit rund einem Jahr kämpft die Tagungs- und Kongressbranche um neue Möglichkeiten, wie sie trotz Coronakrise den nach wie vor hohen Bedarf von Veranstaltern erfüllen kann. Ihre Waffen sind hohe, stets an neue Situationen angepasste Sicherheitsstandards, strenge Hygienemaßnahmen, gründliche Schulungen des Personals im Umgang mit der neuen Situation – und digitale Technologie. Fristeten Hybridveranstaltungen in den Jahren zuvor noch ein exotisches Schattendasein, werden sie nun durch innovative Ideen und eine immer ausgefeiltere Technik zum Mittelpunkt und Hoffnungsträger für Veranstalter und Location-Betreiber: Sie ermöglichen eine Verlagerung von Events in den digitalen Raum als Alternative zur Absage.

(C) Verbändereport Ausgabe 2, April/Mai 2021

 

Videokonferenz © gettyimages/izusek

Die Coronapandemie zwang die Eventbranche zum Paradigmenwechsel. Was lange Zeit Zukunftsmusik war, musste nun schnell und effizient umgesetzt werden: Digitale Events treten mehr und mehr an die Stelle von Präsenzveranstaltungen. Vor Ort werden dazu Maßnahmen ergriffen, die ein persönliches Zusammenarbeiten mit Erfüllung der Hygiene- und Abstandsgebote ermöglichen. Gleichzeitig schaffen fundamentale Neu-Kreationen von Veranstaltungen im digitalen Raum Möglichkeiten, trotz Einschränkungen ein großes Publikum zu erreichen.
Mithilfe der Kongressagentur Interplan konnte vom 9. bis 13. März diesen Jahres die Deutsche Gesellschaft für Schmerzmedizin e. V. (DGS) ihren Deutschen Schmerz- und Palliativtag erneut dank digitaler Möglichkeiten umsetzen. Das Besondere: Ein fester Veranstaltungsort war nicht nötig – sämtliche Referenten wurden digital zugeschaltet. Ein ähnliches Szenario erlebte die DGS im Jahr zuvor. Nach der Entscheidung, den Kongress nicht ausfallen zu lassen, führte der Veranstalter ihn erstmals in digitaler Form durch. Über 2.600 Teilnehmer konnten den Deutschen Schmerz- und Palliativtag 2020 in dieser Form per Stream verfolgen. Dabei war die Umsetzung der jährlich wiederkehrenden Veranstaltung, die seit 1998 in Zusammenarbeit mit Interplan im Präsenzformat erfolgt, noch im Frühjahr des vergangenen Jahres ungewiss. Die mit rund 1.500 vorangemeldeten Teilnehmern bereits komplett geplante Jahrestagung in Leipzig konnte aufgrund der Pandemie-Einschränkungen nicht stattfinden. Zwei Alternativen standen zur Debatte: Absage oder ein digitales Event. Im April 2020 schließlich fiel die Entscheidung, die Tagung im Sommer digital durchzuführen. Statt der 1.500 eingeplanten Präsenzteilnehmer konnten sich so die über 2.700 Experten zum Schwerpunkt „Individualisierung statt Standardisierung – schmerzmedizinische Versorgung älterer Menschen“ informieren. Für Dr. Heinz Beitinger, Geschäftsführer der DGS, war diese Premiere ein Erfolg: „Dieser Kongress war ein sensationeller Meilenstein, nicht nur für die Schmerzmedizin im Allgemeinen, sondern im Besonderen für uns alle, die wir seit Leipzig und davor in Frankfurt eng zusammengearbeitet haben. Und es war auch eine außergewöhnliche, erfolgreiche Woche für die Teilnehmer und Sponsoren des Deutschen Schmerz- und Palliativtags 2020.“ Besonders lobte Beitinger das Team von Interplan „für das großartige Gelingen und die professionelle Zusammenarbeit“.

Mehr Teilnehmer bei digitaler Veranstaltung

Für den Kongress 2021 war die DGS zusammen mit Interplan längerfristig auf den digitalen Kongress vorbereitet. So erreichten die Veranstalter rund 4.000 Teilnehmer. Über 1.450 Interessierte konnten in einer Sitzung gleichzeitig registriert werden – eine Anforderung, die nicht jeder Tagungsraum erfüllen kann. Insgesamt konnten 52 Sitzungen und 111 Vorträge in bis zu vier Räumen parallel online gestreamt werden. Bei 19 Plenarsitzungen, zehn Symposien, 21 Fokusseminare, 32 Seminare und acht Curricula teilten 87 Referenten ihre neuesten Erkenntnisse und Forschungsstände zum Themenkomplex „Sichere Versorgung – Versorgung sichern“. Per Chat konnten sich die Teilnehmer an ihren Endgeräten mit Ärzten, Wissenschaftlern, Therapeuten und anderen Fachvertretern vor Ort austauschen. Ein weiterer Vorteil des digitalen Formats: Mehr als 104 Vorträge stehen Teilnehmern auch nach der Veranstaltung für mehrere Monate noch on demand zur Verfügung. Die Kongressorganisatoren von Interplan ermöglichten zudem noch mehr: In einer virtuellen Industrieausstellung konnten die Aussteller an über 20 Ständen in zwei Hallen mit den Teilnehmern kommunizieren.

