DeGefest-Trendanalyse neu aufgelegt / Tagungskunden erwarten vor allem Perfektion

(Oberhausen) - Gute Erreichbarkeit, eine ausreichende Anzahl Parkplätze und eine professionelle Betreuung sind die herausragenden Anforderungen der Tagungskunden an Tagungsstätten. Das ist ein Ergebnis der jüngsten Trendanalyse "Kundenerwartung 2009" des Kongressverbandes DeGefest (Deutsche Gesellschaft zur Förderung und Entwicklung des Seminar- und Tagungswesens), die von der Hochschule Heilbronn durchgeführt wurde.

Unter der Leitung von Prof. Jerzy Jaworski wertete die Studentin Amelie Bohlig im Rahmen ihrer Bachelor-Arbeit die umfangreichen Aussagen von 21 TOP-MICE-Veranstaltern aus ganz Deutschland aus, was diese von Tagungsstätten erwarten. Gefragt wurde nach der Art der Veranstaltungen, der bevorzugten Kontaktaufnahme, den Anforderungen an die Tagungsstätte, den Anforderungen an den Standort, der gewünschten Unterstützung bei der Organisation, dem Rahmenprogramm, dem Finanzmanagement und dem Marketing. Ausgearbeitet wurde die Fragebogen von der Hochschule Heilbronn; darüber hinaus haben die ManagerInnen von Veranstaltungszentren in einem Workshop auf den Fachtagen der DeGefest in Potsdam den Fragebogen aus Ihrer Sicht komplettiert. Vorgestellt wurde die Studie am 04.Dezember 2008 anlässlich einer DeGefest-Vorstandssitzung im Mercure Hotel Orbis München Perlach.

48 Prozent der Befragten waren Veranstaltungsabteilungen von Unternehmen, 29 Prozent Seminar-Veranstalter, 14 Prozent PCO- oder Event-Agenturen und 5 Prozent selbstständige Referenten oder Trainer. Die Veranstaltungsdauer lag zu 66 Prozent bei bis zu 2 Tagen, zu 29 Prozent bei bis zu 4 Tagen und zu 5 Prozent über 4 Tagen. Bei der Zahl der Teilnehmer ergaben sich nur geringe Unterschiede. 28 Prozent der Veranstaltungen hatten bis zu 20 Teilnehmer, 26 Prozent hatten 20-100, 25 Prozent 100-250 und 21 Prozent über 250 Teilnehmer.

Für den ersten Kontakt der Tagungsstätte mit dem Veranstalter lehnt die Mehrheit Telefonanrufe und Besuche ab. Sie wollen zunächst per Brief oder E-Mail angeschrieben werden und legen für nachfolgende Kontakte Wert darauf, per Post oder Mail detaillierte Informationen zu bekommen. Bei der Beurteilung der Eignung einer Veranstaltungsstätte rangiert eine ausreichende Zahl Parkplätze ganz oben, gefolgt von flexibler Bestuhlung, klimatisierten Räumen und Tageslicht. Ganz unten in der Skala rangiert die Verfügbarkeit von Tanzflächen, eines Pressezentrums und unkonventioneller Raumformen. Bei der technischen Ausstattung sind vor allem audiovisuelle Medien, wie z.B. Beamer, Laptop, Video-Anlagen, Projektoren und Fernsehgeräte gefragt. Dolmetscher-Anlagen und Live-Übertragung nach außen werden als weniger wichtig eingeschätzt, wohl weil die Mehrzahl der Veranstaltungen im Seminar-Bereich angesiedelt ist. Eine wachsende Bedeutung wird der behindertengerechten Ausstattung beigemessen. Die zurzeit viel diskutierte künftige Bedeutung von "Green Meetings” wird von 70 Prozent der Veranstalter als gering eingestuft. Allerdings wird es als wichtig erachtet, dass die Veranstaltungsstätten sich um eine klimabewusste Ausstattung kümmern, also z.B. Wärmedämmung, alternative Wärme- und Energiegewinnung und Regenwassernutzung installieren. Die Planung CO2-neutraler Veranstaltungen wird von einer Minderheit als "interessant” bezeichnet. Unter den Standortfaktoren erhielten die gute Erreichbarkeit, kurze Wege, gute Verkehrsverbindungen und die ICE/IC-Anbindung höchste Werte, gefolgt von dem touristischen Image, der Gastronomie-Vielfalt und dem Hotel-Angebot in unterschiedlichen Kategorien. Ganz am Ende der Bewertung lagen Einkaufsmöglichkeiten, Kultur-, Sport- und Freizeitangebote.

Mehr als die Hälfte der Befragten organisiert schon ab einer Veranstaltungsdauer von 1-2 Tagen ein Rahmenprogramm und benötigt dazu die Unterstützung der Tagungsstätten. Das Marketing für die Veranstaltungen betreiben die Veranstalter offenbar durchweg selbst. Die Hilfe der Tagungsstätten benötigen nur rund ein Drittel der Veranstalter.

Quelle und Kontaktadresse:
DeGefest Deutsche Gesellschaft zur Förderung und Entwicklung des Seminar- und Tagungswesens e.V. Pressestelle Düppelstr .1, 46045 Oberhausen Telefon: (0208) 85908 10, Telefax: (0208) 85908 11