Wie können aktuelle Informationen und Verbandsrundschreiben schnell und kostengünstig an die Mitglieder weitergegeben werden? Vor dieser Frage standen die Verbände der Ernährungsindustrie (Fachverband der Gewürzindustrie e.V., Bundesverband der deutschen Feinkostindustrie e.V., Verband der Suppenindustrie e.V. und der Verband der Essig- und der Senfindustrie e.V.) in Bonn. Ihre Lösung wird hier skizziert.
Mit über 150 Mitgliedsunternehmen, teilweise gleichzeitig in mehreren der genannten Verbände vertreten, und dem Anspruch, eine einfache Versandmöglichkeit aktueller Informationen und Mitglieder-Rundschreiben zu etablieren, waren die Anforderungen schnell formuliert. Wichtig war, dass mehrere Redakteure aus den unterschiedlichen Fachbereichen der Bürogemeinschaft „ihren“ Inhalt eigenhändig bestimmen und einstellen können, dass eine Überprüfbarkeit der Informationsnutzung möglich sei und zeitnah, möglichst automatisch die Informationen an die Mitglieder versendet werden.
Ein solches Verwaltungs- und Verteilungstool fanden die Verbände in dem Rundschreiben Archiv- und Versand-System RAVS der Bonner Firma Glamus. Dirk Radermacher, Geschäftsführer des Verbandes der Suppenindustrie e.V.: „Wir waren überrascht, mit welcher Präzision die Programmierer bei RAVS nachgedacht haben.“
Informationscharakteristik
Neben der Möglichkeit, nachhaltige Informationen weiterzugeben und diese zu archivieren, besteht bei RAVS genauso die Möglichkeit eine „Halbwertszeit“ der Inhalte festzulegen. Nach Ablauf eines Datums entfallen diese Artikel aus der Übersicht, „schlafen“ jedoch im System weiter und können über die Verschlagwortung, bzw. die Volltextsuche weiterhin gefunden werden. Diese „Schläfer“ versetzen die Verbände der Ernährungsindustrie in die Lage, auch kurzlebige und hochaktuelle Informationen in kurzen zeitlichen Rhythmen an die Mitglieder zu versenden, ohne dass die Fülle jener, zumeist kurzen Nachrichten, den Archiv-Charakter eines internen Mitgliederbereiches verwässert.
(Bildunterschrift: Eingangsseite des Portals für die Mitglieder des Bundesverbandes der Deutschen Feinkostindustrie e.V.)
Denn nicht anders erscheint den Mitgliedern der Verbände dieser Informationsverteiler: als eine den Mitgliedern vorbehaltene Internetseite mit umfangreicher Recherchemöglichkeit, Dokumentenbibliothek und thematisch geordneter Systematik. Je nach den persönlichen Einstellungen des Mitgliedes und der Entscheidung eines Redakteurs, wird die Existenz eines neuen Artikels per eMail mitgeteilt. Im Wissen, dass mehrere Kontaktpersonen eines Mitgliedes bestehen können, ist der Verteiler von RAVS personenbasiert. Jede Kontaktperson wird einer Gruppe zugeordnet. Diese Gruppenzuordnung versetzt den Redakteur in die Lage, differenzierte Versendungen zu starten. So sind Rundschreiben allen Mitgliedern zugänglich, die Einladungen und Protokolle von Vorstandssitzungen hingegen nur der Gruppe „Vorstand“. Die Inklusivität der Gruppenrichtlinie garantiert, dass die Mitglieder dieser hierarchisch höher eingruppierten Gruppe auch automatisch Mitglied einer „allgemeinen Gruppe“ sind: Vorstände sind eben auch Mitglieder.
(Bildunterschrift: Dokumentenbibliothek des Fachverbandes der Gewürzindustrie e.V.)
Technische Umsetzung
In Zeiten ausufernder Spam-Aktivitäten war es Anliegen der vier beteiligten Geschäftsstellen, dass die automatischen eMails nicht die Postfächer der Abonnenten verstopfen. Diesem Anspruch wird RAVS gerecht, in dem es die Nutzer per eMail lediglich darüber informiert, wenn neue Artikel zum Abruf bereit liegen und den direkten Link zum jeweiligen Artikel in der eMail anbietet, jedoch nicht jedes Dokument versendet. Neben der sofortigen Mitteilung kann der Abonnent auch eine wöchentliche Zusammenfassung erhalten. Dadurch können die verschiedenen Informationsarten auch verschiedenartig angekündigt werden: aktuelle Informationen können direkt in den Versand gehen, allgemeine Hintergrundinformationen beispielsweise gebündelt zum Wochenende. „Diese Flexibilität in der Handhabung ist ein großer Vorteil für uns.“, sagt Dirk Radermacher, „Nicht nur, dass wir jetzt sukzessiv beginnen, die klassische Verschickung über die Post zurück zu fahren und so Kosten sparen können, sondern auch, dass wir bedarfsgerechter agieren können, ist ein enormer Fortschritt für uns. Das Splitten großer Dokumente in ein Anschreiben und einige Anlagen ermöglicht es unseren Mitglieder, nur wirklich die Informationen zu erhalten, die sie für wichtig halten.“
Durch die Archiv-Funktion des Systems wird auch mit dem Paradigma gebrochen, dass ein Ansprechpartner, jede Information, die er lesen darf auch zugeschickt bekommen muss. Wird beispielsweise ein Dokument mit Export-Themen eingestellt, können gezielt die Ansprechpartner bedient werden, die sich mit dem Thema tagtäglich beschäftigen und gleichzeitig ein weitaus größerer Kreis an Mitgliedern leseberechtigt sein. Sucht nun ein Mitarbeiter aus der Marketing-Abteilung, der normalerweise nichts mit Export zu tun hat, einmal doch Informationen zu diesem Thema, findet er sie im Archiv. Sonst besteht die Gefahr, dass vielleicht nur drei von zehn eMails vom Verband als interessant eingestuft werden, was das Interesse an den Nachrichten insgesamt senkt und diese abwertet.
(Bildunterschrift: Ein Dokument in der Einzelansicht)
Fazit
Mit Unterstützung der Service GmbH der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM) haben die Verbände der Ernährungsindustrie und die Softwareschmiede Glamus dieses System implementiert. Die Pflege habe sich als intuitiv und nach einer Schulung als leicht erlernbar erwiesen. Diese Schulung wird von einem Mitarbeiter der Servicegesellschaft der DGVM vorgenommen und geschieht in enger Absprache mit den technischen Entwicklern und Planern von Glamus.
Die als Anforderungen formulierten Wünsche der Verbände wurden erfüllt, so dass den Mitgliedern ein attraktiver Service mit hohem Nutzen zur Verfügung gestellt wird. (TR)