Interplan setzt mehr und mehr auf digital

Bereits 1969 gegründet, stellt sich die Kongressagentur Interplan mit ihrer über 50-jährigen Geschichte seit Beginn der Pandemie den neuen digitalen Herausforderungen. Gemeinsam mit Kunden und Partnern entwickelt Interplan Kongresse weiter – durch Hinzufügen neuer Dienstleistungen und digitaler Komponenten. Ein virtueller Veranstaltungsraum, den Interplan zur Verfügung stellt, bietet dabei mehr als nur das bloße Streamen von Vorträgen. Bei inzwischen über 20 virtuellen Veranstaltungen unterschiedlicher Formate zeigte Interplan, dass Kongresse und wissenschaftliche Fortbildung mit persönlichem Austausch auch online funktionieren. Das Spektrum reichte dabei von eintägigen Veranstaltungen bis hin zum fünftägigen Online-Kongress mit zehn parallelen virtuellen Sitzungsräumen. Durch intensive Marktrecherche und Auseinandersetzung mit technischen Lösungen und Anbietern arbeitet Interplan kontinuierlich daran, den Ansprüchen von Veranstaltern auch in der Krise gerecht zu werden. Dafür setzt die Kongressagentur auf ein sich ständig erweiterndes Netzwerk und neue Partnerschaften. Auf seiner Website präsentiert sich Interplan entsprechend selbstbewusst: „Die Herausforderung war riesig, und die daraus resultierenden Veränderungen haben sowohl unsere Art zu arbeiten als auch das Endergebnis verändert – und damit gleichermaßen das Fundament für eine erfolgreiche Veranstaltungsorganisation in der Zukunft geschaffen.“

Hybr.id_space: Spezialisierung auf hybride Veranstaltungen

Speziell auf hybride Veranstaltungen unterschiedlicher Formate ist der hybr.id_space ausgerichtet. Hinter dem kryptisch formulierten Namen verbirgt sich ein Verbund mehrerer Partner die mit dem hybrid_network eine ganze Reihe von multifunktionalen Locations anbietet: in Hannover, Köln, Berlin, Stuttgart, Nürnberg und München. Schwerpunkt dabei ist die Verbindung von Präsenztreffen mit digitalen Livestreams für hybride Veranstaltungen in firmeneigenen Studios. Der hybr.id_space bietet dafür die räumliche, vor allem aber die technische Voraussetzung. Das Besondere: Sämtliche Standorte sind miteinander vernetzt. Das bedeutet, dass Veranstaltungen zeitgleich von mehreren Locations aus im digitalen Raum stattfinden können, die Teilnehmer dann weltweit per Internet empfangen können. Die Standorte vom hybr.id_space sind dabei fest installierte und dennoch variable Studios mit umfangreicher Regie-, Kamera- und Lichttechnik. Über eine eigene Streaming-Plattform können Inhalte mit Glasfasertechnik übertragen werden. Alternativ können auch Corporate-Plattformen und Kanäle des Veranstalters genutzt werden. Neben der technischen Ausstattung stellt der Anbieter ebenfalls Experten für die speziellen Bedürfnisse einer virtuellen Übertragung von Veranstaltungen oder Produktpräsentationen zur Verfügung: Regisseure, Redakteure und Content-Producer sorgen für eine kohärente und professionelle Produktion, bei Bedarf mehrsprachig. Möglich sind zum Beispiel Außenschaltungen, Interviews oder vernetzte Events mit digitalem und realem Publikum in verschiedenen Größenordnungen. Damit kann das Unternehmen vor allem in Pandemie-Zeiten durch seine große Flexibilität eine coronakonforme Durchführung verschiedener Veranstaltungsarten umsetzen.

Hybr.id_space-Beispiele: Hannover und Nürnberg

Verkehrsgünstig zum internationalen Flughafen und Hauptbahnhof gelegen, bieten die Parkplätze vor dem hybr.id_space in Hannover-Langenhagen auch Autofahrern eine entspannte Anreise. Die fast 380 Quadratmeter große Multifunktionsarena mit einer Deckenhöhe von 5,60 bis 9,50 Meter ist nutzbar für Produktvorstellungen wie Fahrzeugpräsentationen, Konferenzen oder Podiumsdiskussionen. Die Location ist coronakonform für 40 Teilnehmer geeignet, während sie normalerweise Platz für 400 Gäste bietet. Optionen wie Catering oder sogenannte Side_Spaces wie Meeting- und Konferenzräume sowie ein großzügiger Außenbereich können bei Bedarf hinzugebucht werden.
Mit rund 230 Quadratmetern nicht ganz so groß zeigt sich der hybr.id_space Nürnberg. Der Vorteil: Mit der Lage auf dem Gelände der NürnbergMesse kann der Platz je nach Bedarf erweitert werden, um auch größeren Veranstaltungen gerecht werden zu können. Die Location in Nürnberg ist nutzbar für Talkrunden, Konferenzen, Podiumsdiskussionen und Livestreaming-Events. In Coronazeiten finden dort 36 Teilnehmer Platz, ansonsten 200. Neben der Möglichkeit, die bestehende Infrastruktur des Messegeländes nutzen zu können, gehören auch hier Catering, Loungenutzung, Meeting- und Konferenzräume zu den zubuchbaren Optionen.

