Online-Eigentümerversammlungen: Auf Kosten und Nutzen achten

(Berlin) - Vor knapp zehn Monaten sind zahlreiche neue Regeln im Wohnungseigentums-recht (WEG) in Kraft getreten. Unter anderem ist es nun möglich, Eigentümerversammlungen auch mit Online-Teilnahme abzuhalten. Der Gesetzgeber will damit eine einfache und effektive Willensbildung innerhalb der Eigentümergemeinschaft ermöglichen. "In der Praxis allerdings stellt die digitale Versammlung Eigentümer und Verwalter vor große Herausforderungen. Der zeitliche und organisatorische Aufwand für die Vorbereitung und Durchführung einer solchen Veranstaltung ist nicht unerheblich. Zudem gibt es zahlreiche rechtliche Unsicherheiten in der Praxis, für die das Gesetz selbst keine Antwort gibt", sagt Markus Jugan, Vizepräsident des Immobilienverbands Deutschland IVD und Vorsitzender des Bundesfachausschusses Immobilienverwalter. Der IVD gibt vier Tipps für Eigentümer und Verbraucher, die bei der Organisation einer Online-Eigentümerversammlung unbedingt zu beachten sind.

1. Eine Beschlussfassung für eine reine virtuelle Eigentümerversammlung ist nicht möglich. Die Präsenzversammlung bleibt gesetzliches Leitbild.
Das gesetzliche Leitbild bleibt auch weiterhin die Präsenzversammlung, also ein tatsächliches Treffen der Eigentümer unter der Leitung des Verwalters. Allen Eigentümern muss es immer ermöglicht werden, persönlich an der Versammlung teilzunehmen. Neu ist, dass an der Versammlung Eigentümer auch online mit Kommunikationsmitteln wie Videochat teilnehmen können. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Wohnungseigentümer vorher einen entsprechenden Beschluss fassen (§ 23 Abs. 1 S. 2 WEG).
"Wer möchte, dass künftig die Online-Teilnahme an einer Eigentümerversammlung möglich ist, muss also zunächst auf eine entsprechende Beschlussfassung hinwirken. Für dieses Anliegen muss sich dann auch tatsächlich eine Mehrheit finden", erklärt Jugan.
Solange die Eigentümergemeinschaft keinen Gebrauch von Online-Teilnahmen machen will, bleibt es bei der bisherigen Rechtslage.

2. Einzelne Modalitäten und ihre Ausgestaltung sollten Eigentümer schon im Vorfeld der Beschlussfassung klären. Je konkreter, desto rechtssicherer.
Wollen die Eigentümer eine Online-Teilnahme auf den Weg bringen, sollten sie im Vorfeld mit ihrem Verwalter konkrete Vorstellungen hinsichtlich der einzusetzenden Hard- und Software entwickeln. Außerdem müssen die Kosten kalkuliert werden, die mit der Investition in die Technik für die Durchführung von Hybrid-Versammlungen einhergehen. "Hier sollte genau abgewogen werden, ob die Kosten für die Möglichkeit der Online-Teilnahme in einem vernünftigen Verhältnis zu ihrem Nutzen stehen", erläutert Jugan und gibt zu bedenken: "Bei einer Gemeinschaft, deren Mitglieder überwiegend am Ort ansässig sind, lohnt sich der nicht unbeträchtliche Aufwand eher nicht."
Kommt die Eigentümergemeinschaft hingegen überein, dass die Online-Teilnahme an der Versammlung möglich sein soll, sollten mit der Beschlussfassung folgende Fragen geregelt werden: Wer trägt die Kosten für die Online-Versammlung? Welche Kommunikations-Plattform soll genutzt werden? Was passiert bei technischen Pannen? Wie wird geprüft, ob ein Versammlungsteilnehmer hinreichend legitimiert ist? Wie wird die Nichtöffentlichkeit der Versammlung gewährleistet?

3. Datenschutz unbedingt beachten.
"Immer wenn persönliche Daten wie Bild und Ton übertragen werden, muss der Datenschutz eingehalten werden. Dies gilt insbesondere bei Kommunikations-Plattformen, die eine reale Bild-Ton-Übertragung ermöglichen. Hier muss vorab geprüft werden, in welchem Land die Daten letztlich verarbeitet werden und welche Datenstandards gelten", rät der IVD-Vizepräsident.

4. Verwalter können sich auf der Homepage des IVD über die rechtlichen und technischen Voraussetzungen für eine rechtssichere und erfolgreiche Hybrid-Eigentümerversammlung informieren. https://ivd.net/2021/03/weg-reform/

Quelle und Kontaktadresse:
Immobilienverband Deutschland IVD Bundesverband der Immobilienberater, Makler, Verwalter und Sachverständigen e.V. Heiko Senebald, Leiter Kommunikation Littenstr. 10, 10179 Berlin Telefon: (030) 275726-0, Fax: (030) 275726-49