Die Seminarorganisation bis „kurz vor knapp“ aufzuschieben - dieser mitunter tödlicher Fehler lässt Seminare und Tagungen scheitern, bevor die Meetings überhaupt stattgefunden haben. Fachleute warnen: wer zu spät mit der Organisation beginnt, läuft Gefahr, mit seiner Veranstaltung Schiffbruch zu erleiden. Ungenaue oder überhastete Organisationsarbeit gilt als „Hauptübel“ in der Tagungsbranche. Ausreden, man könne nur unter Druck arbeiten oder es sei soviel anderes, dringenderes zu tun gewesen, lassen Experten nicht gelten.
Der Start in ein neues Veranstaltungsprojekt fällt vielen Seminarorganisatoren schwer. Ist aber erst der Anfang gemacht und sind die Einladungen an die Gäste unterwegs, geht die Arbeit meist problemlos von der Hand. Daher wichtigste Regel zum Start: sobald Sie den Auftrag zur Organisation erhalten haben, sollten Sie Antworten auf die entscheidenden W-Fragen suchen. Wer tagt wann und wo? Warum (mit welchem Ziel) und wie lange wird getagt, und wie teuer darf dies alles werden? Lassen Sie sich die Antworten am besten schriftlich geben. Vorsicht beim Termin: Messetermine, Ferienwochen und wichtige Sportereignisse (wie WM-Übertragungen) sollten Sie ebenso meiden wie den verkehrsreichen Montag oder Freitag als Anreise-/Abreisetag. Achten Sie auch darauf, dass der Tagungsort mit der Bahn zu erreichen ist. Berücksichtigen Sie die Anfahrtswege. Wer aus Hamburg um drei Uhr nachts abreisen muss, um morgens um neun Uhr pünktlich im Seminarraum zu erscheinen, „bestraft“ sie mit übler Laune und mangelnder Motivation. Im Zweifelsfall sollten die Gäste bereits am Vortag anreisen - auch dann, wenn dies eine Hotelnacht mehr kostet.
Tagungsort rechtzeitig buchen
Stichwort „Hotel“: je früher Sie nach dem passenden Veranstaltungshotel suchen, desto besser. Besonders in den tagungsstarken Monaten März, April, Mai und September, Oktober, November sind viele Hotels bereits Monate im Voraus nahezu ausgebucht. Wer zu spät mit der Suche nach Hotels und Referenten beginnt, wird ins Schwitzen kommen. Eine zeitige Buchung schont aber nicht nur die Nerven, meint Martina Green, Tagungsorganisatorin bei „Pharmacia“ in Erlangen, Sie können sogar Kosten sparen. Für ihr Unternehmen kauft sie beispielsweise über Jahre hinaus Hotelkontingente ein und handelt Nachlässe aus. „Hier ist ein gutes Einsparpotenzial, das viele Unternehmen noch nicht nutzen.“ Bei der Hotelwahl raten Experten zur Vorsicht, wenn Sie Hotels allein nach den Sternen vergleichen. „Meiner Erfahrung nach sagen Sterne nicht viel über die tatsächliche Qualität und schon gar nichts über das Ambiente aus“, meint Katharina Güntherroth, zuständig für Seminare und Tagungen bei dem Textilspezialisten „Hugo Boss“.
Udo Reimer, Geschäftsführer von der Kaizen Teaching AG (Bad Homburg) hat eine clevere Strategie bei der Suche nach einem guten Tagungsdomizil: das Unternehmen arbeitet bereits seit 7 Jahren mit UVT Unabhängige Vermittlung von Tagungshotels zusammen. Diese Agenturen überblicken den Markt, kennen die Hotels und empfehlen individuell für die geplante Veranstaltung mehrere Häuser, die zum gewünschten Termin tatsächlich Zimmer und Tagungsräume frei haben und ins Budget passen. So wählt beispielsweise UVT aus mehr als 7.000 Hotels der hauseigenen Hoteldatenbank aus. Wichtig dabei: solche Agenturen arbeiten unabhängig von Hotelketten und bieten ihren Such- und Vermittlungsservice den Veranstaltungsorganisatoren kostenfrei und unverbindlich an. Die Detailabsprachen und den Reservierungsvertrag machen Sie direkt mit dem ausgewählten Hotel. Sollten Sie sich selbst auf Hotelsuche machen, dann sprechen Sie mehrere Hotels an und lassen sich Vergleichsangebote geben. Auch hier gilt: Wie mit der minutiösen Planung kann auch mit der Wahl des richtigen Tagungshotels Ihr Seminarerfolg „stehen“ oder „fallen“.
