Es dürfte wenige Verbände geben, die ihre Veranstaltungen noch ausschließlich analog planen – nicht ausgeschlossen, dass sich gar keine mehr finden. Zur Grundausrüstung eines jeden Veranstalters dürften inzwischen zumindest einige Excel-Listen gehören, die hin- und hergemailt werden. Eine solche Arbeitsweise stößt allerdings trotz des scheinbar kollaborativen Ansatzes schnell an ihre Grenzen. Eine ganzheitliche Lösung bringt mehr Vorteile.
Die Auswahl an Software im Bereich Veranstaltungsmanagement ist groß. Auf den ersten Blick ähneln sich die Produkte der verschiedenen Anbieter recht stark, beim genaueren Hinsehen klaffen Soll und Ist dann aber doch weit auseinander. Klar sind digitale Lösungen der Konferenzplanung mit Notizblock und Stift vorzuziehen, nur ist am Ende die Qualität des eingesetzten Tools entscheidend, denn diese wirkt sich auf die Qualität der gesamten Veranstaltung aus. Bestenfalls wird der reduzierte Arbeitsaufwand bereits bei der Planung spürbar, zieht sich anschließend über die Anmeldephase und ist später sogar vor Ort noch spürbar. Im Folgenden erklären wir am Beispiel der Konferenz-Management-Software Converia, auf welche Aspekte es bei der Wahl eines Tools ankommt, damit sich bei Verbänden dauerhaft eine Arbeitserleichterung einstellt. Was soll die Software leisten? Das ist die wichtigste Frage, die sich Verbände zu Beginn stellen sollten, denn nicht alle Tools kommen mit allen Veranstaltungen zurecht
