Die Planung von Veranstaltungen hängt üblicherweise vom gewünschten Endergebnis ab. Eine solide Planung beruht dabei in aller Regel auf Schätzungen bzw. baut auf bereits gesammelten Erfahrungen durch vergangene Veranstaltungen auf. Hier liegt aber auch die größte Hürde oder Schwäche: Die Ergebnisse können im Zeitverlauf stark schwanken. Kein Event ist wie das andere und die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe können sich schnell verändern. Daher ist es wichtig, durch eine grundlegende Festlegung diverser Kennzahlen Risiken frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls bestimmte Maßnahmen zu ergreifen.
In diesem Artikel möchte ich klären, mit welchen Kennzahlen man eine Veranstaltung steuern und wie man bei möglichen Worst-Case-Szenarien reagieren kann. Kenntnis über grundlegende Planungsinstrumente setze ich voraus.1 Im Wesentlichen dreht sich in der Veranstaltungsplanung alles um folgende fünf Planungsgrößen: Marketingkosten: Druck von Broschüren, postalische Versandaktionen, Social-Media-Kampagnen Venue inklusive Technik: Tagungspauschalen, Raummieten Referentenkosten: Honorare, Reise- und Übernachtungskosten Sonstige Kosten: Organisation, Druck Seminarunterlagen, Fotograf etc. Einnahmen: Teilnehmer-, Sponsoren- und/oder Ausstellergebühren Nachdem Ort und Datum festgelegt sind, müssen bestimmte Annahmen für die geplante Veranstaltung getroffen werden. Dazu bedient man sich Erfahrungswerten aus der Vergangenheit sowie Marktanalysen und -recherchen. Ein Beispiel Geplant ist ein 2-tägiges Forum mit 50 zahlenden Teilnehmern und zehn Referenten. Der Preis pro Teilnahme beträgt durchschnittlich
