Die Deutsche Aktuarvereinigung e. V. (DAV) verwaltet insgesamt rund 4.800 Mitglieder – Tendenz steigend. Sie organisiert regelmäßig Prüfungen mit knapp 3.000 Einzelklausuren, mehr als 150 Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen pro Jahr sowie zwei Frühjahrs- und Herbstkongresse mit jeweils rund 1.000 Teilnehmern – und das mit nur 30 Mitarbeitern. Möglich ist dies dank einer leistungsfähigen und anforderungsgerechten Branchenlösung, welche die DAV zusammen mit der GOB Software & Systeme eingeführt hat. Im Zuge dessen wurde auch die Onlinepräsenz optimiert.
Die DAV ist die berufsständische Vertretung der Versicherungs- und Finanzmathematiker. Die Hauptaufgabe der DAV ist die Aus- und Weiterbildung der Aktuare sowie deren fachliche Unterstützung in allen aktuellen Fragestellungen der Berufspraxis. Nach entsprechendem Hochschulstudium und mindestens dreijähriger Berufspraxis kann man bei der DAV eine Ausbildung zum Aktuar anschließen, die zur Führung des Titels „Aktuar (DAV)“ berechtigt. Aktuell stehen rund 1.800 Finanz- und Versicherungsmathematiker im geregelten Ausbildungsgang zum Aktuar und sind somit auf dem Sprung in die Mitgliedschaft.
Das alte System war in seiner Arbeitsweise nicht logisch
Für die Mitglieder- und Gremienverwaltung sowie für das Veranstaltungs-, Adress- und Finanzmanagement nutzt die DAV seit 2014 die Branchenlösung unitop NPO Akademie. Ausgangspunkt des Projekts war u. a. eine neue Weiterbildungsordnung (gültig seit 01.01.2014), durch die ein dokumentierter Nachweis der ohnehin in den Standesregeln vorgeschriebenen regelmäßigen Weiterbildungsmaßnahmen verpflichtend vorgeschrieben wurde. Mit der Entwicklung eines neuen persönlichen Online-Weiterbildungskontos war gleichzeitig auch die Umsetzung einer modernen Portallösung erforderlich, die einerseits als allgemeine Außendarstellung der DAV fungiert, andererseits aber auch zur internen Verwaltung der Mitglieder und zur Buchung von Veranstaltungen und Seminaren genutzt wird. „Das alte System war schlicht und einfach deutlich an seine Grenzen gestoßen, sodass eine effiziente Umsetzung der neuen Anforderungen nur mit einem neuen, vollständig integriert arbeitenden System sinnvoll war“, erklärt Michael Steinmetz, Hauptgeschäftsführer der DAV. Bei der Suche nach einer neuen Plattform für die prozessoptimierte Abwicklung aller Verbandsaufgaben in Frontend, Backoffice und Finanzbuchhaltung konnte sich die GOB Software & Systeme durchsetzen. „Um die rund 4.800 Mitglieder noch aktiver in die Verbandsarbeit einzubeziehen, haben wir uns mit Microsoft SharePoint für eine Webtechnologie entschieden, mit der wir unser Portal gerade im Bereich der Gremienarbeit sehr interaktiv gestalten können“, betont auch Birgit Kaiser, für die Bereiche der aktuariellen Facharbeit und der Kommunikation verantwortliche Geschäftsführerin der DAV. Für das Backend wird die Branchenlösung unitop NPO Akademie eingesetzt, in der die zentralen Daten gepflegt und aus dem Portal heraus synchronisiert werden.
