Von der Fortbildungsveranstaltung im kleinen Kreis bis zum jährlichen Kongress, zu dem mehrere Tausend Teilnehmer erwartet werden, ist bei der verbandsinternen Veranstaltungsplanung über das Jahr hinweg oftmals alles vertreten. Wer weniger Arbeit haben will, lässt sich dabei von einer Software helfen. Mal eben schnell ein passendes Tool zu recherchieren ist angesichts der zahlreichen Anbieter und Optionen allerdings keine praktikable Strategie. Aber was muss eine Software können, um dem jeweiligen Veranstaltungstyp gerecht zu werden?
Aus organisatorischer Sicht haben ein Verbands-Workshop und eine Mitgliederversammlung schon einmal nicht allzu viel gemein. Nicht nur, dass sich die Teilnehmerzahlen in ganz anderen Dimensionen bewegen, vielmehr stellt der Planungsprozess Organisatoren vor vollkommen andere Herausforderungen. In beiden Fällen kann eine Software Unterstützung bieten, etablierte Prozesse schneller ablaufen lassen und somit ein effizienteres Arbeiten erlauben. Oberste Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Software zur Art der Veranstaltung passt. Wenn die Teilnehmeranmeldung bereits gestartet ist und sich dann erst zeigt, dass das Tool doch eher nur für Veranstaltungen taugt, die zwei Nummern kleiner sind, ist das sehr weit weg vom Idealzustand und oft nur der Auftakt für viele weitere Probleme. Verbände, die dagegen genau wissen, wozu ihre Software in der Lage sein sollte, brauchen derartige Schwierigkeiten nicht zu fürchten. Und das herauszufinden, ist – so viel sei an dieser Stelle bereits verraten – kein Hexen
