Die rasante Digitalisierung der Arbeitswelt, der Kommunikation und vieler weiterer Lebensbereiche geht auch an Verbänden nicht spurlos vorbei. Eine Aufgabe von Verbänden ist es, mit ihren Mitgliedern zu kommunizieren und die Kommunikation der Mitglieder untereinander zu unterstützen. Die digitalen Medien eröffnen hier vielfältige Möglichkeiten. Dennoch setzen viele Verbände internetbasierte, digitale Kommunikationsformen noch recht dosiert ein. So nutzten fast alle Teilnehmer an einem Workshop im Rahmen des Verbändekongresses 2016 Messengerdienste wie WhatsApp für ihre private Kommunikation, aber nur ein viel kleiner Teil hatte praktische Erfahrungen mit Messenger-Diensten in der Verbandsarbeit.
Am Beispiel des Makrolog EDP im Einsatz bei der Deutschen Vereinigung für Wasserwirtschaft, Abwasser und Abfall e. V. (DWA) soll im Folgenden dargestellt werden, wie die Wahl der richtigen technischen Lösung die Digitalisierung der Verbandskommunikation unterstützen kann.
Die DWA setzt sich als politisch und wirtschaftlich unabhängige Vereinigung für eine nachhaltige Wasserwirtschaft und für die Förderung von Forschung und Entwicklung ein. Ihre Erkenntnisse und Erfahrungen gibt sie mit dem DWA-Regelwerk, in Seminaren, Tagungen, Messen sowie in einer Vielzahl von Publikationen weiter. Außerdem begleitet die DWA ihre Mitglieder in technisch-wissenschaftlichen und rechtlichen Fragen. Durch die enge Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung ist die DWA ein kompetenter Partner in fachlichen und berufsspezifischen Belangen. Die DWA bietet den rund 14.000 Mitgliedern ein Forum für Ideen und Meinungsaustausch und unterstützt die Politik durch ihre Beratung.
Die Makrolog Content Management AG hat für die DWA schon sehr früh (2004) eine digitale Umsetzung der zentralen Publikation („Regelwerk“) für die Bereitstellung im Internet erstellt. Über die Jahre wurde klar, dass der zu dieser Zeit noch rein auf Verbreitung („Publishing“/„Content-Push“) ausgelegte Ansatz zwar der über Jahrzehnte entwickelten Kernaufgabe der DWA entspricht, im Kontext von Smartphones, Tablets und E-Books aber zu kurz greift. Mitglieder erwarten eine geräteunabhängige Informationsverfügbarkeit, möglichst an jedem Ort und zu jeder Zeit. Informationen müssen – unabhängig von „Geschäftszeiten – „on demand“ dann bereitstehen, wenn sie benötigt werden. Dies kann nur gelingen, wenn die gesamte Publikationskette von der Erarbeitung der Information (z. B. in Gremien) bis zur Online-Bereitstellung komplett digital und somit medienbruchfrei erfolgt.
Die elektronische Distributionsplattform der Makrolog Content Management AG, die ursprünglich für den Einsatz im technischen Dokumentationsbereich entwickelt wurde, erwies sich hier als geeignete Lösung, weil über die reinen Content-Delivery- und Publishing-Funktionalitäten hinaus umfangreiche Backchannel-Funktionalitäten für Benutzer (Kommentare, Feedback, Notizen) angeboten werden. Das EDP vereint so die Vorteile eines herkömmlichen Content-Publishing Systems mit den Vorteilen von Social-Media-Plattformen. Die gerade im Verbandsbereich so wichtige Rundumkommunikation (vom Verband zum Mitglied, vom Mitglied zum Verband, evtl. auch zwischen (Gremien-)Mitgliedern) wird durch den EDP-Funktionsumfang optimal unterstützt. Hinzu kommt, dass das EDP auf deutschen Servern nach deutschen Datenschutzrichtlinien betrieben wird und bei Bedarf auch wie bei der DWA auf eigenen Servern des Verbandes „on premise“ installiert werden kann. Das vermeidet oft unlösbare Compliance-Fragen bei der Verwendung anderer Plattformen wie Facebook oder WhatsApp.
Bei der DWA sind inzwischen nahezu alle Verbandsdienstleistungen entweder vollständig digital verfügbar oder mit einer digitalen Ergänzungskomponente verfügbar. Eine kurze Übersicht:
1. Zeitschriften
Die Zeitschriften sind nach wie vor als Printausgabe, aber auch als digitale Versionen online im Mitgliederbereich und als Apps für mobile Geräte verfügbar. Das EDP unterstützt die Verwendung des international anerkannten Digital-Object-Identifier-Systems (DOI) und sorgt so für eine Vernetzbarkeit der Beiträge der DWA-Zeitschriften in internationalen Wissensnetzwerken.
2. DWA-Regelwerk
Knapp 2.200 Experten arbeiten am DWA-Regelwerk. Sie sind in zehn Hauptausschüssen mit angeschlossenen 340 Fachausschüssen und Arbeitsgruppen organisiert. Über die EDP-Plattform realisiert die DWA nicht nur (analog zu den Zeitschriften) die MultiChannel-Verfügbarkeit der Inhalte, sondern unterstützt auch die Gremienarbeit mit der Systemkomponente „Ausschüsse online“. Das System unterstützt die Sitzungsvorbereitung, die Bereitstellung von Dokumenten zur Zusammenarbeit und legt den Grundstein für zukünftige „E-Meetings“.
3.Bildungsarbeit/Veranstaltungen
Über ihre Bildungsaktivitäten führt die DWA jährlich circa 30.000 Personen in über 300 Veranstaltungen zusammen. Mehr und mehr dieser Veranstaltungen werden über das EDP digital unterstützt. Neben der Bereitstellung des Veranstaltungsprogramms online und als App werden auch die Teilnehmerunterlagen (Schulungsunterlagen) zunehmend elektronisch bereitgestellt. Das EDP bietet hier zusätzlich die Möglichkeit, über die eigentliche Dauer der Veranstaltung hinaus eine dauerhafte Teilnehmerbeziehung aufzubauen. Dies geschieht über spezielle in die App integrierte Notification-Services, die z. B. auf Nachfolgeveranstaltungen oder aktualisierte Materialien hinweisen können. So entsteht ein weiterer – im Zeitalter von SPAM und E-Mail-Überflutung – wichtiger Kontaktkanal zum Veranstaltungsteilnehmer.
