Lohnnachweis wird digital / Änderungen für Unternehmen ab dem 1. Dezember

(Berlin) - Arbeitgeber erhalten ab November wichtige Post von ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Das teilte ihr Verband, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) heute in Berlin mit. Das Schreiben enthält die Zugangsdaten für den neuen digitalen Lohnnachweis, mit dem die Arbeitgeber zukünftig die Entgelte, Arbeitsstunden und die Anzahl der Beschäftigten zur Unfallversicherung melden. Der Lohnnachweis ist die Grundlage für die Berechnung des Beitrags zur gesetzlichen Unfallversicherung. Rechtsgrundlage für das neue Verfahren ist das 5. SGB IV-Änderungsgesetz, das der Deutsche Bundestag Ende 2014 verabschiedet hat.

Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu versichern. Den Beitrag berechnen die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung anhand der Lohndaten, die der Arbeitgeber meldet. Bislang geschah dies mit Hilfe eines Formulars auf Papier oder online über das Extranet des Unfallversicherungsträgers. Der Vorteil der neuen Vorgehensweise: Der Arbeitgeber kann den Lohnnachweis nun direkt mit Hilfe seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und verschicken. Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen.

Datenabgleich notwendig

Bevor der erste digitale Lohnnachweises ausgefüllt wird, ist zunächst ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten notwendig. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf erfolgt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Das kann ab 1. Dezember 2016 geschehen.

Die entsprechenden Zugangsdaten werden von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse schriftlich mitgeteilt. Bei den Berufsgenossenschaften beginnt der Versand im November, bei einzelnen Unfallkassen wird er erst Anfang des kommenden Jahres angestoßen. "Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden", empfiehlt Ulrike Richter, Referentin für Beitragsrecht bei der DGUV. Die Zugangsdaten umfassen neben der Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers auch die Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens oder der Einrichtung sowie eine PIN.

Falls kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage ist daher nicht notwendig.

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2016 und 2017

In einer zweijährigen Übergangsphase ist der Lohnnachweis für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis in den bisher bekannten Verfahren - online, als Papierausdruck oder per Fax - abzugeben. Für das Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren. Die Übergangsregelung soll sicherstellen, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

Quelle und Kontaktadresse:
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV), Hauptsitz Pressestelle Glinkastr. 40, 10117 Berlin Telefon: (030) 288763800, Fax: (030) 288763808