Um sich als Verband im Informations-Dschungel des weltweiten Netzes von anderen Dienstleistern abzuheben und den Verbandskunden Mehrwert zu bieten, muss die eigene Web-Seite inhaltlich und technisch auf dem neuesten Stand sein. Dafür müssen im Verband die entsprechenden Prozesse eingerichtet und den Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge zur Web-Pflege zur Verfügung gestellt werden. Dann bietet das Internet neue Möglichkeiten der Mitgliederansprache und der zielgenauen Information. Am Beispiel des Steuerberaterverbandes Niedersachsen Sachsen-Anhalt e.V. wird der Aufbau und Betrieb einer Verbands-Webseite erläutert.
Der Steuerberaterverband
Der Steuerberaterverband Niedersachsen Sachsen-Anhalt e.V. ist ein Berufsverband für die Angehörigen der steuerberatenden und prüfenden Berufe in Niedersachsen und Sachsen-Anhalt. Der Verband versteht sich als Qualitätsmanager durch bezahlbare Fortbildungen für Berufskollegen und deren Mitarbeiter. Er begleitet das einzelne Mitglied nicht nur auf seinem Weg durch den Berufsalltag, sondern sieht eine seiner wesentlichen Aufgaben darin, sich für den Berufsstand stark zu machen und dessen Interessen gegenüber Gesetzgebung und Finanzverwaltung zu vertreten. Das umfangreiche Serviceangebot des Verbandes wird durch zahlreiche Rahmenverträge abgerundet.
Um den Mitgliedern ein bedarfsgerechtes Dienstleistungsangebot offerieren zu können, ist der Kontakt zur Basis überaus wichtig. Der herkömmliche Weg, um diesen Kontakt zu halten, sind Veranstaltungen und persönliche Hilfe. Seit 1997 bietet der Verband ergänzend das Medium Internet an. Seit dem ersten Web-Auftritt hat sich das Internet zu einem geschätzten Kommunikationsmedium entwickelt. Im August 2004 wurde der Internet-Auftritt durch eine Neugestaltung verbessert.
Die Aufgabenstellung
Bei der Neugestaltung wurden betriebswirtschaftliche, organisatorische, rechtliche Gesichtspunkte berücksichtigt und Wert auf zukunftsfähige Technik und ausreichende Sicherheit gelegt.
Über die Verbands-Web-Seite sollen Fachinformationen, aktuelle Nachrichten, Seminare und Seminaranmeldungen sowie Anzeigen veröffentlicht werden. Eine Analyse der Statistiken der alten Web-Seite zeigte, welche Bereiche von den Nutzern bevorzugt wurden. Die Inhalte werden in den Fachabteilungen der Geschäftsstellen eigenständig erstellt und betreut. Die Freigaben erfolgen durch die Geschäftsleitung.
Der Erfolg einer Verbands-Webseite wird durch die Inhalte bestimmt. Diese müssen aktuell, leicht auffindbar und zielgruppengerecht sein. Bei interessanten Themen verweilt der Besucher länger auf den Seiten, und nutzt das Angebot häufiger. Der Besucher nimmt die Informationen wahr, die der Verband vermitteln möchte. Auf Seiten des Besuchers steigt die Zufriedenheit, und der Zweck der Mitgliederbindung an den eigenen Verband wird erreicht.
Design und Navigationshilfen
Das Design des Internet-Auftritts des Steuerberaterverbands wurde für Bildschirmauflösungen ab 800 x 600 Punkte und größer optimiert und funktioniert in allen drei großen Browsern (Internet Explorer, Mozilla und Opera). Hervorzuheben ist, dass sich das Design dynamisch jeder Bildschirmauflösung anpasst.
Abb.: www.steuerberater-verband.de— Home
Die Website ist hauptsächlich Text basiert und wird fast ausschließlich über Vorlagen (Cascading Stylesheets) gesteuert. Der Vorteil: Eine Änderung innerhalb dieser Vorlagen wirkt sich auf das Design sämtlicher Seiten aus. Über eine zentrale Vorlage kann definiert werden, dass sämtliche Überschriften in einer bestimmten Schriftgröße dargestellt werden sollen. Durch die zentrale Steuerung wird auf der einen Seite ein durchgehendes Corporate Design gewährleistet, auf der anderen Seite führt es zu einer Kostenminderung bei Design-Änderungen, da nur eine Datei und nicht alle Dateien des Web-Auftritts geändert werden müssen.
