Reisekostenmanagement / Steuerliche Schlaglöcher vermeiden

(Bonn) - Seit Jahresbeginn gelten neue Bestimmungen für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten. Die Auswirkungen werden von Unternehmen und reisenden Mitarbeitern häufig noch unterschätzt. Jetzt ist es höchste Zeit, das eigene Reisekostenmanagement auf den Prüfstand zu stellen. Firmen sollten ihre Mitarbeiter sensibilisieren und alle relevanten Prozesse überprüfen. Ansonsten kann es wider Erwarten zu hohen Nachforderungen der Finanzbehörden kommen.

Große Teile der Änderungen fußen auf dem neu eingeführten Begriff der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Diese liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer „vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig“ wird. Diese Definition kann in der Praxis leicht zum Stolperstein werden. Der Fiskus geht bereits von einer regelmäßigen Arbeitsstätte aus, wenn der Arbeitnehmer sie durchschnittlich einmal pro Arbeitswoche besucht. Es reicht schon ein kurzes Aufsuchen – unabhängig von Art, Inhalt und Dauer der Tätigkeit. In diesem Fall sind alle damit zusammenhängenden Reisekosten nicht steuerlich absetzbar.

Selbst bei unzweifelhaften Auswärtstätigkeiten ist Vorsicht geboten. Vereinfachungen stehen strengere Nachweispflichten gegenüber. So sind Übernachtskosten nur in tatsächlicher Höhe abzugsfähig und per Beleg zu dokumentieren. Dies erfordert ein Umdenken und eine Abkehr von gewohnten Prozessen. „Wer über keine ausgereifte Reisekostenrichtlinie verfügt, sollte dies schnell nachholen“, rät BVBC-Schatzmeisterin Angelika Hilgers. „So lassen sich die steuerlichen Änderungen verbindlich im Firmenalltag verankern und oft zusätzlich Kosteneinsparpotenziale realisieren.“ Außerdem ist dann klar geregelt, welche Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen werden und welche Aufwendungen gegebenenfalls vom Mitarbeiter selbst steuerlich geltend gemacht werden müssen

Welche Reisekosten sind wirklich abzugsfähig?

Die Neuregelungen im Reisekostenrecht erfordern bei Auswärtstätigkeiten ein erhöhtes Augenmerk von Unternehmern und ihren Mitarbeitern. Für einige Kostenarten gelten andere steuerliche Rahmenbedingungen, was veränderte Dokumentationspflichten zur Folge hat. Die BVBC-Experten geben wertvolle Hinweise für die Praxis.

1. Fahrtkosten: Bei Auswärtstätigkeiten werden weiterhin 30 Cent pro Entfernungskilometer steuerfrei erstattet. Dies gilt bei einer vorübergehenden beruflichen Auswärtstätigkeit auch über die bislang geltende Dreimonatsfrist hinaus. Bei wechselnden Tätigkeitsstätten ist keine Mindestentfernung zur Wohnung zu beachten.

2. Verpflegungskosten: Bei Auswärtstätigkeiten ab acht Stunden sieht der Gesetzgeber nach wie vor Pauschalbeträge vor. Allerdings ist der steuerfreie Abzug auf die ersten drei Monate pro Tätigkeitsstelle beschränkt. Unterbrechungen durch Urlaub oder Krankheit von bis zu vier Wochen werden nicht angerechnet. Bei einer anderen Tätigkeitsstelle beginnt die Dreimonatsfrist erneut.

3. Übernachtungskosten: Das neue Reisekostenrecht sieht keine Pauschalen für Übernachtungen mehr vor. Deshalb sind jetzt alle Aufwendungen per Beleg zu dokumentieren, um sie auch steuerlich geltend zu machen. Die Kosten werden nunmehr in tatsächlicher Höhe anerkannt – egal wie lange die Auswärtstätigkeit dauert.

4. Reisenebenkosten: Von der Buchungsgebühr über Parkkosten bis hin zu Aufwendungen für die Gepäckaufbewahrung: Der Fiskus erkennt Reisenebenkosten in tatsächlicher Höhe an, was durch Quittungen zu belegen ist. Nicht abzugsfähig bleiben dagegen Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Dienstreise anfallen.

Quelle und Kontaktadresse:
Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) Pressestelle Am Propsthof 15-17, 53121 Bonn Telefon: (0228) 963930, Telefax: (0228) 9639314