Nach Branchenstudien der Eventindustrie veranstalten die Verbände direkt – oder über Agenturen indirekt – rund 40 Prozent aller bundesweit stattfindenden Veranstaltungen – von der Gremiensitzung mit zehn Personen bis zum Großkongress mit Tausenden von Teilnehmern. Das Internet bietet inzwischen innovative und professionelle Online-Lösungen, die Verbänden helfen, bei der Veranstaltungsorganisation Zeit und Kosten zu sparen. Am Beispiel des eco – Verband der deutschen Internetwirtschaft e.V. sollen die Einsatzmöglichkeiten solcher Onlinelösungen vorgestellt werden.
eco, der Verband der deutschen Internetwirtschaft e.V., versteht sich als Interessenvertreter und Förderer aller Unternehmen, die mit oder im Internet wirtschaftliche Wertschöpfung betreiben. Neben offenen Forum-Veranstaltungen (LocalTalks), die zur Netzwerkbildung in der Branche dienen, veranstaltet der Verband eine Vielzahl von Events rund um das Thema Internet. Der eco-Verband war bei der Organisation seiner Events mit verbandstypischen Herausforderungen konfrontiert. Aufgrund seiner Nähe zur Internetbranche hat er früh erkannt, dass die Zukunft der Eventorganisation nicht Excel-Tabellen sind, sondern Online-Anbieter, die einen Do-it-yourself-Ansatz unterstützen und es somit dem Verband leicht machen, seine Veranstaltungen selbst zu organisieren. Der eco-Verband hat sich für die Nutzung von amiando entschieden, einem Online-Tool für Eventregistrierung und Ticketing.
Viele Köche verderben den Brei
Der eco-Verband organisiert jedes Jahr rund 70 Veranstaltungen, teilweise in Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern. Große Branchenereignisse wie der eco-Kongress oder die eco-Awards, aber auch kleinere Tagungen und Workshops finden im Namen des Verbandes statt. Die Veranstaltungen, die bundesweit ausgerichtet werden, werden jeweils von den zuständigen Arbeitskreisen im Namen des Verbandes organisiert. Der eco-Verband unterhält keine eigene zentrale Veranstaltungsabteilung. Die Veranstaltungen werden vielmehr von den jeweils dafür ausgewählten lokalen Gruppen organisiert. Das hat zur Folge, dass jeweils unterschiedliche Personen mit der Eventorganisation befasst sind. Das Risiko, dass dabei die Qualität der einzelnen Events hinsichtlich des Erscheinungsbildes des Verbandes oder der Organisationsqualität auf der Strecke bleibt, ist groß. Dabei achtet die Verbandsführung in Köln penibel auf die Einhaltung der Verbandsrichtlinien hinsichtlich des öffentlichen Auftritts: Das Erscheinungsbild muss einheitlich sein, die Anmeldung für Teilnehmer muss für jede Veranstaltung identisch ablaufen und rechtliche Anforderungen müssen stets erfüllt sein.
Lösung mithilfe einer zentralen Event-Software
Seit dem Jahr 2008 setzt der eco-Verband für die Veranstaltungsorganisation auf eine Zusammenarbeit mit dem Software-as-a-Service-Anbieter amiando AG. Mithilfe der Online-Software kann der eco-Verband nun in wenigen Schritten eine Veranstaltung online einrichten und über eine Eventwebseite die Teilnehmeranmeldung oder den Ticketvorverkauf zentral organisieren. Mitglieder und Interessenten können sich für Veranstaltungen des Verbandes bequem rund um die Uhr anmelden. Für kostenpflichtige Veranstaltungen übernimmt das System die Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung. Alle gängigen Zahlungsmethoden (Kreditkarte, Bankeinzug, Vorauskasse, PayPal und Rechnung) werden von der Software angeboten.
Einhaltung der Verbandsrichtlinien
Durch die Nutzung der Online-Eventsoftware stellt eco sicher, dass seine festgelegten Richtlinien bei jedem Event eingehalten werden. Denn das vom Verband festgelegte Design der Eventwebseite muss von jedem Organisator, der im Namen des eco-Verbandes veranstaltet, übernommen werden. Jede Veranstaltungswebseite entspricht somit den Vorstellungen des Verbandes und seinen Richtlinien.
Zeit- und Kosteneffektiv
Durch den Einsatz der Eventsoftware wurde der Personalaufwand erheblich gesenkt. Die Bedienung ist intuitiv und kann von den Mitarbeitern in den lokalen Organisationen und in der Zentrale nach kurzer Einarbeitungszeit ausgeführt werden. Das „Do-it-yourself-Prinzip“ der Software erspart weitere Kosten. Wird für eine Veranstaltung eine Teilnahmegebühr erhoben oder Tickets verkauft, so fällt eine geringe Gebühr pro Teilnehmer an. Da diese Nutzungskosten nur anfallen, wenn tatsächlich Tickets verkauft werden, geht der eco-Verband hier kein unkalkulierbares finanzielles Risiko ein. „Durch die Nutzung von amiando konnten wir unser Besuchermanagement und unser Ticketing wesentlich vereinfachen und wir sparen wertvolle Zeit und Kosten bei der Organisation“, bestätigt Harald A. Summa, der Geschäftsführer des eco.
Fazit
Der Einsatz einer Online-Eventsoftware erlaubt eine professionelle Abwicklung der Online-Teilnehmerregistrierung und ist nicht nur für den Verband komfortabel, besonders die Gäste profitieren vom bequemen Anmeldeprozess.