Für die Seitenaufteilung wurde eine klassische dreispaltige Aufteilung gewählt. Der Seitenkopf besteht aus einem Banner-Bereich, in dem sich neben dem Verbandslogo eine Seitensuchfunktion und Links auf organisatorische Seiten befindet. Für den Nutzer ist hier der wichtigste Link der Verweis auf die Site-Map. Eine Site-Map bildet die logische Struktur einer Web-Seite ab, sie ist sozusagen deren Landkarte.
Auf jeder Inhaltsseite befindet sich über dem Artikel oder der Artikelliste eine so genannte Brotkrumen-Navigation. Diese macht das Navigieren deutlich einfacher und übersichtlicher: kann als ein Seitenstandsanzeiger verstanden werden. Ausgehend von der Home-Seite wird der gesamte Navigationspfad zu der aktuellen Seite eingeblendet. Durch einen Klick auf den entsprechenden Link kann dann zur gewünschten Stelle innerhalb des Pfades zurückgesprungen werden.
Abb.: Inhaltsseite mit aufgeklappter Navigation (1), Brotkrumen-Navigation (2), Link zur Site-Map (3) und Suchfeld (4)
Web Content Management
Da von den Mitarbeitern der Geschäftsstellen (Redakteure) werktäglich an dem Internet-Auftritt des Verbandes gearbeitet wird, musste die Web-Seite auf einem entsprechenden Pflege-Tool (Web Content Management System, WCMS) aufsetzen. Dieses muss für den Redakteur einfach und komfortabel zu bedienen und dennoch in der Lage sein, die geforderte Komplexität abzubilden. Des Weiteren muss es einfach zu programmieren sein, da der Aufwand für die technische Erstellung der Web-Seite nicht zu teuer werden darf. Der gesamte Internet-Auftritt des Steuerberaterverbandes wurde auf Basis des Content Management Servers (CMS) der Oldenburger RedDot Solutions AG erstellt.
Pflege der Inhalte
Die Sachbearbeiter in den Verbandsgeschäftsstellen haben verschiedene Möglichkeiten, Inhalte auf der Web-Seite zu erstellen. In der Regel werden diese in Word erfasst. Sie können über eine Word-Erweiterung direkt in das Redaktionssystem kopiert werden. Zusätzlich bietet das RedDot-System für die Redakteure den SmartEdit-Modus. In diesem Modus surft der Redakteur auf der Web-Seite, auf der ihm Editier-Marken (RedDots) angeboten werden. Mit Hilfe dieser Marken kann der Redakteur die Inhalte direkt pflegen.
Abb.: Das RedDot-CMS im SmartEdit-Modus
Für die Bearbeitung von Texten wird dem Redakteur ein web-basierter Editor angeboten. In diesem Editor können Texte formatiert werden. Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, Bilder, PDF-Dokumente und PowerPoint-Dokumente direkt in den Text einzubinden.
Abb.: Der Text-Editor
Bei der Erstellung der Inhalte werden neben den eigentlichen Daten auch Meta-Daten verwaltet. Meta-Daten sind zum Beispiel der Name des Fachautors, Schlagwörter und Veröffentlichungszeiträume. Diese Daten werden später zur Verwaltung der Inhalte genutzt. Artikel können mit einem Verfallsdatum versehen werden, das bedeutet, dass beispielsweise Seminarankündigungen mit Ablauf des letzten Seminars automatisch von der Web-Seite gelöscht werden, Pressemeldungen können mit einem Freigabedatum und einer Freigabeuhrzeit versehen werden.
Verwaltung der Assets
Bilder, PDF-Dokumente, PowerPoint-Dateien und ähnliche Dokumente werden zentral in dem Asset Manager verwaltet. Dieser ermöglicht die Verwaltung aller gängigen Dateiformate in einem zentralen Verzeichnis. Logos, Produktfotos, Unternehmensgrafiken etc. können somit zur Verfügung gestellt und für die Web-Seite einheitlich genutzt werden. Dabei kann der Redakteur technische Angaben zum Format vernachlässigen — der Asset Manager übernimmt automatisch erforderliche Konvertierungsaufgaben.
