Leistungsfähige, professionelle IT-Infrastrukturen und Lösungen waren bis vor wenigen Jahren fast ausschließlich größeren Organisationen vorbehalten. Durch sogenannte Cloud-Angebote wie Office 365 oder Dropbox können auch kleinere Organisationen mit geringeren finanziellen Mitteln aus der Palette professioneller IT-Services wählen. Der Artikel zeigt Lösungsmodelle für die wichtigsten Anwendungsfelder für Verbände am Beispiel des Weltverbandes Deutscher Auslandsschulen e.V. (WDA) auf.
Leistungsfähige, professionelle IT-Infrastrukturen und -Lösungen waren bis vor wenigen Jahren fast ausschließlich größeren Organisationen vorbehalten, weil sie entweder nur mit großem Personal-, Zeit- oder finanziellem Aufwand realisierbar waren. Mit dem breiteren Angebot von Mietsoftware oder ASP und IT-Outsourcing-Dienstleistungen wurden einige solcher Anwendungen auch für kleinere Organisationen interessant.
Die sich seit ca. zwei Jahren immer stärker auf den Markt etablierenden Cloud-Angebote sind ein Quantensprung in dieser Entwicklung: Nun können selbst kleinste Organisationen ohne eigene IT und mit sehr wenig finanziellen Mitteln aus einer umfassenden Palette an professioneller IT-Software und Services wählen. Ein zusätzlicher, wichtiger Punkt ist, dass diese Lösungen auch mobil auf mehreren Geräten (PC, Laptop, Tablet, Phablet, Smartphone) verfügbar sind, sich darüber synchronisieren und wesentlich einfacher bedienen lassen.
Der Artikel zeigt Lösungsmodelle für die wichtigsten Anwendungsfelder für Verbände und präsentiert die konkrete Umsetzung am Praxisbeispiel des Weltverbandes Deutscher Auslandsschulen e.V. (WDA), eines kleinen Verbandes mit einer Geschäftsstelle, drei Mitarbeitern und einer geringen zweistelligen Zahl von Mitgliedern.
Was bedeutet „Cloud“ und welche Vor- und Nachteile bringt sie mit sich?
Beim Cloud-Computing wird die ganze oder aber Teile der IT-Infrastruktur wie Server, Programme, Datenspeicher, Dienste etc. aus der Organisation in einen fest oder lose umrissenen Teil des Internets (diese Teile werden dann „cloud“, von englisch für „Wolke“ genannt) ausgelagert. Das heißt, Anwendungen werden nicht mehr auf dem lokalen Rechner oder auf eigenen Servern betrieben und die Daten zumeist ebenfalls extern gespeichert. Die allermeisten IT-Anwendungen können als Services aus der Cloud angeboten werden, was die Skizze in Abbildung 2 andeutet.
Der Bereich des Internets, der für Cloud-Anwendungen eingesetzt wird, kann sich von wenigen, klar lokalisierten (z. B. Berliner Cloud) bis zu weltweit verteilten Servern (z. B. Google) ausdehnen. Manche Organisationen betreiben nach außen abgeschottet im Intranet auch eigene „private Clouds“. Cloud-Dienste können sehr günstig angeboten werden, weil sie sich breit verfügbare Ressourcen teilen. Deshalb lassen sie sich auch einfacher skalieren (vergrößern), wenn die bestehende Infrastruktur nicht mehr mächtig genug ist; z. B. indem weitere Server aus der Cloud für den jeweiligen Kunden hinzugeschaltet werden.
Problem Datenschutz
Die unter Umständen weltweit verteilte Datenhaltung bringt natürlich in Europa, vor allem in Deutschland, Konflikte mit der hiesigen, im Vergleich zu den USA, wo die meisten großen Cloud-Anbieter sitzen, strikten Datenschutzgesetzgebung mit sich.
Einige internationale Anbieter wie z. B. Microsoft versuchen sich darauf einzustellen, indem sie häufig kostenlose Zusatzvereinbarungen anbieten, mit denen zumindest die Einhaltung von EU-Richtlinien gewährleistet werden soll.
