Besser als nur gut zu sein, ist es, die Qualität der verbandlichen Prozesse auch unter Beweis stellen zu können. Hierfür bietet sich die Einrichtung eines zertifizierten Qualitätsmanagement-Systems an, das auf die Besonderheiten der verbandlichen Praxis zugeschnitten ist. Es lässt sich nicht nur vorzüglich in der Außendarstellung des Verbandes verwenden, sondern verschafft den Verantwortlichen auch einen systematischen Überblick über Verbesserungsmöglichkeiten in der Aufbau- und Ablauforganisation. Kurzum: Man verbringt weniger Zeit mit fruchtloser Verwaltungsarbeit.
Nutzen eines Qualitätsmanagement-Systems
Transparenz nach innen und außen ist für Organisationen, die auf die Zustimmung ihrer Mitglieder angewiesen sind, das A und O. In einer solchen Situation ist es unerlässlich, dass die innerverbandliche Organisation transparent und nachvollziehbar so strukturiert ist, dass Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten klar gegliedert sind und an Veränderungen ohne größeren Aufwand angepasst werden können. Ein solches System hilft nicht nur, die eigene Organisation zu straffen und die – in aller Regel ehrenamtlich tätigen – Vorstandsmitglieder zu entlasten; vorbildliche Prozesse bei der Erfüllung der Verbandsaufgaben sollten auch argumentativ zur Mitgliederakquisition und –bindung eingesetzt werden. Nicht mehr und nicht weniger – Transparenz der innerverbandlichen Struktur, Effi-zienz der Außendarstellung – leistet ein gelebtes Qualitätsmanagement-System.
Jeder Verband ist anders
Das stimmt grundsätzlich, darf aber nicht den Blick dafür trüben, dass unabhängig von der Aufgabenstellung, der Mitglieder- und Gremienstruktur die „Querschnittsmenge“ zwischen den Verbänden erheblich ist, so dass eine Partizipation an fremden Erfahrungen, wie sie bei einer durch Auditoren gestützten Einführung eines QM-Systems erfolgt, durchaus möglich und sinnvoll ist. Denn die jeweiligen Besonderheiten werden bei der systematisch betriebenen Implementation anhand eines ‚Master-Handbuchs’ gewissermaßen automatisch erkannt und berücksichtigt.
Wie funktioniert Qualitätsmanagement?
Grundlage des verbandlichen Qualitätsmanagements ist die DIN EN ISO 9001.2000. In Verbindung mit DGVM-Zert ist ein Qualitätsmanagement-System entstanden, das auf die Anforderungen der Verbände zugeschnitten ist und dessen Einhaltung durch die Auditoren der Partnerorganisationen TÜV Rheinland Group und DQS GmbH zertifiziert werden kann. Beispielhaft seien hier einige der zu zertifizierenden Organisationsabläufe genannt: Verbandsziele und Erfolgsbewertung, Finanzressourcen, Medienarbeit, Beschwerdemanagement.
Qualitätsmanagement ist kein statischer, sondern ein dynamischer Prozess. Regelmäßige Überprüfungen der Arbeitsabläufe durch interne Audits und deren laufende Veränderung sowie die in dreijährigem Turnus stattfindende Zertifizierung gewährleisten dann stets eine hohe Qualität der Verbandsarbeit im Sinne von innerverbandlicher Transparenz und verstärkter Effizienz in der Außendarstellung.
Wann empfiehlt sich ein QM-System?
Eigentlich immer, weil es mehr und mehr von den Verbandsmitgliedern erwartet wird. Das gilt jetzt bereits für Berufsverbände, deren Mitglieder solche Systeme bereits seit geraumer Zeit in ihren Praxen und Betrieben eingerichtet haben und dies natürlich auch von ihren Berufsvertretungen erwarten. Ferner empfehlen sich QM-Systeme speziell für Verbände, die auf dem sensiblen, durch Vertrauen aufgebauten Markt der Spendensammlung und -verwaltung tätig sind, da sie durch ein zertifiziertes QM-System einen Vertrauensbonus erwerben können. Aber auch für Personenverbände, in denen aufgrund der hohen Mitgliederzahl der persönliche Kontakt zu dem einzelnen Mitglied nicht sehr intensiv sein kann, wird ein dokumentiertes und zertifiziertes QM-System eine generalisierte, nicht mehr von Einzelpersonen abhängige Glaubwürdigkeit verschaffen. Vor allem aber lohnt sich ein QM-System, um die eigene Organisation geschmeidiger zu machen, also den Fluss der Prozesse zu begradigen und damit zeitliche Reserven für besondere Aufgaben zu gewinnen.
Weitere Informationen
www.dgvm-zert.de