Bei der Buchung sollten Sie dem Hotel bereits die wichtigsten Informationen Ihrer geplanten Veranstaltung mitteilen. „Je früher wir über die Wünsche der Veranstalter orientiert sind, desto besser können wir uns vorbereiten“, erklärt Paul-Walter Hammelehle, Direktor des „Andersen Hotel Remscheider Hof“. Sein Tipp: machen Sie sich die Mühe, das Hotel zu besuchen und Seminarräume sowie Zimmer und Restaurant zu besichtigen. So können Sie vor Ort Ihre Erwartungen mit der Realität abgleichen und sicherer planen. Paul-Walter Hammelehle: „Wir haben festgestellt, dass nach einem persönlichen Besuch eine Veranstaltung besser verläuft.“
Das Stornoproblem
Wer Seminare und Tagungen in Hotels bucht, rechnet selten damit, dass die Veranstaltung ausfällt. Bereits damit - mangelnde Vorsorge nämlich - betreten die Organisatoren dünnes Eis.
Experten raten, schon bei der Buchung an eine Stornierung zu denken - selbst dann, wenn die Absage alles andere als wahrscheinlich ist. Nur damit geht man auf Nummer sicher. So gehört, die Storno-Frage offen anzusprechen und vor der Buchung Konditionen auszuhandeln, zum guten Geschäftston. Wer so vorgeht, hat das Heft noch in der Hand und kann agieren. Vor der Vertragsunterzeichnung kommt dem Veranstalter der Marktdruck entgegen: Hotels sind eher bereit, Stornoregelungen groszügig auszuhandeln statt auf eine Buchung zu verzichten.
Lassen Sie sich die Konditionen erklären und auflisten. Überprüfen Sie Preise und Fristen. Verhandeln Sie über Punkte in der Stornoregelung, die Ihnen bedenklich erscheinen. Immer gilt: was Sie mündlich absprechen, muss schriftlich festgehalten werden.
Trotzdem kann es sein, dass Seminarorganisatoren kurz vor Tagungsbeginn erfahren, dass die Veranstaltung ausfällt. Der Referent ist erkrankt, wichtige Teilnehmer können nicht kommen oder die Veranstaltung wurde „von höchster Ebene“ abgeblasen. Dann hilft nur eines: Mit dem Hotelier verhandeln, ihm in Aussicht stellen, dass die Veranstaltung wiederholt wird oder eine Ersatzveranstaltung ins Gespräch bringen. Sobald Sie wissen, dass Ihre Veranstaltung ausfällt, sollten Sie Ihrem Hotel eine schriftliche Nachricht geben. Machen Sie dem Haus direkt einen Kompromissvorschlag.
Die rechtlichen Fakten: rein theoretisch ist der Gast verpflichtet, das Zimmer zu bezahlen - auch dann, wenn er es nicht in Anspruch genommen hat. Reservierungsverträge können weder vom Hotelier noch vom Gast einseitig gekündigt werden. Der Gastaufnahmevertrag ist abgeschlossen, sobald die Zimmerbestellung vom Beherbungsbetrieb angenommen ist. Der Gast ist verpflichtet, den vereinbarten oder betriebsüblichen Zimmerpreis für die Vertragsdauer zu entrichten. Aber, in der Stornorechnung hat der Hotelier so genannte „pauschale Einsparungssätze“ zu berücksichtigen und von der Rechnung abzuziehen.