Bundesdatenschutzgesetzkonform sind jedoch nur Anbieter, die eine ausschließliche Datenhaltung in der Bundesrepublik vertraglich zusichern und zudem den Abschluss eines Vertrages zur externen Auftragsdatenverarbeitung ermöglichen (BDSG §11).
Wie oben bereits erwähnt ist es sinnvoll, Cloud-Lösungen und (deren) mobile Anwendung(en) zusammen zu planen, zumal die meisten Cloud-Anwendungen von Hause aus auf den wichtigsten mobilen Endgeräten laufen. Die Erfahrung bei Verbänden, die Smartphones und Tablets einsetzen, zeigt, dass diese Anforderung auch recht schnell durch Mitarbeiter gestellt werden, die auch unterwegs auf die wichtigen Kontaktdaten, Termine und Dokumente zugreifen wollen.
Mit der mobilen Anwendung kommen weitere, rechtliche (Datenschutz, Arbeitsrecht u. a.) und sicherheitstechnische (u. a. unter dem Stichwort „Multi Device Management“ MDM) Aspekte hinzu, die unbedingt beachtet werden müssen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Smartphones und Tablets auch privat von den Mitarbeitern genutzt werden dürfen oder diese ihre eigenen Geräte in die Organisations-IT mit einbringen (BYOD „bring your own device“).
Anwendungsbereiche und Lösungen
Für fast alle wichtigen IT-Anwendungen gibt es mittlerweile Cloud-Lösungen, z. B.:
- Zentrale Firmenlaufwerke zum Dokumentenmanagement
- Komplette Office-Software inklusive Update-Management
- Virenschutz und Firewalls
- Mailserver und Kalenderdienste
- Adressverwaltungs-, Newsletter-, Serienmailsysteme (CRM)
- Systeme zum Veranstaltungsmanagement inklusive Online-Anmeldung, Einlasssteuerung, Teilnehmerlisten, Abrechnung usw.
- Telefon-, Web- und Videokonferenzen
- Dokumentenmanagement,
- E-Mail, Kalender
Das mit Abstand am weitesten verbreitete und bekannteste Mail-Programm ist Outlook, hinter dem in der Regel ein organisationsinterner Exchange-Server steht, mit dem die unterschiedlichen Kalender und Mailkonten verwaltet und synchronisiert werden.
Seit ca. zwei Jahren gibt es von Microsoft die Cloud-Alternative Office 365, die sich insbesondere an mittlere, kleine und Kleinstorganisationen richtet: Hier können komplette Office-Dienste inklusive Mail, Kalender, zentralem Dokumentenmanagement mit dem Cloud-Dokumentenspeicher Skydrive, vollständigen Office-Paketen sowie Messenger- und Webkonferenzdienst für mehrere Endgeräte auf monatlicher oder jährlicher Basis gemietet werden.
Eine vom Leistungsumfang in etwa vergleichbare Lösungsplattform – vielleicht abgesehen von den nur sehr begrenzt mit Microsoft Office vergleichbaren Anwendungen – bietet Google sogar kostenlos. Allerdings gibt es hier keinerlei Datenschutz-Vereinbarungen, da sich Google das Recht vorbehält, die Daten weltweit verteilt zu verarbeiten und sie u. a. auch „zur Optimierung von Suchanfragen“ und für die Nutzung der anderen Google-Dienste auszuwerten.
Alle diese Dienste haben gemein, dass sie sich entweder über einen Browser oder als App problemlos auf den aktuellen Windows-, Mac-OS- und Android-Geräten verwenden lassen. Die in den Cloud-Laufwerken gespeicherten Dokumenten lassen sich so überall vom Desktop PC, Laptop, Tablet oder Smartphone – seien es Apple-, Microsoft-, Android- oder RIM (Blackberry)-Geräte – abrufen, hoch- oder herunterladen und über Office-Applikationen bearbeiten.
Fragen bezüglich mobiler Nutzung und Datenschutz stellen sich insbesondere bei CRM-Anwendungen wegen der Verwaltung der für die mobile, praktische Nutzung so wichtiger wie rechtlich und sicherheitstechnisch sensibler Personendaten.
