Aufwendungsersatz für ehrenamtliche Vorstandsmitglieder

Steuerliche Behandlung bei den Vorstandsmitgliedern

Aufwendungen, die dem Vorstandsmitglied tatsächlich entstanden sind, sind regelmäßig steuer- und sozialversicherungsfrei erstattungsfähig. Zu nennen sind hierbei bspw. erstattungsfähige Aufwendungen in Form von

• Verpflegungsmehraufwendungen (Abwesenheit von mindestens acht Stunden: 6 Euro; zwischen acht und vierzehn Stunden: 12 Euro; ganztägig: 24 Euro)
• Übernachtungskosten Reisekosten (Fahrtkosten mit dem eigenen PKW in Höhe von 0,30 Euro je Entfernungskilometer; Kosten für öffentliche Verkehrsmittel; Parkgebühren)
• Büromaterialien und Porti
• Telefongebühren

Sofern ein höherer Ansatz als die obigen steuerfreien Pauschalen erstattet werden sollen, müssen die Vorstandsmitglieder die ihnen tatsächlich entstandenen Kosten durch entsprechende Belege (Quittungen, Rechnungen) nachweisen. Diese Belege sind nach den steuerlichen Vorschriften aufbewahrungspflichtig und müssen insofern bis zu zehn Jahren in der Vereinsbuchhaltung aufbewahrt werden.

Nicht erstattungsfähig sind Buß- oder Verwarnungsgelder wie z. B. für falsches Parken oder wegen Geschwindigkeitsüberschreitungen.

Sitzungs- oder Tagegelder

Sitzungs- oder Tagegelder werden in der Regel für die mit der Tätigkeit verbundenen Mühen oder den damit verbundenen Zeitaufwand sowie den aufgrund der Sitzungsteilnahme entgangenen Verdienst gewährt. Dabei sind Vereinsorgane und Vereinsvorsitzende in ihrer Stellung und Tätigkeit vergleichbar mit einem Geschäftsführer einer GmbH. Damit können sie grundsätzlich auch Arbeitnehmer des Vereins sein, soweit Art und Umfang ihrer Tätigkeit sowie das gezahlte Entgelt, den Schluss zulässt, dass die Tätigkeit auch in Gewinnerzielungsabsicht ausgeübt wird (FG Köln v. 1.4.1987, EFG 1987, 524).

Die Gewährung von Sitzungs- oder Tagegeldern beruht regelmäßig auf einem Dienstverhältnis; das Entgelt gehört daher grundsätzlich zu den Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit. Dies gilt auch, wenn das Entgelt für eine als ehrenamtlich bezeichnete Tätigkeit gezahlt wird und als Auslagenersatz für die Tätigkeit bezeichnet ist, wenn mit der Zahlung nicht nur tatsächlich entstandener Aufwand, sondern auch die mit der Tätigkeit verbundenen Mühen, entgangener Verdienst oder Zeitaufwand abgegolten wird (FG Rheinland-Pfalz v. 1.6.1994, EFG 1995, 29; BFH v. 31.1.1975, BStBl. 1975 II, 358).

Sind die Vorstandsmitglieder in ihrer Haupttätigkeit – außerhalb des Vereines – selbständig tätig, sind die Sitzungs- oder Tagegelder steuerlich anders einzuordnen. So gehören nach § 24 Nr. 1 a) EStG zu den Einkünften aus selbständiger Arbeit die Entschädigungen, die gewährt worden sind als Ersatz für entgangene oder entgehende Einnahmen. Hierzu zählt nach BFH v. 26.2.1988 – III R 241/84, BStBl. 1988 II, 615 auch die Aufwandsentschädigung für den Präsidenten eines Berufsverbandes.

Mit der Aufwandsentschädigung werden den Vorstandsmitgliedern Nachteile im Zusammenhang mit ihrer freiberuflichen Betätigung abgegolten. Daraus rechtfertigt sich die steuerpflichtige Erfassung der gezahlten Entschädigung im Rahmen der freiberuflichen Einkünfte. Die Vorstandsmitglieder üben eine ehrenamtliche Tätigkeit aus und beziehen dementsprechend lediglich eine Aufwandsentschädigung, nicht aber ein leistungsbezogenes Entgelt. Kennzeichnend für ein Ehrenamt ist die Unentgeltlichkeit der ausgeübten Tätigkeit. Die Aufwandsentschädigung kann nur dazu bestimmt sein, die durch die Ausübung des Ehrenamts entstehenden Nachteile auszugleichen.

