Neue gesetzliche Formvorschriften für geschäftliche E-Mails / Betrieben, die die neuen Vorschriften nicht einhalten, drohen Abmahnungen und Zwangsgelder

(Lüneburg/Stade) - Seit dem 1. Januar 2007 gelten für geschäftliche E-Mails die gleichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe: Elektronische Schreiben an Geschäftspartner müssen demnach zumindest den Inhaber/Geschäftsführer/Vorstand/Aufsichtsrat, die Firmenbezeichnung, den Rechtsformzusatz, die Anschrift, das zuständige Handelsregister und die Handelsregister-Nummer enthalten.

Grund für diese Neuerung ist das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG), das auch neue Regelungen für die Inhalte geschäftlicher E-Mails geschaffen hat. Der Gesetzgeber macht mit dieser Regelung klar, dass E-Mails und konventionelle postalische Schreiben in der geschäftlichen Korrespondenz grundsätzlich als gleichwertig zu betrachten sind.

Als geschäftliche Korrespondenz im Sinne dieser gesetzlichen Definition anzusehen, sind die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergebenden Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Reklamationen, Gutschriften oder ähnlich gelagerte Vorgänge. Ausdrücklich von dieser Regelung ausgenommen sind Mitteilungen, Berichte und solche E-Mails, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten, wie beispielsweise Werbemailings, Newsletter oder Beiträge zu Internetforen.

Betroffen von dieser Regelung sind Kapitalgesellschaften, ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften, sowie eingetragenen Einzelunternehmer, also eingetragene Kaufleute.

Unternehmen, die die neuen Regelungen nicht umsetzen, drohen Abmahnungen und Zwangsgelder. Juristen beziffern die möglichen Kosten pro Abmahnung auf ca. 2.000 Euro pro Fall.

Für weitere Fragen, ob beispielsweise Ihr Betrieb von der neuen Regelung betroffen ist oder welche Ihrer Schreiben im Sinne dieses Gesetzes als geschäftliche Korrespondenz anzusehen sind, wenden Sie sich bitte an den E-Commerce-Berater der Handwerkskammer Lüneburg-Stade, Udo Kaethner, unter der Telefonnummer 04131 712-205, E-Mail kaethner@hwk-lueneburg-stade.de

Quelle und Kontaktadresse:
Handwerkskammer Lüneburg-Stade Pressestelle Friedenstr. 6, 21335 Lüneburg Telefon: (04131) 7120, Telefax: (04131) 44724