Fulda bietet sicheres Tagen mit hybriden Formaten

Fulda erlebte im Barock eine Glanzzeit, die heute noch die Stadt im Osten Hessens am gleichnamigen Fluss prägt. So ist bis heute der Dom Sankt Salvador das bekannteste Wahrzeichen der Hochschul-, Barock- und Bischofsstadt, den Stiftsbaumeister Johann Dientzenhofer im Auftrag des Fürstabts Adalbert von Schleifras im Stil des italienischen Barocks erbaute. Das barocke Erscheinungsbild des Stadtschlosses, dessen erster Vorgängerbau eine Abtsburg aus dem 14. Jahrhundert war, trägt ebenfalls die Handschrift des Stiftsbaumeisters. Heute dient das Stadtschloss als Sitz der Stadtverwaltung. Für Kulturveranstaltungen kann der Fürstensaal genutzt werden, der historisch restauriert wurde. Beeindruckend ist das Spiegelkabinett mit seinen 420 Spiegeln, den roten Seidentapeten, einer Reihe von historischen Gemälden und einer Porzellan-Sammlung aus der einstigen Fuldaer Manufaktur.

Kongresszentrum und Tagungshotel Esperanto

Um Anforderungen der pandemiebedingten Hygiene- und Sicherheitsstandards gerecht zu werden, arbeitet das Kongresszentrum und Tagungshotel Esperanto kontinuierlich mit Gesundheitsbehörden sowie professionellen Partnern zusammen. Dabei gehen die Betreiber des Hauses an vielen Stellen weit über die empfohlenen Maßnahmen hinaus. Das Ergebnis: Im März konnten mehrere Tagungen im Hotel stattfinden – unter den besonderen Standards, die sich das Team im Haus selbst auferlegt hat. Allein die direkte ICE-Anbindung des Hotels – der Bahnhof ist nur rund 150 Meter entfernt – erspart Transfers mit Bus oder Taxi. Wann immer möglich, können Veranstaltungen ohne Aufpreis in größere Räumlichkeiten umgebucht werden. Dafür stehen Tagungs- und Kongressräume von zwölf bis rund 2.500 Quadratmetern zur Verfügung, verteilt auf verschiedenen Ebenen. Moderne Tagungs- und Videotechnik ermöglicht Hybridveranstaltungen oder Live-Übertragung in andere Bereiche des Hauses. Für gereinigte Frischluftzufuhr verfügen alle Räume über bodentiefe Fensterfronten und teilweise über moderne Lüftungssysteme. Großzügige Außenflächen ermöglichen Events unter freiem Himmel und Besuchernavigation erfolgt mit geöffneten oder berührungslos passierbaren Türen. Eng getaktete Reinigungszyklen sorgen für die Desinfizierung sensibler Oberflächen, Materialien und Technik. Die Tischwäsche wird professionell nach RAL-Gütezeichen 992-2 – für Krankenhauswäsche – und gemäß den Richtlinien des Robert Koch-Instituts gereinigt.

Maritim Hotel am Schlossgarten

Unweit des Hauptbahnhofs und inmitten des Schlossparks gelegen präsentiert sich das Maritim Hotel am Schlossgarten. Auch die Maritim-Hotelkette hat die vergangenen Monate genutzt, um umfangreiche Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen zu entwickeln und Mitarbeitende auf die neuen Beherbergungsbedingungen zu schulen. Alle Hotels wurden und werden nach eigenen Angaben vor Öffnung nach den spezifischen Vorgaben der einzelnen Bundesländer behördlich geprüft, abgenommen und der Betrieb genehmigt.
Das Maritim am Schlossgarten lockt mit einem Tagungszentrum in der barocken Orangerie und Sälen aus dem 18. Jahrhundert: Hier wird historisches Ambiente mit moderner Tagungstechnik verbunden. Auch das Hotel selbst verfügt über einen Festsaal sowie weitere zehn Veranstaltungsräume für Seminare und Gruppenarbeiten. Eine Besonderheit sind die zwei mitten im Schlosspark gelegenen Pavillons, die für Meetings genutzt werden können.