Prüfungsorganisation und Weiterbildung
„Das neue Portal hat uns unseren Leistungs-, Service- und Kommunikationszielen einen großen Schritt näher gebracht“, betont auch Henning Wergen, Geschäftsführer der Deutschen Aktuar-Akademie GmbH (DAA), der Dienstleistungsgesellschaft des Verbandes. „Wir nutzen es sehr intensiv bei allen Vorgängen rund um die Qualifizierung unserer Mitglieder, beispielsweise im Rahmen der Prüfungsorganisation.“ Traditionell bieten DAV und DAA eine Vielzahl von Veranstaltungen an – darunter Kongresse, Prüfungsveranstaltungen, Ausbildungsseminare und eine große Palette von Weiterbildungsformaten, wie z. B. Webinaren. Mitglieder können dabei auch die Teilnahme an extern besuchten Weiterbildungsveranstaltungen auf ihren Konten eintragen oder als Tutor komplette Weiterbildungsveranstaltungen online anlegen, inklusive Gutschrift eines bestimmten Umfangs von Weiterbildungsstunden bei den jeweils anwesenden Teilnehmern. Prüflinge können sich ebenfalls nicht nur online zu den Prüfungsveranstaltungen anmelden, sondern auch ihren aktuellen Prüfungsstatus einsehen. „Erst der Einsatz der unitop NPO Akademie ermöglicht uns die komplette Verwaltung unseres Prüfungswesens sowie ein sehr umfassendes Weiterbildungsmanagement für unsere Mitglieder, das es in dieser Form vorher nicht gab“, so Henning Wergen.
Mitgliederverwaltung
Neben der Prüfungsabwicklung regelt die DAV noch viele weitere ihrer Aktivitäten über die Internetseite, so z. B. die Korrespondenz mit ihren Mitgliedern. Um den papiergebundenen Versand und das in dem Zusammenhang anfallende Porto zu reduzieren, hat die DAV zusammen mit der GOB ein elektronisches Postfach eingerichtet – die sogenannte Postbox. Nach Anmeldung im Portal können die Mitglieder im geschützten Mitglieder- bzw. Prüflingsbereich auf alle wichtigen Dokumente zugreifen. „Besonders im Rechnungs- und Mahnwesen hilft die Online-Ablage von Rechnungen und Mahnungen sehr dabei, die bislang übliche Zahl von Rückfragen und Klärungsfällen deutlich zu reduzieren und damit Mitarbeiterkapazitäten effizienter einzusetzen“, zieht Michael Steinmetz ein sehr positives Fazit. Auch die Zertifikate zum erfüllten Weiterbildungsumfang eines Jahres werden über den elektronischen Belegversand in unitop NPO Akademie direkt an das Postfach verschickt und können von Mitgliedern dort jederzeit aufgerufen und bei Bedarf ausgedruckt werden. Eine Übersicht aller bereits geleisteten Weiterbildungsaktivitäten und der schon gebuchten Seminare ist an dieser Stelle ebenfalls hinterlegt. Die Synchronisation der Daten im Portal mit der Datenbank in unitop erfolgt automatisch über Webservices. Das SharePoint-Team bei der GOB hat speziell für die internationalen Teilnehmer an Seminaren der zweiten Tochtergesellschaft des Verbandes, der European Actuarial Academy GmbH (EAA), sogar erstmals einen Prozess entwickelt, mit dem auch Buchungen von Nichtmitgliedern aus anderen Ländern über das Onlineportal möglich sind.
Die DAV lädt zum Weltkongress nach Berlin ein
Seit Einführung der neuen Software hat die Aktuarvereinigung bereits fünf Kongresse und Tagungen erfolgreich abgewickelt. Eine besondere Herausforderung steht allerdings noch bevor und wurde entsprechend schon heute im technischen Konzept mit Einrichtungen und Programmierungen berücksichtigt: Im Jahr 2018 richtet die Deutsche Aktuarvereinigung den Weltkongress in Berlin aus. Der Weltkongress ist die globale Großveranstaltung der Aktuare und findet nur alle vier Jahre in wechselnden Gastgeberländern statt. Zur fünftägigen Veranstaltung vom 4. bis 8. Juni 2018 werden rund 2.000 internationale Experten erwartet. „unitop ist auch für diesen Anwendungszweck ein sehr solides und absolut verlässliches System“, sagt Michael Steinmetz. Als sich die Aktuarvereinigung vor drei Jahren für unitop entschied, gehörte ein leistungsstarkes Kongressmanagement zu den Hauptkriterien. Und auch der zukünftige Internetauftritt für den Weltkongress soll in den nächsten Monaten gemeinsam mit der GOB entwickelt werden, wobei dann aufgrund der Vorüberlegungen zu den Portallösungen von DAV und EAA ebenfalls nur noch einzelne Funktionalitäten angepasst werden müssen.
