Was bietet mir der Verband? Der Börsenverein des Deutschen Buchhandels gibt mit seinem neuen Online-Auftritt, der mit „Mein Börsenverein“ auch einen großen geschlossenen Bereich für Mitgliedsfirmen und ihre Mitarbeiter beinhaltet, eine überzeugende Antwort. Ein Erfahrungs¬bericht über die Entwicklung einer mitgliederorientierten Verbandswebsite.
Neun Seiten, ein Verband
„Mehrwert, Service, Kommunikation und Netzwerke bieten wir unseren Mitgliedern schon immer — im persönlichen Gespräch, auf Sitzungen oder bei unseren vielen Fachveranstaltungen. Das haben wir in die Netzwelt übertragen und sind jetzt online überall und jederzeit ansprechbar“, sagt Alexander Skipis, Hauptgeschäftsführer des Börsenvereins. „‚Mein Börsenverein‘ bietet individuell und damit punktgenau den optimalen Rahmen dafür.“
Der Um- und Ausbau war ein Relaunch in zwei Etappen: Für den Sommer 2008 wurde zunächst der Relaunch des öffentlichen Internetauftritts www.boersen-verein.de in Angriff genommen. Nicht nur eine neue, frischere Eigendarstellung sollte dabei herauskommen. In einem bisher im Börsenverein einmaligen Großprojekt sollten erstmals die Seiten des Bundes- und der zehn rechtlich eigenständigen Landesverbände auch online ein Corporate Design erhalten, um sich geschlossen als Gesamtverband zu präsentieren und intern bei der täglichen Arbeit näher zusammenzurücken. Das Ziel war ein Börsenvereinsportal, von dem aus man auf alle gewünschten Informationen aus Bund und Land gelangen kann. Daran angedockt wurden die Satellitenseiten der Landesverbände — technisch verbunden, aus derselben Layout-Familie, redaktionell verschränkt, aber dennoch eigenständig. Gemeinsam entwickelt und umgesetzt entstand daraus eine Plattform des Gesamtvereins, mit der sich alle — Bund und Länder — identifizieren. Anfang Juni 2008, kurz vor dem jährlich stattfindenden bundesweiten Branchentreffen in Berlin, fiel der Startschuss für den gemeinsamen Auftritt. Online ist seitdem eine Internetplattform, die gleichermaßen Einheitlichkeit wie Freiheiten für alle bietet. Knapp 20 Redakteure in allen Abteilungen des Bundesverbands und Regionen Deutschlands sorgen dafür, dass der Nutzer Aktuelles wie auch grundsätzliche Brancheninformationen, Termine oder nützliche Downloads vorfindet. Gegenseitiger Austausch von Erfahrungen und Material, gemeinsame Schulungen für das Content-Management-System und Ideensammlungen für neue Erweiterungen sind seitdem regelmäßiger Bestandteil der internen Kommunikation. Es wird auch mehr miteinander telefoniert, seit alle gemeinsam online sind. Und:
„Mein Börsenverein“ — das sind vor allem Inhalte
Die zweite Etappe und eine wesentliche Erweiterung für www.boersenverein.de konnten in der zweiten Projektphase im Herbst 2008 zur Frankfurter Buchmesse realisiert werden: ein geschlossener Bereich nur für Mitgliedsfirmen und ihre Mitarbeiter, ein Extranet, das nur mit der persönlichen Firmen-E-Mail-Adresse und einem individuellen Passwort zu betreten ist. Vor allem sollte eine Plattform entwickelt werden, die Inhalte zur Verfügung stellt. Exklusive Informationen aus der Rechtsabteilung, wie eigens ausgearbeitete Merkblätter zur Novelle der Verpackungsverordnung, zu Urheberrechtsverletzungen im Internet oder zum Umgang mit der Buchpreisbindung, die Sonderkonditionen des verbandseigenen Vorteilsprogramms, über das Autos genauso wie Hotelzimmer günstiger bezogen werden können, oder individuelle Tagungsunterlagen sollten hier zu finden sein. Die Bandbreite und damit auch die Datenmenge des Verbandes ist groß — das erfordert Übersichtlichkeit, Einfachheit und klare Strukturen. Intuitive Bedienbarkeit ohne lange Erklärungen — für die die Nutzer im Arbeitsalltag ohnehin keine Zeit hätten — galt als Grundbedingung, um auch weniger internetaffine Nutzer mit der Plattform ansprechen zu können. Zusätzlich bestand der Wunsch nach einer Community, in der fachlicher Austausch ohne Zaungäste möglich ist. Ein Forum, in dem Branchenfragen über alle Fachgruppen hinweg oder auch einmal nur in der eigenen diskutiert werden können, eine Nachrichtenfunktion, um andere Mitglieder direkt anzuschreiben, eine umfangreiche Mitgliedersuche, Kontaktfunktionen und vieles mehr sollten informieren und die Branche enger zusammenrücken lassen. Verknüpft mit der Mitgliederverwaltungssoftware sollte das umgekehrt auch Vorteile für den Verband bieten: Die Ansprechpartner können bei Bedarf selbst unvollständige oder fehlerhafte Datensätze korrigieren, Arbeitsabläufe werden für alle Beteiligten schneller und einfacher. Die ehrenamtlichen Gremien und Arbeitskreise, deren Mitglieder oft aus allen Teilen Deutschlands kommen, finden damit auch ein virtuelles Zuhause, in dem sie sich treffen und in geschütztem Rahmen austauschen und verständigen können. „Mein Börsenverein“ ist nicht nur der Name der Plattform, sondern zugleich Motto und Programm.