Morgensternhaus

Mit rund 1.000 Quadratmetern Veranstaltungs- und Gastronomiefläche, verteilt auf fünf Veranstaltungsräume mit Größen zwischen 30 und 190 Quadratmetern, bietet das Morgensternhaus viel Raum für Seminare, Meetings, Tagungen und Feierlichkeiten. Für die besonderen Anforderungen in Zeiten der Pandemie bietet das Haus die Durchführung von hybriden Events an. Dabei legt das Team Wert auf höchste Sicherheits- und Hygienestandards. Meetingräume sowie das gläserne Forum schaffen ausreichend Platz. Eine automatisierte Luftqualitätsmessung überprüft ständig das Raumklima. Die Wärmerückgewinnungsanlage sorgt für einen bedarfsgerechten Austausch im gesamten Gebäude.

Hotel Fulda Mitte

Der Name ist Programm: Das Hotel Fulda Mitte liegt nur wenige Gehminuten von der barocken Altstadt und dem ICE-Bahnhof entfernt. Auch in Coronazeiten hält das Hotel seinen 4-Sterne-Komfort für Geschäftsreisende unter Einhaltung der Hygienestandards aufrecht. Für
hybride Events stellt das Haus Online-Meeting-Software mit passwortgeschütztem Raum und Zugang für die Teilnehmer zur Verfügung. Liveübertragung der Präsentation erfolgt durch ein interaktives 86 Zoll großes Smart-Board.

Hotel Lenz

Das City Partner Hotel Lenz in Fulda wartet auf mit vier Tagungsräumen, die mit moderner Tagungstechnik ausgestattet sind. Auch im Hotel Lenz hat Sicherheit in Coronazeiten Priorität: Mitarbeitende wurden hinsichtlich der neuen Sicherheits- und Hygienemaßnahmen geschult. Dazu zählen eine erhöhte Reinigungsintensität sowie verstärkte Hygienekontrollen für die Sauberkeit und die Sicherheit in allen öffentlichen Bereichen sowie in den Gästezimmern. Mit Abstandsmarkierungen auf dem Boden in allen relevanten Bereichen, einer begrenzten Anzahl an Sitzplätzen in den Restaurants und öffentlichen Bereichen sowie Plexiglas-Scheiben hat das Haus auf die Anforderungen der Zeit reagiert. Gäste und Teammitglieder werden so am Frühstücksbüfett und der Rezeption geschützt.

Hotel Ameron Abion Berlin bietet eigenes Studio

Im Herzen der Hauptstadt, mit direktem Blick auf den Lauf der Spree, präsentiert sich das Hotel Ameron Berlin Abion Spree-Bogen Waterside. Auf dem heutigen Areal des Büro- und Gewerbeparks Spree-Bogen im Ortsteil Moabit schuf 1879 der Unternehmer Carl Bolle Produktions- und Werkstätten für seine Meierei sowie Unterkünfte und soziale Einrichtungen für seine rund 2.000 Angestellten. Im Kopfbau der Alten Meierei war eines der ersten Berliner Kinos untergebracht, entstanden aus einer durch Bolle errichteten Kapelle, die als Ruheort für seine Mitarbeiter gedacht war. Der Unternehmer zählte um die Jahrhundertwende zu den Wegbereitern des Berliner Wirtschaftsbooms und festigte seinen Ruf mit der Errichtung des fortschrittlichsten Milchbetriebs der Stadt Berlin. Mit der Geschichte der Meierei C. Bolle verbunden ist der Bau des Theaters des Westens in der Charlottenburger Kantstraße im Jahre 1896 auf dem alten Kohlenlagerplatz des Unternehmens. Noch heute bieten die restaurierten Bolle Festsäle einen Rahmen für Galas, Produktpräsentationen, Tagungen und Kongresse.
Mit dem Ausbau des Spree-Bogens entstanden ab 1994 an diesem Standort neben Büro- und Gewerbepark mit zahlreichen Büroräumen, Kita, Postfiliale, Lebensmittelmarkt und Arztpraxen das Ameron Berlin Abion und die Abion Villa mit insgesamt rund 240 Zimmern und Suiten. Zusammen mit den Bolle Festsälen sowie dem Carl & Sophie Spree Restaurant bildet das Hotel einen umfangreichen Tagungskomplex im Gewerbepark. Stilprägend bei der Verbindung von Neu- und Altbau ist das kohärente Design der Hotel- und Eventräumlichkeiten, in denen die historische Verbundenheit zur alten Meierei immer wieder aufgegriffen wird und die so eine Brücke zur Geschichte des Standorts bilden.
Mit zehn flexibel gestaltbaren Konferenzräumen im industriellen Ambiente für bis zu 800 Personen in Nicht-Corona-Zeiten bietet das Hotel einen Rahmen für Konferenzen, Seminare oder Festivitäten. Gäste im Carl & Sophie Spree Restaurant können von den Terrassen oder den großen Glasfenstern einen Blick auf die Spree genießen. Die Küche bietet als Reminiszenz an Carl Bolle die eine oder andere Milchspeise auf der Karte.
Das Areal ist ein Ausgangspunkt für Städte- und Geschäftsreisen und bietet einen hohen Kultur- und Erholungswert. Die hoteleigene Motorjacht Aida für bis zu 20 Personen liegt direkt vor dem Carl & Sophie vor Anker und bietet von April bis Oktober die Möglichkeit, Berlin vom Wasser aus zu erkunden.