In einem Web-Projekt kommen schnell viele Hundert Bild-Dateien zusammen. Um die Arbeit damit zu erleichtern, wurde ein gegliedertes Bild-Archiv erstellt. Jedes Asset erhält Zusatzinformationen wie Erstellungsdatum, Autor, das eigentliche Bild im Vorschaumodus etc. So kann selbst bei Angabe mehrerer ähnlicher Bilder immer das richtige gefunden werden. Nur auf diese Weise ist es möglich, das Corporate Design einzuhalten.
Abb.: Der Asset Manager
Rollen- und Recht-Konzept, Workflow-Designer
Jeder Mitarbeiter erhält im RedDot-CMS lediglich Zugriff auf die Inhalte, für die er autorisiert ist. Bereiche, die nur der Geschäftsführung, Vorstand oder Präsidium vorbehalten sind, können auch nur von diesen Nutzern eingesehen werden. Die vollständige Abbildung der Verbands-Aufbauorganisation ist möglich. Sie erfolgt über das Rollen- und Rechte-Konzept von RedDot. Das Konzept dient auch dazu, dass die einzelnen Redakteure nur die Teilbereiche pflegen dürfen, für die sie zuständig sind: z.B. darf die Seminarabteilung nur den Seminarbereich pflegen.
Im Workflow-Designer wird die eigentliche Redaktionsarbeit abgebildet. Über die graphische Oberfläche des Workflow-Designers ist es möglich, den Bearbeitungs-Workflow für Artikel genau festzulegen. Ein Standard-Workflow in der Redaktionsarbeit sieht wie folgt aus: Ein Fachredakteur erstellt einen Artikel und gibt ihn zur weiteren Bearbeitung frei. In diesem Augenblick wird als Reaktion eine E-Mail an den Chef-Redakteur gesendet. Dieser kann den Artikel nun redigieren und zur Publikation freigeben. Alternativ kann er den Artikel zur Korrektur an den Redakteur zurückverweisen. Das alles funktioniert äußerst schnell und einfach.
Abb.: Der Workflow-Designer
Personalisierung der Inhalte
Der Verband verfügt auch über einen geschlossenen Bereich. Dieser Bereich ist Mitgliedern über ein Login zugänglich. Je nach den individuellen Rechten werden dem Mitglied zusätzliche Dienstleistungen geboten. Z.B. erhalten Hörer der Seminarreihe „Aktuelles Steuerrecht“ Zugriff auf das „Aktuelle Steuerrecht online“ und die dort besprochenen Urteile.
Die Personalisierung bietet aber auch noch andere Vorteile: Bei Anmeldung zu einem Seminar oder Aufgabe einer Anzeige muss das Mitglied nicht erneut seine persönlichen Daten eingeben, diese werden durch den Personalization Manager bereits verwaltet. Da diese Daten aus den verbandseigenen Datenbanken kommen, können z.B. die Seminar-Buchungen automatisch in den verbandsinternen Buchungssystemen weiterverarbeitet werden. Der Organisationsaufwand in den Seminarabteilungen kann dadurch extrem gesenkt werden.
Ergänzende Module
Durch die offene Architektur des RedDot-CMS können weitere Module an das WCMS „angedockt“ werden. Der Verband ergänzt seine Web-Seite z.B. durch ein Newsletter-Modul. Die Verwaltung der Anmeldungen zum Newsletter erfolgt automatisch. Die Erstellung und Verwaltung der Newsletter erfolgt aus dem RedDot-CMS. Wenn ein Artikel oder eine Seminarankündigung erstellt und freigegeben ist, kann als Exportziel der Newsletter gewählt werden. Die optischen Anpassungen werden durch das RedDot-System automatisch vorgenommen. Vorteil ist, dass Inhalte lediglich einmal erstellt und zentral verwaltet werden.
Ausblick
Das RedDot-CMS bietet alle notwendigen Mechanismen für eine ortsunabhängige Redaktionsarbeit. Die Kombination des CMS mit neuen Techniken (XML) wird heute bereits vielfältig als Schaltstelle für Web-Seiten-, Buch- und CD-Rom-Produktionen genutzt. Eine solche Lösung bietet sich auch als effizienter Web für die redaktionelle Verbandsarbeit (Pressearbeit, Verbandszeitschriften oder auch Arbeitsunterlagen) an. Durch eine Kombination der vorhandenen Inhalte können neue Produkte schnell und kostengünstig erstellt werden. Die Inhalte können zu einem beliebigen Zeitpunkt an einem beliebigen Ort verfügbar gemacht werden.