Gemeinsam für die Mitglieder
In einem elfköpfigen Projektteam mit Kolleginnen und Kollegen verschiedener Abteilungen und der Landesverbände im Börsenverein wurde schließlich geplant, überlegt, verworfen und manchmal auch gerätselt. All die verschiedenen Vorstellungen und Wünsche auf einen gemeinsamen Nenner bringen und dabei immer das Mitglied und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellen — das war jenseits aller Technik die erste Aufgabe.
Wie schon beim öffentlichen Auftritt lag die anschließende technische Umsetzung der Plattform in der Hand der Internetagentur Yakamara Media GmbH & Co KG (Wiesbaden). Die Verknüpfung des Content-Management-Systems mit der Mitgliederdatenbank, in der neben den Adress- und Beitragsdaten beispielsweise auch Newsletter-Abos oder Gremienzugehörigkeiten gespeichert sind, wurde zum Pilotprojekt. Innerhalb von vier Monaten wurde „Mein Börsenverein“ gebaut, Webservices eingerichtet, Daten eingespielt, Funktionen getestet, Fehler korrigiert und das Ergebnis schließlich zur Frankfurter Buchmesse 2008 online gestellt. „Mein Börsenverein“ war damit noch lange nicht fertig, aber eine solide, gut und immer besser funktionierende lebendige Plattform, die nach wie vor weiterentwickelt und stetig verbessert wird.
Und alle machen mit
Angeschrieben und zum Mitmachen eingeladen wurden bei der Initialisierung im Oktober knapp 4.600 Geschäftsführer und Inhaber von Verlagen, Buchhandlungen und Unternehmen des Zwischenbuchhandels sowie allgemeine Firmenadressen. Seit der ersten Registrierungswelle melden sich jeden Monat etwa 200 neue Nutzer aus Mitgliedsfirmen des Börsenvereins an. Auf Branchentreffen und Messen finden regelmäßige Beratungs- und Registrierungsaktionen statt, die auch zum Austausch und Feedback genutzt werden. Mehr als 2.100 Nutzer haben sich bis Ende Mai 2009 angemeldet, eine Box am Seitenrand im Netz gibt denen, die sich einloggen, Auskunft über den jeweils aktuellen Stand. Da „Mein Börsenverein“ als Arbeitsplattform konzipiert wurde und in genau diesem Sinne funktioniert, loggen sich die Nutzer vor allem in den Vormittagsstunden und da insbesondere zu Wochenbeginn und in der Wochenmitte ein, laden Dokumente herunter, suchen andere in der umfangreichen Firmen- und Personensuche und tauschen persönliche Nachrichten aus. Das offene Forum wird eher zögerlich angenommen — mehr als das öffentliche Diskutieren liegt den Mitgliedern der persönliche Austausch, verrät die Statistik. Sie nutzen aber auch die Möglichkeit, sich beispielsweise kleine Videobeiträge von der letzten Leipziger Buchmesse anzusehen. „Mein Börsenverein“ ist ein Projekt, das von allen gemeinsam gestemmt wird. Die Ansprechpartner in den Fachausschüssen (Buchhandel, Verlage, Zwischenbuchhandel) helfen vor allem bei Fragen und Problemen mit der Registrierung weiter und stellen genau die Inhalte bereit, von denen die Plattform lebt. Das Internet wird zunehmend bei der Planung von Veranstaltungen, Kampagnen und der täglichen Arbeit „mitgedacht“, auch wenn das weiterhin ein Lern- und Umstellungsprozess für alle Beteiligten ist. Für den MitgliederService zählen insbesondere die Verwaltungsfunktionen — auch hier wird stetig weiter ausgebaut und optimiert. In der Pressestelle des Verbandes laufen schließlich die Redaktion und das Projektmanagement zusammen. „Mein Börsenverein“ ist damit tatsächlich der Börsenverein aller geworden: Mal sehen, wer gerade online ist!