Zusammenarbeit mit Technikpartner BTL-x

Seit Beginn dieses Jahres stellt das Hotel zusammen mit Technikpartner BTL-x im hauseigenen Studio-A eine professionelle Ausstattung für digitale Events und virtuelle Konferenzen zur Verfügung. Veranstalter werden sowohl vor Ort als auch im virtuellen Raum mit Teilnehmern verknüpft, die von einem beliebigen Standort mit Internetanbindung das Event verfolgen können. Mögliche Eventformate sind dabei Kongresse, Produktpräsentationen oder Interviews. Das Besondere: Über interaktive Q&A Sessions und Like-Buttons bleibt die Übertragung nicht einseitig – so sind auch Mitgliederversammlungen und Votings oder Formate wie Kick-offs für neue Projekte möglich. Das Studio-A ist ausgestattet mit moderner Kamera-, Ton- und Lichttechnik für eine hervorragende Bild- und Klangqualität. Die Studiobühne lässt sich je nach Bedarf anpassen – eine Größe zwischen 30 und 60 Quadratmetern ist wählbar.
Auch großformatige Hybride- oder Präsenzveranstaltungen sind möglich: Dafür kann die einzigartige Kulisse der Bolle Festsäle als Ergänzung oder unabhängiges Studio und Veranstaltungsstandort genutzt werden. Hier kann das Ameron Abion Hotel mit einem imposanten Gesamtensemble des denkmalgeschützten Klinkerbaus mit einem ehemaligen Weltkinos geprägt von industrieller Architektur und Gründerzeitatmosphäre auftrumpfen. Mit einer Gesamtfläche von über 3.000 Quadratmetern bieten die Räumlichkeiten Platz für eine Vielzahl von Veranstaltungsformaten. Auch für Sicherheit in Coronazeiten kann hier gesorgt werden: Die Eventflächen gewährleisten durch ihre großzügige architektonische Gestaltung die Umsetzung der behördlichen Anforderungen für den Infektionsschutz sowie ein unkompliziertes Teilnehmermanagement vor Ort. Für die kulinarische Ausgestaltung von Events steht als Cateringpartner Bolle´s Köche zur Verfügung.
Der Technikpartner BTL-x gehört zur BTL Next GmbH, einem Vertriebsarm der BTL Group. Zu den Kompetenzen des Unternehmens gehören Organisation und Umsetzung unterschiedlicher digitaler Events. Das Studio-A des Ameron Abion Hotels Berlin betreut die Gruppe mit entsprechendem Know-how und Ausstattung. Dazu gehören neben Kamera-, Ton- und Übertragungstechnik auch die Kulissengestaltung mit bedruckbaren Rückwänden oder Green-Screen-Technologie, bei der Hintergründe je nach Bedarf als Spezialeffekte eingeblendet werden können.

Individuelle hybride Tagung in den GenoHotels Baunatal und Forsbach

Zwischen den Metropolen Köln und Kassel, in Forsbach und Baunatal, betreiben die GenoHotels als Tochterunternehmen des Genossenschaftsverbandes Verband der Regionen e. V. gleich zwei Tagungshotels. Beide 3-Sterne-Superior-Häuser bilden bereits seit Jahren eine feste Größe in der Branche – so finden sich sowohl das GenoHotel Forsbach als auch das GenoHotel Baunatal in der Publikation „Die besten Tagungshotels in Deutschland“.
Aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung können die Teams beider Häuser Veranstalter bei Events unterschiedlicher Art individuell unterstützen. Auch für die Vorgaben in Pandemiezeiten sehen sich beide Häuser mit Angeboten für coronakonforme Veranstaltungen im Hotel gerüstet. Hilfreich für möglichst kontaktarme Events sind dabei hybride Veranstaltungsformen, die zur Angebotspalette der hauseigenen Eventteams gehören: In den Hotels erhalten die Gäste neben den gewohnten und klassischen Standards auch moderne Technik für ihre hybride Veranstaltung, sodass Tagungen, Seminare oder Veranstaltungen, egal ob online oder offline, reibungslos durchgeführt werden können. Auf diese Weise können Veranstalter ihren Teilnehmern den Zugang zur Tagung von zu Hause oder unterwegs ermöglichen und die Personenzahl vor Ort begrenzen. „Hybride Events sind eine gute Alternative, um nicht alles verschieben zu müssen“, erläutert die Leitung der Abteilung Beratung und Verkauf der GenoHotels, Corinna Rolle-Semper. „Daher bieten wir hybride Events aktuell als gute Zwischenlösung an.“ Auf diese Weise seien lange geplante Veranstaltungen trotz Einschränkungen durchführbar, mit dem Unterschied, dass nur ein Teil der Gäste vor Ort ist. Aber auch für die Zukunft nach Corona sieht Rolle-Semper Potenzial in der Möglichkeit hybrider Veranstaltungen: „Veranstalter können so leichter ein internationales Publikum berücksichtigen. Es können mehr Teilnehmer mit einbezogen werden.“ Nicht zuletzt kann eine mehrtägige Tagungsreise auch den Arbeitsalltag belasten – ein Nachteil, den digitale Formate ausgleichen können. „Lange Anfahrten und Übernachtungen fallen weg, das überzeugt vielleicht auch einen unentschlossenen potenziellen Teilnehmer“, so Rolle-Semper.