CRM in der Praxis beim Weltverband Deutscher Auslandsschulen
Der Weltverband Deutscher Auslandsschulen (WDA) vertritt die freien, gemeinnützigen Schulträger der Deutschen Auslandsschulen. Anders als Schulen in Deutschland bieten die in der Regel von privaten Vereinen getragenen Auslandsschulen zumeist Bildung und Erziehung entlang des kompletten Bildungsweges vom Kindergarten bis zum Abitur.
Der WDA hat sich 2011 dazu entschieden, seine Außendarstellung und interne IT neu aufzustellen. Dies betraf das Corporate Design und den Internet-Auftritt genauso wie die für die Verbandsarbeit benötigte IT-Ausstattung.
Die Herausforderung bestand darin, mit sehr begrenztem Budget und fehlenden, internen IT-Ressourcen ein nach innen und außen modernes, innovatives Verbandskonzept umzusetzen. Da dieses Konzept nur unter Einsatz moderner IT funktionieren konnte, wurde das Augenmerk relativ schnell auf Cloud-Lösungen gelenkt.
Der ganheitliche Ansatz ermöglichte die Entwicklung eines „best of bread“-Lösungsmodells, in dem die in den gegebenen Rahmen am besten passenden Lösungsmodule zu einer Gesamt-Infrastruktur integriert wurden. Eine zentrale Rolle spielt dabei das CRM-System, weil es zwei von drei der oben angesprochenen Kernanwendungen abdeckt, nämlich neben der CRM-Funktionalität auch als zentraler Mail- und Kalenderserver fungiert. Es wurde das CRM-System twentyone als Cloud-Lösung für einen zweistelligen monatlichen Mietpreis beschafft. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und vor allem zu einem neu aufgesetzten Verbandsportal im Internet kommen hinzu.
Um Kosten zu sparen und sich durch Integration in eine bestehende, zur Zielgruppe des Verbandes passende Internet-Community eine höhere Sichtbarkeit und relevante Inhalte zu verschaffen, wurde auch hier auf eine Cloud-Lösung (WebWeaver®) gesetzt.
Zwischen dem CRM-System und dem Portal sollen Kontakt- und Veranstaltungsdaten über eine sichere Verbindung ausgetauscht sowie Newsletter bestellt und distribuiert werden. Zudem werden in der Community Umfragen lanciert, deren Date n wieder zur Auswertung in das CRM fließen.
Daneben wird ebenfalls als Cloud-Service ein VOIP-, Web- und Videokonferenzsystem zur Kommunikation mit den Vertretern der weltweit verstreuten Mitglieder verwendet – auch das spart Kosten.
Auf der Verbandsjahrestagung des Weltverbandes der Auslandsschulen wurde zudem die neue Organisations- und Lernplattform w-da.net vorgestellt. Thilo Klingebiel, Geschäftsführer des WDA, zu den neuen Plattfomen: „w-da.net gibt den Schulen digitale Werkzeuge an die Hand, mit deren Hilfe sie sich effektiver organisieren sowie Lernprozesse mit digitalen Medien gestalten können. Gleichzeitig fördert der WDA mit seiner Verbandsplattform auslandsschulnetz.de die globale Vernetzung der Auslandsschulexperten.“
Fazit
Eine professionelle Infrastruktur wie in dem obigen Beispiel wäre für einen Verband mit den Ressourcen des WDA ohne Cloud-Lösungen nicht realisierbar gewesen. Es lohnt sich auf jeden Fall genau zu analysieren, ob und welche Teile der IT in die Cloud verlagert oder dort eingeführt werden können. Der Vorteil von Cloud-Mietlösungen ist ihre Flexibilität und Ressourceneffizienz: schnelle und zumeist kostengünstige Verfügbarkeit, von verschiedenen Endgeräten aus aufrufbar. Gleichzeitig sinken die IT-Kosten im Verband, da die Vorhaltung von kostenintensiver Hardware und deren Pflege nicht mehr benötigt werden. Es empfiehlt sich jedoch unbedingt, die Themen Datenschutz und Daten-Sicherheit von vorneherein mit zu berücksichtigen.