Deutschlandweit gilt im Mittelwert, dass Hotels beim Storno 80 Prozent der Logiskosten abzüglich Frühstück berechnen. Der Mittelwert gibt indes nur einen groben Anhaltspunkt, und rechtsverbindlich für alle Hotels ist er schon gar nicht.
Die Einladung - Visitenkarte einer Veranstaltung
Zwei Monate vor dem Termin sollten die Gäste bereits eine Einladung in der Hand haben und wissen, wo das Seminar stattfinden wird und welche Termine sie reservieren sollen. Tagungsexperten nennen die Einladung die „Visitenkarte“ einer Veranstaltung. Nicht ganz ohne Hintergrund: die Einladung informiert nicht nur über Termin und Programm, sie stimmt Gäste auch auf das Seminar, den Workshop oder die Tagung ein. Sie ist quasi Aushängeschild, ein erster Eindruck, den die Teilnehmer von dem bevorstehenden Meeting erhalten: wirkt die Einladung freundlich und umfasst sie alle wichtigen Informationen, fühlen sich die Teilnehmer von Anfang an gut aufgehoben.
Indes, die meisten Einladungen machen keine Punkte bei den Gästen - zumeist kranken sie im Detail oder die Informationen sind schlichtweg falsch. Daher ganz wichtig: die Einladung muss den Termin und den Ort der Veranstaltung enthalten - und zwar präzise. Kontrollieren Sie diese Kerninformationen mehr als einmal. Mitunter kann die falsche Ortsangabe („Heinrich-Brüning-Ring“ statt „Heinrich-Büssing-Ring“) verheerende Folgen haben. Auch beim Datum schleichen sich Schnitzer schnell ein: typischer „Dreher“: 4.5. statt 5.4..
Anfahrtsskizzen und Wegbeschreibungen helfen Ihren Gästen, pünktlich und ohne Stress zum Ziel zu finden. Gute Wegbeschreibungen beginnen an markanten Punkten, beispielsweise an Autobahnabfahrten oder vom Hauptbahnhof aus. Liegt der Tagungsort abgeschieden auf dem Land, sollten Sie auch eine Übersichtskarte beifügen, auf der eine bekannte größere Stadt verzeichnet ist. Profis fahren den Weg grundsätzlich selbst ab und skizzieren ihn anschließend. Blindes Vertrauen in die Wegbeschreibungen der Hotels kann sich nämlich rächen; mitunter sind diese zu ungenau oder schlichtweg veraltet. Hilfreiches Detail: gerade in Großstädten kann das leidige Parkplatz-Problem Unannehmlichkeiten auslösen, denn hier verfügen nicht alle Hotels über genug Haus-Parkplätze. Informationen über Parkplätze gehören heute zum guten Ton einer Einladung.
Möglicherweise möchte der eine oder andere Teilnehmer mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Informationen dazu sind in der Einladung heute üblich. Fragen Sie im Hotel nach, über welche Bus-/Bahnlinien das Haus angeschlossen ist und wann die Busse oder Bahnen verkehren. Manche Hotels organisieren auch den Transfer von Bahnhof oder Flughafen. Sprechen Sie den Service mit Ihrem Hotel ab und nennen Sie in der Einladung einen Ansprechpartner des Hotels, mit dem Ihre Gäste den Abholdienst vereinbaren können.
Nicht vergessen! Geben Sie eine „Hotline“ an, bei der sich Ihre Gäste bei Rückfragen weiter informieren können. Auch die Telefonnummer des Hotels sollten Sie nennen. Aus leidvoller Erfahrung: die Telefon-Not-Nummer hat schon manchem Seminargast geholfen, der sich trotz Anfahrtsskizzen und Straßenbahnverbindungen hoffnungslos verfahren hat.