Volle Ausstattung für hybride Formate

Mit einem umfangreichen Technikpaket können beide Häuser individuellen Anforderungen der Veranstalter gerecht werden: Eine Kameraausstattung kann dem jeweiligen Bedarf an Bildübertragungen angepasst werden. Headsets, Hand- oder Krawattenmikrofone sowie Lautsprecher stehen ebenfalls zur Verfügung. Bild und Ton werden mit einem Audio-Video-Mischer professionell gemixt. Für die digitale Übertragung und Kommunikation sorgt ein veranstaltungsbezogenes IT-Netzwerk. Veranstalter können die Technik nutzen, um professionelle Videoaufnahmen mit ihrer firmeneigenen Software an die Konferenzteilnehmer zu übertragen, und müssen sich nicht an neue Übertragungs- und Empfänger-Software gewöhnen. Die hauseigenen Technikerteams kümmern sich um Aufbau und besondere Einstellungen. Zu Beginn der Veranstaltung sorgen ein Funktionstest und eine Einführung in die Technikausstattung durch die Teams sowie eine Übergabe an den Ansprechpartner vor Ort zur weiteren Selbstbetreuung für einen möglichst störungsfreien Ablauf. Sollte ein Veranstalter unsicher sein, welches Format das richtige ist, berät das jeweilige Veranstaltungsteam im Vorfeld und hilft beim Finden einer geeigneten Lösung.
Vor Ort bieten beide Hotels mit großzügig angelegten Innenbereichen einen Rahmen auch für eine coronakonforme Veranstaltung – hier gibt es ausreichend Platz, um Sicherheits- und Hygienekonzepte umsetzen zu können. Breite Flure und ausreichend Platz in den Tagungsräumen im Inneren sowie viele Grünflächen in den Außenbereichen ermöglichen Gästen und Tagungsteilnehmer das Einhalten der Abstandsregeln. Die speziellen Hygienekonzepte der Häuser werden auf die jeweiligen Veranstaltungsformate abgestimmt und decken neben allen gesetzlichen Anforderungen auch spezielle Bedürfnisse ab.
Bei allen Gemeinsamkeiten sind es vor allem die Details, die – abgesehen von den Standorten – beide genossenschaftlich geführten Häuser unterscheiden. Zentral in der Bundesrepublik, unmittelbar südlich von Kassel, liegt die Stadt Baunatal. In ruhiger Lage am Stadtrand des Ortes, der seinen Namen von einem Nebenfluss der Fulda hat, rund zehn Minuten von den Autobahnen A 44 und A 49 entfernt, bietet das GenoHotel Baunatal mit seinem Hotelcampus einen großzügigen offenen Bereich zum Austausch und zum Vernetzen bei Kongressen und Tagungen. Insgesamt stehen im Haus 24 flexible Tagungsräume zur Verfügung. Hier können interaktive Veranstaltungsformate wie World-Cafés, Bar Camps, Pecha Kucha, Fish Bowl oder Pitches durchgeführt werden. Das Hotel verfügt über rund 150 Komfortzimmer, Sauna und Fitnessraum sowie Restaurant und Bistro.
Das GenoHotel Forsbach liegt im Grünen, unmittelbar am Königsforst, unweit der Metropole und Messestadt Köln. Der Flughafen Köln/Bonn ist 13 Kilometer und der Bahnhof Rösrath  etwa zwei Kilometer entfernt. Die Autobahnanschlüsse A 3 und A 4 sind in etwa acht Minuten erreichbar. Auf rund 1.300 Quadratmetern Fläche bietet das Haus 29 flexible Tagungsräume, einen großzügigen Außenbereich und Innenhof. Alle Tagungsräume befinden sich auf einer Ebene im Erdgeschoss und sind barrierefrei erreichbar. Das Hotel verfügt über insgesamt 170 Komfortzimmer, Sauna mit Ruheraum, zwei Fitnessräume,  Schwimmbad, Kegelbahn sowie ein Restaurant und eine Bar.

