Stress-Abbau dank Knigge / Aktuelle Empfehlung des Gremiums "Arbeitskreis Umgangsformen International" (AUI)

(Hamburg) - Immer mehr Firmenleitungen schließen sich einem wertschätzenden Führungsstil an, der auch die Umsicht für und Rücksicht auf die Beschäftigten außerhalb ihrer Arbeitszeit einschließt. Das ist sowohl wünschenswert und klug als auch löblich.

Ein vorbildhaftes Vorgehen zeigte unter anderem das Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Dort gibt es seit einiger Zeit eine Verpflichtung, Mitarbeitende nur noch in Ausnahmefällen in ihrer Freizeit per Anruf oder E-Mail zu stören. Darauf haben sich Personalrat und Leitung des Ressorts geeinigt. Zugleich soll niemand benachteiligt werden, wenn außerhalb der Arbeitszeit das Handy abgeschaltet ist oder Nachrichten nicht abgerufen werden. In dem Kodex heißt es demnach: "Niemand, der über einen mobilen Zugang und ein Handy verfügt, ist außerhalb der individuellen Arbeitszeit verpflichtet, diese zu nutzen. Eine Selbstausbeutung der Beschäftigten soll vermieden werden." Anrufe oder E-Mails an Teammitglieder im Urlaub finden grundsätzlich nicht statt.

Diese Übereinkunft entstand bei der Suche nach Stressfaktoren. Dass zu solchen auch ein fehlender wertschätzender Umgang am Arbeitsplatz zählt, ist unbestritten. Zusätzlich wird in unserer medialen Welt ein Großteil der Überbelastung neben anderem durch die ständige Erreichbarkeit produziert. Deshalb ist es ein Gebot sowohl der Rücksichtnahme als auch der Gesundheitsvorsorge, dem entgegenzuwirken. Gleichzeitig gilt es, Abwesenheits-Zeiten auf hilfreiche und zugleich höfliche Art bekanntzugeben. Auch das wirkt sich Stress mindernd aus - zum Beispiel mit einem entsprechenden Hinweis für die Empfangsperson einer E-Mail. Dazu einige Tipps:

Abwesenheitsnotizen bei geschäftlichen E-Mails

Viele standardmäßig eingerichtete Abwesenheitsnotizen bestehen aus einem Satz ohne Anrede und Grüße. Diese zu aktivieren ist zwar besser, als gar keine Nachricht herauszugeben, und somit die Empfangsperson im Unklaren zu lassen, wann sie mit einer Antwort rechnen kann. Weitaus verbindlicher ist allerdings ein Text, der von einer Anrede und einem Gruß umrahmt wird. Im Firmenbereich gehört außerdem die Angabe dazu, wer während der Abwesenheit als Vertretung zu erreichen ist. Am höflichsten ist es, die entsprechenden Kontaktdaten direkt bekanntzugeben. Wenn eine Nachricht nicht weitergeleitet wird, ist es zuvorkommend, darauf hinzuweisen.

Textbeispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

für Ihre Nachricht vielen Dank. Bis zum XX. August 2016 habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails. Bitte beachten Sie, dass die Nachricht nicht weitergeleitet wird. In dringenden Fällen erreichen Sie meinen Stellvertreter, Herrn Alexander ABC, unter A-ABC@hoeflichkeit.de oder telefonisch unter 0123 456789.

Es grüßt sie freundlich
(Name/Signatur)

Bei längerer Abwesenheit kann es hilfreich sein, direkt bekannt zu gegeben, dass alle in dem angegebenen Zeitraum eingegangenen E-Mails automatisch gelöscht werden. Eine solche Vorgehensweise erspart unter Umständen tagelange Arbeit des Sichtens von hunderten eingegangener E-Mails. Es ist im Sinne guter Kundschaftspflege dann unerlässlich, eine Vertretung anzugeben. Textvorschlag:

Sehr geehrte E-Mail-Schreiberin,
sehr geehrter E-Mail-Schreiber,

danke sehr für Ihre Mitteilung. Bis zum XX. August habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails. Bitte, wenden Sie sich in dringenden Fällen an meine Vertreterin, Frau Maria Tüchtig, E-Mail: maria@tüchtig.de oder telefonisch unter 0123 45678.

Sollte Ihr Anliegen nach dem XX. August 2016 noch unerledigt und für Sie weiter aktuell sein, senden Sie mir Ihre E-Mail, bitte, erneut zu. Bis dahin werden alle eingehenden E-Mails automatisch gelöscht.

Es grüßt Sie für heute freundlich
(Name/Signatur)

Quelle und Kontaktadresse:
Allgemeiner Deutscher Tanzlehrerverband e.V. (ADTV) Pressestelle Obenhauptstr. 5, 22335 Hamburg Telefon: (040) 5002090, Fax: (040) 50020921