Verbandsveranstaltungen wollen sorgfältig geplant sein. Denn es kann peinlich werden, wenn Teilnehmer ihren Namen nicht auf der Anmeldeliste wiederfinden oder das falsche Hotelzimmer gebucht wurde. Doch worauf sollte man achten? Das GCB German Convention Bureau hat gerade eine Neuauflage seines Tagungs-Leitfadens mit zahlreichen Tipps herausgegeben. Außerdem führt das GCB eine Liste professioneller Veranstaltungsplaner für all diejenigen, die auf Fachleute setzen möchten. Spezielle Tagungssoftware kann die Planung zudem erleichtern.
Soll eine Tagung reibungslos ablaufen, muss sie bis ins Detail geplant werden. Aber wo fängt man an? Als erste Anlaufstelle für Tagungsplaner fungiert das GCB German Convention Bureau. Das GCB mit Sitz in Frankfurt bringt Veranstaltungsplaner und Anbieter des deutschen Tagungsmarkts zusammen. Die GCB-Mitarbeiter geben kostenlos Tipps, stellen Kontakte zu den Kongresszentren der deutschen Großstädte und zu Hotels her. „Wir helfen bei der Orientierung. Viele sind froh über diese erste Hilfestellung“, sagte Ute Stegmann vom GCB.
Hilfe bietet auch die GCB-Broschüre „Meetings planen in Deutschland“. In der Neuauflage des Leitfadens für Tagungsplanung wird die gesamte Veranstaltungsplanung Schritt für Schritt erläutert: Die Broschüre behandelt die Vorplanung und die Nachbereitung, Bewirtung und Unterkunft und gibt Anhaltspunkte für die Budgeteinteilung. „Nicht nur Einsteiger, sondern auch erfahrene Planer werden in unserer Broschüre wertvolle Tipps finden – von der Zielsetzung über Verhandlungstricks bis hin zum Einsatz von mobilen Technologien“, so Matthias Schultze, Geschäftsführer des GCB. „Und wo wir ein Thema nur anreißen konnten, nennen wir weiterführende Literatur und Links.“
Professionelle Tagungsplaner buchen?
Zahlreiche Unternehmen und Agenturen bieten an, die Planung von Verbandstagungen zu übernehmen. Das GCB führt einige Anbieter – sogenannte Professional Congress Organizers (PCO) – auf seiner Internetseite auf. Um zu gewährleisten, dass diese Unternehmen über ausreichende Erfahrungen verfügen, hat das GCB einige Kriterien aufgestellt: Die aufgeführten Veranstaltungsplaner müssen seit mindestens drei Jahren als Full-Service-Anbieter tätig sein und in den letzten drei Jahren mindestens fünf internationale Kongresse in Deutschland organisiert haben. Ein Fünftel dieser Kongresse muss drei Tage und ein Fünftel länger als drei Tage gedauert haben. Es müssen außerdem bereits Tagungen mit mindestens 300 Teilnehmern und mit Teilnehmern aus mehr als fünf Ländern geplant worden sein. Durch diese Kriterien soll die Qualität der Leistungen sichergestellt werden. Natürlich gibt es viele andere Unternehmen und Agenturen, die auch im Bereich der Tagungsplanung tätig sind, aber nicht mit dem GCB zusammenarbeiten. Eine Recherche im Internet liefert zahlreiche Treffer.
Um einen professionellen Tagungsplaner zu finden, der zum jeweiligen Verband passt, hat das GCB auf seiner Internetseite einige Punkte zusammengestellt, die beim Kennenlernen abgefragt werden können. Die Entscheidung für den einen oder gegen den anderen Anbieter sollte nämlich nicht ausschließlich aufgrund der Kosten gefällt werden. Verbände sollten ihre Anforderungen möglichst genau formulieren und detaillierte Angebote einholen: Je genauer die Angebote, umso besser lassen sich die Leistungen der Tagungsplaner vergleichen.
Den geeigneten Tagungsort finden
Besonders wichtig für das Gelingen einer Tagung ist die Festlegung des Veranstaltungsorts. Hier wollen viele Punkte beachtet werden: Wo tagt es sich am strategisch günstigsten? Welchen Ort erreichen die Teilnehmer am einfachsten? Denn was nützt die schöne Kulisse der Alpen, wenn die meisten Teilnehmer aus Niedersachsen anreisen müssen und im verschneiten Harz feststecken?
Entscheidend ist auch die Wahl der Location. Sie darf einerseits das Budget nicht überstrapazieren und muss andererseits alle wichtigen Voraussetzungen erfüllen, beispielsweise über die passende Tagungstechnik verfügen. Auch an die Freizeit sollte bei der Wahl der Location oder des Tagungshotels gedacht werden. Wo wird abends noch etwas Passendes für die Zielgruppe geboten? Tipps für das Rahmenprogramm finden sich häufig auf den Internetseiten der Städte, der Tourismusämter oder der Kongressbüros.
Software – aber welche?
Wer sich die Verwaltung der Tagungsteilnehmer – vom Anmeldeverfahren über das Buchen des Hotelzimmers bis zum Ausdrucken der Namensschilder – erleichtern möchte, hat eine große Auswahl an Tagungssoftware zur Verfügung. Es gibt in Deutschland zahlreiche Anbieter und noch mehr Software-Lösungen. Die Auswahl der passenden Software will allerdings gut überlegt sein.
Ein grundsätzlicher Unterschied besteht zwischen Software, die auf jeden einzelnen Computer aufgespielt werden muss, und solcher, die über das Internet genutzt werden kann. Bei der Nutzung via Internet entfällt beispielsweise das Downloaden von Updates und die Programme können überall – auch im Tagungssaal – ohne eigene Hardware genutzt werden. Im Alltag kann das praktisch sein: Es erleichtert das Gepäck der Tagungsplaner, weil sie keinen eigenen Laptop mitnehmen müssen.
Grundsätzlich sollte eine Planungssoftware flexibel einsetzbar sein, damit die Nutzer sie eigenständig an verschiedene Veranstaltungen anpassen können. In der Zukunft rechnet es sich oftmals, wenn die Software erweiterbar ist und später bei Bedarf nachgerüstet werden kann. Zudem sollte sie selbsterklärend und leicht zu bedienen sein, damit beispielsweise Office-Kenntnisse bei der Handhabung weiterhelfen. Wichtig ist für viele Nutzer zudem, dass der Hersteller seine Betreuung anbietet und bei Fragen auch am Wochenende eine Hotline erreichbar ist. Gute Referenzen helfen außerdem bei der Einschätzung, ob eine Software tatsächlich praxistauglich ist. (AB)
