Wenn es um Verbandstagungen in Berlin geht, ist das Berlin Convention Office (BCO) erster Ansprechpartner vor Ort. Es bietet Verbänden professionelle Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Konferenzen, Kongressen, Tagungen und Incentives. Seit seiner Gründung im Juli 2001 hat das BCO maßgeblich zu der erfolgreichen Entwicklung Berlins zur führenden europäischen Kongress-Metropole beigetragen.
Der Service
Das BCO bietet Verbänden, die eine Veranstaltung in Berlin planen, einen umfangreichen Service: Beratung bei der Auswahl und Reservierung von Hotelkontingenten und deren Verwaltung, Tagungs- und Kongressorten, Veranstaltungsorten (Locations), Cateringanbietern, Transferleistungen und kompetenten Gästeführern. Unterstützung erfahren Verbände bei offiziellen Kongressbewerbungen für Berlin (Bid Book oder Power-Point-Präsentation), Vakanzabfragen in Hotels und Veranstaltungsorten, Vermittlung von Kontakten zu kompetenten Partnern in Berlin (z. B. zu Kongresszentren, Hotels, Veranstaltungsorten, Agenturen), Site Inspections, Rahmen- und Begleitprogrammen, Pre- und Post-Convention-Touren sowie Incentives.
Nationale und internationale Akquise – „Meeting Place Berlin“
Gleichzeitig akquiriert das BCO potenzielle Kongresskunden wie internationale und nationale Verbände, Unternehmen sowie Kongress- und Incentive-Agenturen. Allein im Jahr 2010 präsentiert sich die Kongressstadt Berlin auf 31 nationalen und internationalen Messen und Veranstaltungen, darunter auch eigene Roadshows in Deutschland (siehe Bericht „Deutschland Roadshow“), Großbritannien und den USA.
In Berlin empfängt das BCO die Entscheidungsträger der Kongress- und Tagungsveranstalter alle zwei Jahre zum internationalen Workshop „Meeting Place Berlin“. Die Teilnehmer aus Verbänden, Unternehmen und Agenturen sind eingeladen, sich als Buyer von der Qualität und Vielfalt Berlins selbst zu überzeugen und ein persönliches Business-Netzwerk aufzubauen. Jeweils über drei Tage präsentiert sich die außergewöhnliche Vielfalt der Kongressdestination Berlin. 2009 waren es 47 Aussteller der Berliner Kongress- und Veranstaltungsbranche, die über das Angebotsspektrum der deutschen Hauptstadt informierten. Tagungs- und Kongressveranstalter können sich zur kostenfreien Teilnahme bewerben. Grundsätzlich werden nur Fachbesucher zum Meeting Place Berlin zugelassen: Buyer, regionale Anbieter und Journalisten. Als Buyer werden internationale und deutsche Entscheidungsträger der Tagungs- und Kongressindustrie anerkannt, die Veranstaltungen in einer Größenordnung ab 100 Teilnehmer organisieren. Der nächste Meeting Place Berlin findet 2011 statt.
Umfassende Informationen auf der Website
Auf der BCO-Website www.berlin-convention-office.de können Teilnehmer an Kongressen oder Tagungen in Berlin direkt ihre Unterkunft buchen. Dort findet sich eine aktuelle Liste aller vom BCO betreuten Events. Für jede dieser Veranstaltungen haben ausgewählte Hotels Kontingente zum Abrufen zur Verfügung gestellt. Ebenfalls auf der Website kann auch der „Meeting Guide“ von Verbänden, Unternehmen, Agenturen und sonstigen Institutionen kostenfrei heruntergeladen oder angefordert werden. Bei dem „Meeting Guide“ handelt es sich um eine Planungshilfe zur Organisation von Kongressen, Tagungen und sonstigen Veranstaltungen in Berlin. Eine tabellarische Übersicht über die Raumkapazitäten der Kongresszentren, -hotels und außergewöhnlichen Locations sowie Großdarstellungen zahlreicher Partner ermöglichen einen ersten Überblick über die Tagungs- und Eventmöglichkeiten in Berlin.Weiterhin im Bestell-Angebot der BCO-Website: die Berlin Welcome Card und die 3-Tage-Karte „SchauLUST-MuseenBERLIN“. Die Berlin Welcome Card (Ticket + Gutscheinheft) ist das XXL-Ticket für Berlin – wenn gewünscht, auch in Kombination mit Potsdam. Es erleichtert Tagungs- und Kongressteilnehmern den Berlinaufenthalt und bietet zudem attraktive Ermäßigungen bei zahlreichen touristischen Highlights. Mit der 3-Tage-Karte „SchauLUST-MuseenBERLIN“ können Berlin-Gäste an drei aufeinander folgenden Öffnungstagen über 70 Berliner Museen und Sammlungen besuchen. Schließlich können auch der Berlin-Touristenstadtplan und der Flyer „Berlin Events“, eine langfristige Veranstaltungsübersicht mit den Highlights des Jahres, bezogen werden.
Partner im Netzwerk: Berlin Preferred Agencies
Verbände, die mit dem BCO zusammenarbeiten, profitieren auch von einem hervorragenden Kooperationsnetzwerk aus Agenturen und weiteren Dienstleistern, die das BCO je nach Bedarf des Kunden für spezielle Dienstleistungen hinzuziehen kann. Ein Partner in diesem Netzwerk ist beispielsweise der Zusammenschluss „Berlin Preferred Agencies“.
Die Berlin Preferred Agencies sind ein Zusammenschluss der 18 führenden Agenturen Berlins in den Bereichen Meetings, Incentives, Conventions und Events (MICE), der 2002 gegründet wurde. Das Hauptziel dieses Netzwerks ist, in Kooperation mit dem Berlin Convention Office (BCO) Berlin als internationale Topdestination für MICE Projekte zu vermarkten. Des Weiteren sind die Agenturen offizieller Ansprechpartner für alle Formen von Veranstaltungen in Berlin, ob Kongresse, Tagungen, Incentives oder Events.
Die Berlin Preferred Agencies bieten individuelle Zusatzleistungen zur Informations- und Vermittlungstätigkeit des Berlin Convention Office – mit konkreten, passgenauen Leistungen und Angeboten und einem umfangreichen Service für Verbände, Unternehmen, Agenturen und Institutionen, die in Berlin Veranstaltungen planen. Das Agentur-Netzwerk verfügt über geballtes Know-how und langjährige Erfahrungen, gepaart mit einem Pool an Kreativität, Kontakten und wirtschaftlicher Zuverlässigkeit – ein bislang in Deutschland einmaliger Zusammenschluss. Vor allem bietet das Netzwerk den perfekten Ansprechpartner für die jeweiligen individuellen Aufgabenstellungen. Sie organisieren Veranstaltungen mit viel Erfahrung, Professionalität und Kreativität. Mit gesellschaftlichen, kulturellen und kulinarischen Rahmenprogrammen erhält ihre Veranstaltung Glanzpunkte.
