Rechtsberatung, Veranstaltungen, Fortbildungen, Publikationen – es ist ein breites Spektrum von Dienstleistungen, das die HessenChemie ihren Mitgliedern bietet. Damit alle Angebote optimal genutzt und miteinander verbunden werden können, ist eine professionelle Unterstützung durch die EDV unverzichtbar. Denn im Zeichen eines guten Customer Relationship Managements muss eine leistungsstarke Software nicht nur Arbeitsprozesse erleichtern, sondern auch Verknüpfungen herstellen, die der Kundenbetreuung zugutekommen.
Als die HessenChemie 2005 ihre Verbandsstrategie neu ausrichtete und dabei ihre Angebote auf den Prüfstand stellte, wurde auch die bestehende Softwarelösung unter die Lupe genommen. Es sollte ein Instrument her, das Adressen archiviert, Kundenkontakte dokumentiert und die Mitgliederverwaltung samt Beitragsabrechnung erleichtert, das aber auch für Aussendungen, Veranstaltungsmanagement und Budgetverwaltung nutzbar ist. Vor allem sollten Verknüpfungen der einzelnen Bereiche hergestellt werden können, sodass jeder Kunde und jeder Geschäftspartner noch umfassender betreut und bedient werden kann. Kurzum – eine einzige Software für alles.
Für jede anspruchsvolle Aufgabe lässt sich eine ganz individuelle Lösung finden – sozusagen ein genau angepasster Maßanzug. Doch so wie Maßanzüge nicht billig sind, so wäre eine solche Individuallösung auch bei der Software mit hohen Kosten verbunden gewesen. Die Wahl der HessenChemie fiel daher, bildlich gesprochen, auf einen Anzug von der Stange, der aber genau auf die Erfordernisse des Verbandes angepasst wurde.
Maßgeschneidert
Möglich wurde dies durch die ZWF IT GROUP mit ihrer Niederlassung in Darmstadt. Auf Basis der Standardsoftware -Microsoft Dynamics NAV erarbeitete das Systemhaus eine Anwendung, die exakt auf die Bedürfnisse der HessenChemie zugeschnitten ist. Der Startschuss dafür fiel im Mai 2007. In einem fünftägigen Workshop wurde eine Istanalyse erarbeitet und ein Pflichtenheft erstellt, das dann als Leitfaden für die gesamte Projektabwicklung diente. Dass die spezifischen Prozesse des Verbandes darin detailliert berücksichtigt wurden, dafür sorgten die Projektleiter Marco Müller von ZWF sowie Hans-Peter Mayer aufseiten der HessenChemie. Mayer kennt den Arbeitgeberverband wie seine Westentasche: Zwölf Jahre war er hier angestellt und in verschiedenen Funktionen tätig, unter anderem als IT-Administrator.
Seitdem er sich 2003 mit seiner Firma Madom selbstständig gemacht hat, betreut er das gesamte IT- und Büromanagement des Verbandes. „Die Prozesse und Arbeitsabläufe im Verband waren die Grundlage unserer Arbeit“, sagt Mayer. „Die mussten in der Software abgebildet werden.“
Außerdem formierte sich bei der HessenChemie ein internes Projektteam mit Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen, das die Durchführung der Projektmeilensteine im Blick behielt. Nach einer Projektlaufzeit von acht Monaten ging die Software schließlich im Sommer 2008 an den Start. Vieles ist jetzt einfacher geworden. „Für uns ist das eine große Erleichterung“, sagt Stefanie Dieter, Assistentin in der Rechtsabteilung der HessenChemie. Sie profitiert zum Beispiel davon, dass das Prozessmanagement sich nun problemlos mit den Stammdaten verknüpfen lässt. „Wir können jetzt direkt aus der Software heraus Mails und Briefe verschicken. Auch für Schriftsätze sind alle nötigen Daten hinterlegt, wir brauchen nur noch den Text einzufügen.“ Ihre Kollegin Helga Mohr verwendet das EDV-Tool darüber hinaus vor allem für das Veranstaltungsmanagement. „Wenn die Teilnehmer einmal eingepflegt sind, kann ich problemlos auf alle Listen zugreifen und damit alles erstellen – von der Einladung über das Namensschild bis zum Tischkärtchen.“ Auch Reisekosten- und Personalabrechnung sind in das System integriert. Um sich in die Software einzufinden, habe man allerdings „ein bisschen querdenken“ müssen, sagt Helga Mohr.
Neue Informationsverwaltung
Genau das ist es wohl, was Hans-Peter Mayer meint, wenn er sagt: „Bisherige Software war immer sehr linear strukturiert. Hier dagegen findet man vieles parallel auf verschiedenen Ebenen nebeneinander. Und man kann auch problemlos Dokumente von außen einbringen und die Akten auf diese Weise ergänzen.“ Möglich wird durch die neue Informationsverwaltung laut Mayer auch eine problemlosere Stellvertreterregelung: „Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel krank ist, findet die Vertretung alle nötigen Daten in der Software und ist schnell auf dem aktuellen Stand.“
Als serviceorientierter Verband weiß die HessenChemie es außerdem besonders zu schätzen, dass nicht nur viele Vorgänge im eigenen Haus vereinfacht werden. Einen besonders großen Nutzen sieht man vielmehr für die Mitglieder und Geschäftspartner. Denn die Mitarbeiter der HessenChemie sehen nun auf einen Blick, welche Kontakte es bereits gab und wie sie verlaufen sind. So können sie auch rascher erkennen, womit sie ihrem Kunden weiter dienlich sein können.
