Der Weg zur richtigen Verbandssoftware

Nach wie vor ist es in Verbänden und Organisationen nicht unüblich, für die Mitgliederverwaltung eine selbst programmierte Software einzusetzen. Handelt es sich dabei um Insellösungen, die nicht auf einer Standard-Datenbank-Software entwickelt wurden, tauchen Probleme spätestens dann auf, wenn der Entwickler des Programms dem Verband nicht mehr zur Verfügung steht. „Selbstgestrickte“ Programme verfügen oftmals nicht über Verknüpfungen, die statistische Auswertungen im Datenbestand ermöglichen - ganz zu schweigen von der Anbindung an handelsübliche Bürosoftware wie Microsoft-Office.

Profi-Software, die auf die speziellen Bedürfnisse von Verbänden zugeschnitten ist, gibt es am Markt zahlreich. Doch die Auswahl des passenden, den Anforderungen des jeweiligen Verbandes entsprechenden, Programms bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung und Planung. Daher sollte der Softwarebeschaffungs- und Einführungsvorgang systematisch, in realisierbaren Teilschritten erfolgen, die in der folgenden Übersicht näher beschrieben werden.

Projektstart (Planungsphase)

Festlegung des groben Funktionsumfangs der künftigen Software
Ableitung von operativen, dispositiven und strategischen Zielen
Bestimmung der am Softwarebeschaffungsvorgang beteiligten Personen
Bestimmung des zeitlichen Rahmens
Wirtschaftlichkeitsanalyse mit grober Aufwandsschätzung

Ist- und Geschäftsprozessanalyse (Spezifikation der Anforderungen)

Detaillierte Beschreibung von Arbeitsabläufen, Aufgaben, Daten, Informationsflüssen, verwendeten Formularen, Belegen mit Unterstützung der ausführenden und am Prozess beteiligten Personen
Dokumentation von Stärken und Schwächen der einzelnen Geschäftsprozesse
-Abschließende Festlegung von optimierten Geschäftsprozessen für die Zukunft:
- b) Schaffung eines Leitbildes, in dem die wichtigsten Anforderungen enthalten sind
- c) Darstellung der künftigen Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen

Anforderungsdefinition / Pflichtenheft
Im Pflichtenheft werden betriebswirtschaftliche und technische Anforderungen an die zu implementierende Software aus Sicht des Auftraggebers aufgeführt. Einzelne Anforderungen werden systematisch gegliedert und ausführlich beschrieben, um spätere Unklarheiten zwischen Auftraggeber und -nehmer so gering wie möglich zu halten.

Aufbau eines Pflichtenheftes:

Portrait des Verbands (des Auftraggebers)

Wer ist der Pflichtenheft-Ersteller und Ansprechpartner im Verband
Art und Größe des Verbandes
Verbandsstruktur (Gremien, Lieferanten, Partner etc.)

Ausgangssituation

Anwendungsbereiche: Welche Bereiche/Abteilungen sind von der neuen Software betroffen?
Anwendergruppen: Welche Mitarbeiter werden zukünftig Anwender des Software-Pakets sein?
Darstellung der Arbeitsabläufe im zukünftigen Anwendungsbereich
Derzeitige organisatorische und technische Gegebenheiten

Ziele aus Anwendersicht

Zwingende Ziele: Welche Ziele müssen von der Software unbedingt erfüllt werden (K.O.-Kriterien)?
Wünschenswerte Ziele: Welche Ziele sind wünschenswert, aber nicht zwingend notwendig?

Informationstechnische Anforderungen

Hardware: Auf welcher Hardware muss das neue Software-Paket lauffähig sein?
Software: Welche Systemsoftware-Komponenten sind vorgegeben, z.B. Betriebssystem, Datenbankverwaltungssystem, Netzwerk?

Betriebswirtschaftliche Anforderungen / Leistungsumfang der Software

Liste der Einzelfunktionen mit Geschäftsprozessen: Welche einzelnen Funktionen soll die Software erfüllen?
Geschäftsprozesse: Welche Zusammenhänge bestehen zwischen den einzelnen Teilfunktionen? Welche Geschäftsprozesse sollen unterstützt werden?
Benutzungsoberfläche
Welche Eigenschaften soll die Benutzungsoberfläche aufweisen?
Schnittstellen: Welche Schnittstellen bestehen zu fremden Systemen?
Anwendungsbeispiele, Testdaten
Spezielle Fälle, die von der Software unterstützt werden müssen

Randbedingungen

Mengengerüst: Welcher Umfang an zu verarbeitenden Daten wird erwartet?
Gesetzliche Vorschriften: Welche gesetzlichen Vorschriften, Richtlinien, Sicherheitsbestimmungen, Aufbewahrungsfristen usw. sind zu beachten? Welche Datenschutzanforderungen müssen beachtet werden?
Terminvorgaben: Welcher zeitliche Rahmen ist vorgegeben?
Antwortzeiten: Welche Antwortzeiten muss das System gewährleisten?
Konditionen: Welcher finanzielle Rahmen muss eingehalten werden? Welche Gewährleistung übernimmt der Anbieter bei Programmfehlern, Systemabsturz?
Systemverfügbarkeit: Welche besonderen Anforderungen werden an die Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit von Hard- und Software gestellt?

Markterhebung und -studie

Analyse des Softwaremarktes
Beschaffung von Informationen über den Anbieter und externe Quellen (Tests, Marktübersichten, Softwarekataloge)
Kontaktaufnahme zu Referenzkunden

Softwareauswahl und -test

Informationen zum Anbieter und zum Produkt

Seriosität des Anbieters
Größe (Mitarbeiterzahl, Kapitalausstattung, Umsatz)
Mitarbeiterstamm und -qualifikation des Anbieters
Einschränkung auf bestimmte Regionen oder Branchen
Wichtige Referenzkunden
Derzeitiger Lebenszyklus-Phase der Software
Jahr der Erstinstallation
Anzahl der Installation insgesamt
Angekündigte Produktverbesserungen bzw. Produkterweiterungen
Installationsvoraussetzungen der Software
Erforderlicher Rechnertyp bzw. benötigtes Betriebssystem
Erforderliches Datenbanksystem
Maximale Anzahl Benutzer
Erfüllung der fachlichen und technischen Grundvoraussetzungen
Mandatenfähigkeit
Eignung für Unternehmenstyp bzw. Branche
Unbedingt notwendige Statistiken und Auswertungen
Release-Fähigkeit
Transaktionssicherheit
Schnittstellen zu fremden Software-Systemen
Preis der Software

Test der Demoversion

Benutzeroberfläche und Grundfunktionen
Handhabung/Anpassbarkeit
Testeingaben
Genaue Prüfung, ob die im Pflichtenheft gewünschten Einzelfunktionen erfüllt werden
Hilfe/Update/Wartung
Bewertung Software

Vertragstypen