Wenn Sie außerdem noch die „Kleiderfrage“ in der Einladung beantworten, werden Ihnen Ihre Gäste spätestens beim Kofferpacken dankbar sein. Auch immer mehr Männer achten darauf, weder „overdressed“ noch „underdressed“ auf den Meetings aufzutauchen. Teilen Sie Ihren Gästen mit, welche Kleidung erwartet wird. Kleine Hinweise wie „leger“, „festlich“ oder „Arbeitskleidung“ leisten gute Dienste.
Nicht zuletzt: stimmen Sie Ihre Gäste auf das Hotel ein. Die meisten Hotels verfügen über handliche Hausprospekte, die in jeden Briefumschlag passen. Lassen Sie sich die benötigte Menge zusenden. Diese Prospekte wecken nicht nur Vorfreude auf das Haus, sie enthalten mitunter nützliche Hinweise auf Hosenbügler im Zimmer, Internet-Anschlüsse an den Telefonbuchsen, Freizeitmöglichkeiten („Badehose einpacken!“) oder Fön im Bad. So manches Gepäckstück brauchen die Gäste dann nicht mitzuschleppen.
Die Tagungsregie
Nun das exakte Programm: Sprechen Sie so früh wie möglich mit den Trainern oder Referenten, die die Veranstaltung durchführen werden. Mit welcher Technik arbeiten sie? Welche Lehrmethode verwenden sie - Moderation oder die klassische Schulung, Diskussion im Plenum oder Referat? Die meisten Trainer wünschen nämlich neben speziellen Medien, wie Flipchart oder Overheadprojektor, auch ein bestimmtes Arrangement der Seminarmöbel. Fragen Sie, welche Bestuhlung die Trainer wünschen (manche Trainer wünschen sogar, dass alle Tische aus dem Seminarraum entfernt werden), welche Seminarraumgröße sie benötigen und wie groß die „Trainer-Zone“ (Platz vor der Gruppe) sein soll. Diese Informationen benötigen Sie, um das Hotel zu instruieren.
Stellen Sie ein „Drehbuch“ zusammen: Planen Sie die Redezeit der Referenten inklusive „Reservezeit“ ein, tragen Sie Kaffeepausen (vormittags und nachmittags) ein, reservieren Sie Zeit für die Mahlzeiten und anschließende „Verschnaufpausen“. Sprechen Sie mit jedem Referenten und Trainer den Part durch, den er übernommen hat. Stimmen Sie mit ihm seinen Programmtermin ab und lassen Sie sich einige Stichworte zum Inhalt des geplanten Referats geben.
Notieren Sie Uhrzeit, Referent, Thema, Veranstaltungsart (z. B. Workshop, Vortrag, Diskussionsrunde), geplante Dauer und Ziel der einzelnen Programmpunkte. Bei Workshops empfiehlt es sich, die Gruppenarbeiten genau zu beschreiben: Wer macht mit, was machen Ihre Gäste, was ist das Ziel? Sollen Ihre Gäste etwas mitbringen? Gibt es Vorbereitungen zu tätigen?
Bei besonders komplexen Veranstaltungsprogrammen mit beispielsweise parallel laufenden Workshops hilft es, für jeden einzelnen Teilnehmer einen eigenen „Fahrplan“ zu erstellen. Zwar bedeutet das für Organisatoren mehr Arbeit. Doch derlei individuelle Ablaufpläne stellen sicher, dass jeder genau weiß, wann er wo seinen „Auftritt“ hat.
Der Countdown läuft
Ein Monat noch bis zu Ihrem Seminar. Fast alles scheint erledigt. Die Einladungen sind unterwegs. Das Programm steht. Die schriftlichen Zusagen von Referenten, Trainern und Rednern liegen vor. Viele Seminarorganisatoren reiben sich in dieser Schlussphase zufrieden die Hände und meinen, die wenigen verbleibenden Arbeiten können sie am Tag vor der Veranstaltung erledigen. Experten mahnen: jetzt beginnt die wichtige Detailarbeit, die nicht zu kurz kommen darf. Was ist zu tun?