Hotel Blauer Reiter - Karlsruhe mit innovativen Hygienekonzepten

In Karlsruhe-Durlach hat das Hotel „Der Blaue Reiter“ die Zeit des Lockdowns genutzt, um sich auf die Zukunft vorzubereiten: Das bereits seit dem Frühjahr 2020 bestehende Hygienekonzept wurde erneut im Detail aufgearbeitet, um mit innovativen Konzepten den dynamischen Anforderungen der Coronakrise gerecht zu werden und Gästen so weiterhin die bestmögliche Sicherheit gewährleisten zu können. Dazu zählen beispielsweise vor Ort angebotene Antigen-Schnelltests: Übernachtungs- sowie Tagungsgäste können sich vor einer Veranstaltung oder einem Meeting in der mobilen Teststation auf eine Infektion mit dem Coronavirus testen lassen. Dafür arbeitet das Hotel eng mit der nahe gelegenen Eisbär-Apotheke in Durlach zusammen, die ein mobiles Testzentrum direkt neben dem Hotelgebäude für alle Bürger errichtet hat. Über die Website der Apotheke
(www.eisbaerapotheke.de) müssen dafür im Vorfeld Termine vereinbart werden. Nach 15 Minuten liegt das Ergebnis vor. Der Gast wird digital über das Ergebnis informiert und erhält eine entsprechende Bescheinigung. „Die Schnelltest-Station, sogar mit schnellem, sicherem und unkompliziertem Drive-in, bietet den Gästen, Firmen und Bürgern der Stadt deutlich mehr Sicherheit und setzt unser Hygienekonzept auf ein ganz neues Level“, erläutert Marcus Fränkle, Geschäftsleiter des Hotels Der Blaue Reiter. An der Teststation werden auch die Mitarbeiter des Hotels regelmäßig auf eine Infektion mit dem Coronavirus getestet. Bei Eintritt in das Hotel erfolgen automatisch eine Maskenerkennung sowie eine Temperaturkontrolle. Die Hotelzimmer können neben der mehrmaligen Desinfektion der Oberflächen zusätzlich auf Wunsch mit Dampf desinfiziert werden. Als sicherste buchbare Variante bietet das Hotel seine Dependance KUBUS (KUnst & BUSiness), eine Penthouse Suite über den Dächern Durlachs, die rund 120 Meter vom Haupthaus entfernt ist, zur Monatsmiete an. Diese Möglichkeit richtet sich beispielsweise an Firmen, die immer den gleichen Gast oder Folgegäste in demselben Zimmer einbuchen möchten. Bei jeder Neuanreise wird das Zimmer komplett desinfiziert, und der Kontakt zu anderen Gästen ist auf ein Minimum reduziert. Die Speisen, wie Frühstück oder Abendessen, werden dem Gast sicher verpackt vor die Tür gestellt oder in den Kühlschränken im Vorfeld der
Anreise deponiert.

Tagen wie im Freien

Die Tagungs- und Veranstaltungsräume des Hotels verfügen über einen direkten Zugang zum Garten oder zu einer Terrasse. Neu eingebaute Lüftungsanlagen in den Tagungsräumen laufen mit 104 Prozent Außenluftanteil, das heißt, Raumluft wird abgesaugt und durch Frischluft ersetzt. Zusätzlich setzt das Haus auf hybride Konferenztechnik, um seinen Gästen ein noch breiteres Spektrum an coronakonformen Veranstaltungen anbieten zu können. Alle Tagungsräume bieten Tageslicht sowie Klimaanlage und sind teils mit Pkw befahrbar.
Kontaktlosigkeit ist eine weitere Sicherheitsstrategie des Hauses: Für kontaktlose Anmeldung und Bezahlung setzt das Hotel auf innovative Zahlungsmöglichkeiten sowie digitale Meldescheine. In den kürzlich renovierten Zimmern erwarten die Gäste moderne Technik: Bereitgestellte Tablets informieren über Aufenthaltsmodalitäten oder über die Stadt Karlsruhe. Die Hotelrechnung kann einfach vom Zimmer aus beglichen werden. Das Konzept der im Jahr 2019 eröffneten Hotelbar wurde ebenfalls an die aktuellen Bedingungen angepasst, sodass Gäste nicht auf die Annehmlichkeiten verzichten müssen.
Für kleine Gruppen gibt es unter Einhaltung der Hygienevorschriften an bestimmten Tagen Veranstaltungshighlights. Wer die hohe Kunst des Cocktailmixens erlernen möchte, kann dies im Blauen Reiter unter Anleitung erfahrener Cocktail-Profis tun. Die Bar kann für besondere Anlässe zudem exklusiv gebucht werden.

Name in Anlehnung an Kandinsky und Marc

In Anlehnung an den Namen Künstlergemeinschaft Der Blaue Reiter, gegründet durch die Maler Wassily Kandinsky und Franz Marc, eröffneten Iris und Wolfgang Fränkle 2001 in Durlach ein modernes, kunstgeprägtes Designhotel mit rund 40 Zimmern. Sohn Marcus Fränkle wirkte bereits bei der ersten Hotelerweiterung 2007 mit, bevor er anschließend die Leitung des Hotels übernahm. Mit dem 2009 eröffneten Tagungszentrum KunstWerk und der 2011 erfolgten Hotelerweiterung KUBUS hat sich die Fläche des Hauses mehr als verdoppelt. Im Jahr 2018 wurde das Hotel um sieben neue Zimmer und einen Wintergarten erweitert. Das Tagungshotel bietet heute insgesamt knapp 90 Designzimmer und Suiten sowie über 770 Quadratmeter Tagungs- und Eventfläche. Der Blaue Reiter ist ein durch den Berufsverband für Trainer, Berater und Coaches (BDVT) geprüftes und empfohlenes Hotel und Träger einer Reihe weiterer Auszeichnungen.

