Das Thema Veranstaltungsmanagement gewinnt nicht nur in der deutschen Industrie an Bedeutung, sondern wird auch in der Verbändewelt immer stärker diskutiert. Der Aufbau von Veranstaltungsabteilungen, die Erfassung und Konsolidierung des Volumens in den Verbänden und auch die gemeinsamen Verhandlungen von Einzel- wie auch Gruppenübernachtungen sind vermehrt zu beobachten.
Das Veranstaltungsmanagement ist ein breitgefächerter Aufgabenkomplex, welcher neben der reinen Organisationsleistung ebenfalls eine spezifische Einkaufskompetenz verlangt. Und um eines vorweg zu nehmen: der schon überstrapazierte Ausdruck „Geiz ist geil“ geht dabei in die falsche Richtung — ohne Zahlungsleistung auch keine Gegenleistung. Gute Qualität kostet ihren Preis. Die Einsparpotenziale in diesem Bereich sind anderweitig angesiedelt: Die wichtigste Kostenreduktion überhaupt ist das Einsparen von Zeit! Dies wird sehr schnell deutlich, hält man sich beispielhaft für viele Aufgaben den Auftrag an die Veranstaltungs-Organisation für eine Tagung vor Augen: Es soll der Transport von Informationen und Emotionen in einem als angenehm empfundenen Ambiente und eine erkennbare individuelle Ansprache der Teilnehmer erfolgen. Darüber hinaus ist die problemlose An- und Abreise der Teilnehmer sowie deren Aufenthalt vor Ort sicherzustellen. Hinzu kommen die Vorbereitungen für eine Tagung sowie deren Nachbereitung, von der Recherche nach dem geeigneten Tagungshotel und der Phase der Angebotsvergleiche, der Durchführung und Qualitätssicherung bis hin zur Abrechnung. Da ist es naheliegend, dass vor allen Dingen die Prozesskosten viel Potenzial bieten, Einsparungen vorzunehmen. Hilfreich ist nicht nur in diesem Zusammenhang der gute und faire Dialog mit Leistungsanbietern.
Auf diesen Dialog geht das neue Zertifikat für Tagungshotels — Certified Conference Hotel — ein, das nach drei Jahren Entwicklungszeit am 12. Juli 2005 in Frankfurt präsentiert wurde. Keine l’art pour l’art, kein Zertifikat des Zertifikats wegen, sondern ein erster Schritt, die Zusammenarbeit zwischen Veranstaltungsplanern und Hotellerie zu vereinfachen und zu optimieren.
Dabei muss die Hotellerie Planern nicht „auf’s Pferd helfen“, — das müssen sie alleine leisten — sondern es ist mit der ersten Zertifizierung für Tagungshotels der Grundstein gelegt worden, dass beide Seiten ein und dieselbe Sprache sprechen. Und dementsprechend birgt es nicht nur für Hotels, sondern ganz besonders auch für Verbände, die möglicherweise nicht über ein zentrales Veranstaltungsmanagement verfügen, viele zeitliche und daher monetäre Einsparpotenziale durch beschleunigte Prozessabläufe. Selbstverständlich sind in diesem Zertifikat Anforderungen an die sogenannte Hardware, die baulichen Gegebenheiten eines Tagungshotels, festgehalten. Vernünftige Deckenhöhen, Tageslicht in Räumen bis 100 Quadratmetern und schallisolierte Trennwände sind die Grundvoraussetzung, um dem Schlagwort „Planungssicherheit“ gerecht zu werden.
Herzstück des Zertifikats, das von den drei Verbänden VDR, DGVM und GCB getragen wird, sind die Anforderungen an standardisierte Prozesse: Hierzu zählen beispielsweise Kriterien zum Informationsmaterial des Hotels, das auch tatsächlich die Informationen kommuniziert, die für einen Tagungsplaner wichtig sind, sowohl zum Tagungsbereich, als auch zum Verpflegungsbereich und dem Hotel allgemein. Organisatoren müssen für ihre Entscheidung zum Veranstaltungsort wissen, wie viele Tagungsräume ein Hotel hat, wie viele Personen im größten Tagungsraum untergebracht werden können und wie viele Zimmer im Hotel grundsätzlich vorhanden sind, unabhängig von der temporären Verfügbarkeit. Darüber hinaus wird die Planung dadurch beschleunigt, dass das Hotel in diesen Unterlagen die Entfernungen zum nächstgelegenen Flughafen, zum nächstgelegenen Bahnhof sowie natürlich auch zur Autobahn kommuniziert, um auch die Frage der Erreichbarkeit und Anreise beantworten zu können.
