Die Zeit ist reif für die neuen Bürokonzepte

(Köln) - Kosten- und Wettbewerbsdruck führen in Deutschland zum Abbau von Büroarbeitsplätzen, zu sinkenden Immobilienmieten, doch viel zu selten zur Anwendung effizienter Büroarbeitsformen. Die Bereitschaft, herkömmliche Raum- und Organisationsstrukturen auf den aktuellen Standard zu bringen ist noch gering. Doch nicht immer ist Sparen die Lösung. Auf der Orgatec in Köln wird vom 19. bis 23. Oktober 2004 gezeigt, was möglich ist, was das Arbeiten effizienter macht, wie letztlich mit Gewinn investiert werden kann.

„Die meisten Wirtschaftsmanager und Behördenchefs befürchten Auseinandersetzungen mit Mitarbeitern und Betriebsrat. Sie planen daher bei Büroneubauten eher konservativ: Einzel- und Zwei-Personen-Büros, konventionelle Großraumbüros“, konstatiert Rainer Walter Hirschberg, Vizepräsident des Bundesverband Bürowirtschaft (BBW). Aber es gibt auch eine andere Realität: „Fachpresse und Wirtschaftspresse bringen laufend Berichte über neue Bürokonzepte. Organisationsberater, Designer, Büromöbelhersteller realisieren längst Neues wie Business Clubs, Desk Sharing und das Mobile Office.“ Begleitet von Mitarbeiterschulungen im Vertrieb und in den Planungsabteilungen des Bürofachhandels wird der Einsatz von neuen Bürosystemen zur lohnenden Investition.

Leidensdruck muss noch größer werden
Dennoch, die anhaltenden Einsparungen bei Büroausstattung und der fortschreitende Abbau von Büroarbeitsplätzen zwingt die Branche zu weiteren Kapazitätsanpassungen. Der Büromöbelfachhandel musste in den ersten acht Monaten dieses Jahres Umsatzeinbußen von rund 14% hinnehmen. Immerhin schon ein besserer Wert als 2003, denn im Vorjahr belief sich das Minus auf 17%. Allerdings ist das kein Anlass zu Optimismus. „Ich glaube, zuerst muss der Leidensdruck der Wirtschaft noch größer werden, bis wir uns überall für die neuen Bürokonzepte interessieren,“ sind die Erfahrungen des BBW-Vizepräsidenten: „Zuerst werden Einsparungen bei den Büromieten vorgenommen, es wird preiswerter gemietet beziehungsweise gebaut; dann geht es an die Flächenökonomie mit weniger Bürofläche für die gleiche Anzahl von Arbeitsplätzen und schließlich an Personalabbau.“ Die Folge sind eine geringere Leistung und der Verlust wertvollen Know-hows. Druck, Demotivation und Fehler nehmen zu, die Unternehmensleistung sinkt.

Sparen können wir uns nicht mehr leisten
Das kann sich kein Unternehmen mehr leisten. Die Ergebnisse einer Gallup-Studie unterstreichen die Gefahr. Danach sind nur 15% der Arbeitnehmer in Deutschland engagierte Mitarbeiter, 69% sind unengagiert und 16% sind aktiv unengagiert. Dass Sparen teuer ist, zeigen auch die Kosten für alte Bürogebäude: 30% der Gebäudekosten sind Investitionskosten, 70% sind Folge- und Bewirtschaftungskosten. Neue Bürogebäude bieten erhebliche Einsparpotenziale und hohen Zusatznutzen.

Bares Geld verlieren Unternehmen zudem durch altes Büromobiliar: Studien belegen, dass die Veränderungen des räumlich-organisatorischen Bürokonzeptes und die Verbesserung der Raumatmosphäre die Kommunikation, Innovationskraft und Kreativität von Mitarbeitern fördern. Das trägt zum Abbau von Leistungshemmnissen bei und kann zu einer Leistungssteigerung von bis zu 28% führen.

Spielen wir also ein Nullsummen-Spiel? Werden Einsparungen durch Entlassungen und Verwendung von altem Mobiliar durch fehlende Leistungssteigerung wieder aufgehoben? Nach Auffassung des BBW geht die Thematik weit darüber hinaus: Über 50% der Arbeitsplätze in Deutschland sind Büroarbeitsplätze, in vielen wird systematisch die Leistungsfähigkeit der Wirtschaft reduziert. Die Büroarbeitsplatzkosten in Deutschland setzen sich zu 85% aus Personalkosten, zu 12% aus Gebäudekosten, aber nur zu 0,6% aus Mobiliarkosten zusammen.

Anders denken bringt mehr Erfolg – die Zukunft im Büro hat begonnen
Dabei hat die Zukunft bereits begonnen. Auf der Orgatec werden in über 40 Foren die Themen der Büro-Leitmesse in die Wirtschaft hineingetragen. Es geht um die Stärkung der Unternehmen durch zukunftsfähige Büros. Dieses Ziel definiert auch das Kompetenzfeld der im BBW organisierten Fachhändler, die sich auf Büro- und Objekteinrichtung spezialisierten haben. Ihr Leistungsprofil: Mit geringen Investitionen und organisatorischen Veränderungen können hohe Leistungssteigerungen und damit Gewinne erzielt werden. Hirschberg: „Es muss wieder mehr zur Steigerung von Innovationen und Kreativität getan werden. Da in den deutschen Büros die Zeichen jetzt auf Veränderung stehen, sind Chancen für einen Neuanfang vorhanden.“

Quelle und Kontaktadresse:
Bundesverband Bürowirtschaft e.V. (BBW) Frangenheimstr. 6, 50931 Köln Telefon: 0221/94083-30, Telefax: 0221/94083-90