Soweit die Aufwandsentschädigung über den Ersatz der tatsächlich entstandenen Aufwendungen hinausgeht, kann sie allein den Ersatz ausgefallener Einnahmen bei der freiberuflichen Tätigkeit bezwecken, in dessen Rahmen das Ehrenamt ausgeübt wird. Insoweit gehört sie nach § 24 Nr. 1a EStG zu den freiberuflichen Einkünften. Dabei braucht nicht geprüft zu werden, ob ein entsprechender Einnahmeausfall tatsächlich entstanden ist. Ausreichend ist, dass ein solcher mit hinreichender Wahrscheinlichkeit zu erwarten ist.

Umsatzsteuer

Nach § 4 Nr. 26 UStG ist die ehrenamtliche Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit, wenn das Entgelt für diese Tätigkeit nur in Auslagenersatz oder einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnisse besteht. Was als angemessene Entschädigung für Zeitversäumnisse anzusehen ist, muss nach den Verhältnissen des Einzelfalles beurteilt werden. Dabei sind insbesondere die berufliche Stellung des ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedes und sein Verdienstausfall zu berücksichtigen (Abschn. 120 Abs. 4 UStR 2005). Geht das Entgelt über den Auslagenersatz und die angemessene Entschädigung für Zeitversäumnisse hinaus, besteht im vollen Umfang Umsatzsteuerpflicht, sofern das Vorstandsmitglied nicht als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit ist.

Behandlung beim gemeinnützigen Verein

Aufwand im ideellen Bereich

Im gemeinnützigen Verein kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die an die Vorstandsmitglieder gezahlten Aufwandsentschädigungen als Aufwand in der ideellen Sphäre anzusehen sind. Da diese Sphäre steuerbefreit ist, wirken sich die gezahlten Aufwandsentschädigungen damit auch nicht steuermindernd aus. Etwas anderes kann nur dann gelten, wenn die Aufwandsentschädigungen dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen sind. Da dieser der Körperschaft- und Gewerbesteuer unterliegt, sind die dadurch veranlassten Aufwendungen auch als Betriebsausgabe steuerlich abzugsfähig.

Sind die Sitzungs- bzw. Tagegelder beim Vorstandsmitglied als Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit zu erfassen, resultiert daraus eine Lohnsteuerabzugspflicht für den gemeinnützigen Verein als Arbeitsgeber. Ebenso sind ggf. Sozialversicherungsabgaben einzubehalten und an die zuständigen Stellen abzuführen.

Berücksichtigung des Begünstigungsverbotes

Nach § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO darf eine gemeinnützige Organisation keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der gemeinnützigen Organisation fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigen. Dies trifft in besonderem Maße für Mitglieder bzw. Organe des gemeinnützigen Vereins zu (§ 55 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Die Grenze, ab der Vergütungen als unangemessen anzusehen sind, lässt sich nicht nach absoluten Beträgen festlegen. Als angemessen ist das anzusehen, was für eine vergleichbare Tätigkeit oder Leistung üblicherweise auch von nicht steuerbegünstigten Einrichtungen gezahlt wird. Geld- und Sachzuwendungen sind dabei als Gesamtentlohnung anzusehen.

Verstößt der Verein gegen das Begünstigungsverbot des § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO kann es für die entsprechenden Veranlagungszeiträume nicht mehr als steuerbegünstigt anerkannt werden. Dabei muss die Vereinbarung über die Aufwandsentschädigung den Schluss rechtfertigen, dass die zuständigen Organe bewusst und zielgerichtet gegen das Begünstigungsverbot verstoßen haben. Die bisher entschiedenen Sachverhalte vor der Finanzgerichtsbarkeit betrafen regelmäßig Sachverhalte, bei denen Organe bzw. Mitglieder des Vereins unverhältnismäßig hohe Zuwendungen erhalten haben (Zinszahlungen an Vorstand, obwohl der Verein keine Darlehen benötigt [FG München v. 30.3.2004 – 6 K 1426/02]; Zahlungen an Vereinsvorstand ohne Vergütungsanspruch [FG München v. 27.8.1999 – 7 V 2380/99]). Bei schwerwiegenden Verstößen gegen das Begünstigungsverbot ist die Gemeinnützigkeit insgesamt abzuerkennen. (LE)

Weitere Informationen:
www.dgcs.de
www.verbaende.com
(Rubrik Fachartikel)