Coronakonform tagen im Haus Oberwinter in Remagen

Das Ringhotel Haus Oberwinter hält auch während Coronazeiten seinen Tagungsservice aufrecht. In Zusammenarbeit mit der DEHOGA Rheinland-Pfalz und der Landesregierung entwickelte das Team des Hauses ein umfangreiches Hygienekonzept mit dem Ziel, den maximalen Infektionsschutz für Gäste und Mitarbeiter in die geschäftlichen Abläufe zu integrieren. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Vermeidung von Tröpfchen- und Schmierinfektionen in allen Bereichen der Einrichtung. Dazu gehören die Zimmerdesinfektionen, Entfernung aller nicht oder schwer desinfizierbaren Materialien aus dem Zimmer und Zugang zu Händedesinfektionsmitteln. Auch in den acht Tagungs- und Seminarräumen des Hotels wird für die Einhaltung von Sicherheitsstandards gesorgt. Alle Tische stehen mit einem Mindestabstand von 1,5 Metern voneinander entfernt. Tagungsräume, die über zwei Türen verfügen, sind entsprechend als Ein- und Ausgang markiert. Jeder Tagungsteilnehmer verfügt über einen eigenen Tisch sowie eine feste Sitzposition während der gesamten Dauer der Veranstaltung. Eine Desinfizierung der Tagungsräume findet vor Beginn sowie nach Ende der Veranstaltung seitens des Hotelteams statt.
Das Ringhotel Haus Oberwinter bietet auch die Möglichkeit einer hybriden Tagung an. Gemeinsam mit Partner Kuchem Konferenz Technik stellt das Haus die passenden Räumlichkeiten und die technischen Mittel für Veranstaltungen bereit. Der Partner Kuchem Konferenz Technik kann auf etwa 35 Jahre Erfahrung in der Branche zurückblicken und stellt neben moderner Konferenztechnik auch Know-how und Beratung zur Verfügung. Das Team erarbeitet gemeinsam mit dem Veranstalter die technische Umsetzung des Konzeptes und betreut das Event professionell vom Anfang bis zum Ende. Die Möglichkeiten reichen dabei von Bild- und Tonübertragung auf Bildschirmen bis hin zu 3-D-Visualisierungen, die Zuschauer mit speziellen 3-D-Brillen den Raum erfahren lassen.

Sicher und hybrid tagen in Brandenburg

In der Region Bad Belzig, mitten im Naturpark Hoher Fläming im Landkreis Potsdam-Mittelmark gelegen, findet sich das Seminarhotel Paulinen Hof. In einer von weiten Wiesen, Feldern und Wäldern geprägten Landschaft bietet das Haus Möglichkeiten für hybride Tagungen an. Auch im Paulinen Hof hat das Team umfangreiche Schutzmaßnahmen für Gäste und Mitarbeiter entwickelt, die es ermöglichen, Tagungen und Veranstaltungen auch in Pandemie-Zeiten durchzuführen. In enger Zusammenarbeit mit der Arbeitsschutzagentur hat das Team ein Hygienekonzept entwickelt: Alle Räume werden regelmäßig gereinigt und sämtliche Flächen desinfiziert. Außerdem stehen Desinfektionsspender in allen Seminarräumen und Aufenthaltsbereichen bereit. Auch sind die Mitarbeiter zum Thema Corona-Maßnahmen geschult und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf von Veranstaltungen unter Berücksichtigung aller Vorschriften. Mit dem digitalen System weframe ermöglicht das Haus Übertragungen und Interaktionsmöglichkeiten mit Teilnehmern in einem anderen Seminarraum oder per Internet für die, die nicht vor Ort sein können oder möchten. Das System bietet Software für die gemeinsame Nutzung und ermöglicht vor Ort Präsentationen mithilfe eines speziell auf das System ausgerichteten 86-Zoll-Touchscreen-Monitors. Eine hochauflösende Weitwinkel-Kamera überträgt Bilder der Veranstaltung, während Nutzer an Endgeräten oder am Bildschirm-Pendant im Nachbarraum dank der Software ebenfalls Zugriff auf die Bilder der Bildschirm-Präsentation haben. Der Paulinen Hof bietet drei Tagungsräume in Größen von 90 bis 120 Quadratmetern. Darüber hinaus stehen drei kleinere Besprechungsräume sowie ein Kino mit 26 Sitzplätzen für visuelle und audiovisuelle Präsentationen zur Verfügung. Unter Berücksichtigung des Mindestabstands finden zurzeit bis zu 60 Personen in den Räumen Platz. Darüber hinaus bietet das Haus auch eine großzügige Gartenanlage mit Bachdurchlauf, die ebenfalls zur Tagung genutzt werden kann.     (BL)