Weiterhin sind Anforderungen zum Angebotsprocedere festgehalten, die ein Hotel erfüllen muss, um das Zertifikat zu erhalten. Dass Veranstaltungsplaner die Angebote der Dienstleister oder zumindest eine qualifizierte Rückäußerung innerhalb von 24 Stunden erhalten. Dabei ist dies für den Organisator besonders hilfreich und wichtig, abgesehen davon, ob er nun im Veranstaltungsmanagement angesiedelt ist oder diese Aufgabe zusätzlich zu seiner regulären Tätigkeit übernimmt. Je schneller ein Angebot eingeht, desto schneller kann auch die Entscheidung für oder gegen ein Hotel getroffen werden, desto schneller kann die Phase der Location-Recherche abgeschlossen werden und die Phase der detaillierten Veranstaltungsplanung beginnen. Schließlich muss auf der Einladung zu einer Tagung der Tagungsort und das Hotel kommuniziert werden, unabhängig davon, ob Verbandsmitglieder angesprochen werden oder auch externe Teilnehmer eingeladen werden.
Während der Veranstaltung selbst begrüßt es jeder Organisator, wenn er einen Ansprechpartner des Hotels zur Seite hat, der für alle Fragen und Wünsche erreichbar ist und der ein tatsächlicher Problemlöser, ein „Kümmerer“ ist. Ob nun der Beamer defekt ist, die Pausenzeiten neu abgestimmt werden müssen oder weitere Zimmer benötigt werden — ein „entscheidungsbefugter und kompetenter Ansprechpartner“, wie es in den Kriterien definiert ist, der für jeden Organisator eine wichtige Stütze für das Gelingen einer Veranstaltung darstellt.
Bei der Planung und Durchführung einer Veranstaltung gilt es für Verantwortliche einige Hürden zu nehmen, viele werden durch Certified Conference Hotel aus dem Weg geräumt werden.
Verbände und vergleichbare Organisationen generieren rund 40 Prozent der Nachfrage des gesamten Tagungsmarktes. Das heißt, Verbände und Organisationen geben jährlich etwa 20 Milliarden Euro für Tagungen und Kongresse aus. Diese Tatsache war auch der Beweggrund für die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement e. V. (DGVM), sich mit dem Thema Veranstaltungsmanagement auseinander zu setzten. Die Ziele aus Sicht der DGVM sind dabei: Planungs- und Investitionssicherheit für die veranstaltenden Verbände sowie Transparenz bei Angebot und Abrechnung und bessere Kommunikation mit den Tagungshotels.
Grundsätzlich zählt der Dialog — wichtig ist zu vermitteln, warum diese Anforderungen für Veranstaltungsplaner eine so große Relevanz haben. Wenn wir erreichen, dass dieser Dialog auf eine Breite Basis gestellt wird, haben wir einiges erreicht und das nicht nur in Bezug auf das Einsparpotenzial bei den Prozesskosten. Diese Zeit zu investieren bedeutet nämlich für jeden, Zeit zu gewinnen.
Certified Conference Hotel
ist eine Initiative des Verband Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR), der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e. V. (DGVM) und des German Convention Bureau e. V. (GCB). Die drei Verbände haben sich unter Einbringung ihrer jeweiligen Kernkompetenzen im Bereich Veranstaltungsmanagement zusammengeschlossen, um die Zusammenarbeit zwischen Industrie, Verbänden und Hotellerie zu professionalisieren und um Industriestandards im Tagungsbereich zu schaffen.
Die entwickelten Anforderungen wurden mit dem Hotelverband Deutschland (IHA) diskutiert. Daraus sind die Verbandskriterien Tagungshotel erwachsen, die, von allen vier Verbänden anerkannt, ein professionelles Tagungshotel kennzeichnen. Sie bilden die Grundlage zur Vergabe des Zertifikats.
Die folgenden sieben Pflichtanforderungen, denen alle Kriterien thematisch zugeordnet sind, kennzeichnen das Leistungsspektrum eines professionellen Tagungshotels:
- Ein professionelles Tagungshotel muss über einen eigenen, professionellen Tagungsbereich verfügen.
- Ein professionelles Tagungshotel muss standardisiertes Informationsmaterial in Druck- und in digitaler Form vorweisen.
- Ein professionelles Tagungshotel muss ein standardisiertes Angebotsprocedere einhalten.
- Ein professionelles Tagungshotel muss professionelle, tagungsspezifische F&B-Leistungen sowie die entsprechenden F&B-Räumlichkeiten zur Verfügung stellen.
- Ein professionelles Tagungshotel muss eine professionelle Veranstaltungsbetreuung sicherstellen.
- Ein professionelles Tagungshotel muss einen vorgegebenen Abrechnungsprozess sowie eine vorgegebene Abrechnungsform einhalten.
- Ein professionelles Tagungshotel muss in Ausstattung und Dienstleistung geschäftsreisegeeignet sein.