Nochmals mit Referenten sprechen: Sie wissen, wer kommt und wann auftreten wird. Bitten Sie sie jetzt um konkrete Angaben, welche und wie viel Medien (wie Flipchart, Beamer oder Overheadprojektor) benötigt werden. Fragen Sie auch nach Verbrauchsmaterialien wie Moderationskärtchen oder Stiften. Es gehört heute zum guten Ton, auch Referenten und Trainer auf die Veranstaltung einzustimmen. Informieren Sie sie über das Gesamtprogramm und über das Hotel.
Nochmals mit dem Hotel sprechen: geben Sie dem Hotel Ihren Ablaufplan in Kopie. Sprechen Sie diesen Punkt für Punkt mit dem Haus durch. Auch diese Detailplanung sollten sie schriftlich mit dem Hotel abwickeln: machen Sie sich Notizen und lassen Sie Ihr Protokoll vom Hotel bestätigen. Sicher ist sicher!
Planen Sie wichtige „Kleinigkeiten“ so früh wie möglich. Die Killer-Phrase „Das können wir später erledigen“ hat schon die besten Zeitpläne ins Schleudern gebracht.
Stichwort Tagungsunterlagen: kontrollieren Sie frühzeitig, ob alle Unterlagen (auch die externer Referenten) eingegangen sind und druckfertig bereitstehen. Ähnliches gilt für Ihre Programmpunkte. Beispiel Seminarpausen: heute bieten Hotels spezielle Pausenprogramme beispielsweise mit kleinen Auflockerungsübungen an. Doch für die Vorbereitung braucht das Hotel etwas Zeit. Drei Tage vor der Veranstaltung bleibt kaum Zeit, mit Phantasie und Liebe zum Detail zu organisieren.
Eine Woche vor Ihrer Veranstaltung - die letzte, „heiße“ Phase. Bereiten Sie einen Spickzettel vor, der Sie von nun an begleitet und auf dem Sie nur abhaken müssen. Stichworte unter der Rubrik „nicht vergessen!“ können sein: Schmuck wie Flaggen mit dem Logo Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation (für den Hoteleingang und den Plenarsaal), Blumen für Referenten und Jubilare, Blöcke und Bleistift, Material für die Presse, Kunststoffhüllen für die Namensschilder, Schrifttafeln für die Ausschilderung zu Seminarräumen, Wegweiser, Hospitality Desk, Tagungsbüro, Vitrinen, Abdeckung für Fremdlogos, Erfrischungstücher, Snacks.
Organisationsexperten empfehlen, wichtige Veranstaltungen vor Ort im Hotel zu planen. Gehen Sie Ihren Ablaufplan durch und notieren Sie alle kleinen und großen Aufgaben. Stellen Sie sich vor, wie die Gäste anreisen, tagen, Pause machen, abends am Bankett teilnehmen und wieder abreisen - was ist nötig, damit die Veranstaltung gelingt? Spielen Sie Ihre Veranstaltung in Ihrer Phantasie mehrmals im Abstand von einigen Tagen durch - so lange, bis Sie der Meinung sind, wirklich nichts vergessen zu haben.
Eine weitere Liste erstellen Sie unter der Überschrift: Was kann schief gehen? Denken Sie für die anderen mit! Reservebirnen für den Overheadprojektor beispielsweise sollte das Hotel bereithalten. Gehen Sie auf Nummer sicher und bringen Sie eine eigene mit. Nichts ist schlimmer, als ein Versagen der Technik — wenn es „zappenduster“ wird. Also, was kann noch schief gehen - und wie können Sie sich wappnen?
Ganz wichtig: Lassen Sie sich nicht nervös machen, von nichts und niemandem. Am „Tag X“ - dem Tag des wohl vorbereiteten Seminars - zeigen Profi-Organisatoren eine bemerkenswerte Gelassenheit.
Eine Checkliste zur Tagungsvorbereitung kann von Verbändereport-Abonnenten, DGVM-Mitgliedern und Newsletter-Abonnenten per e-Mail unter sa@verbaende.comangefordert werden.
