Das Ehrenamt / Helfen ohne böse Überraschungen

(Bonn) - Jeder dritte Deutsche investiert einen großen Teil seiner Freizeit in ehrenamtliche Tätigkeit. Viele übernehmen gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten Führungsverantwortung. Sie sichern den Fortbestand von Vereinen, Stiftungen und öffentlichen Einrichtungen und übersehen dabei mögliche persönliche Risiken. Ein Ehrenamt bewahrt nicht vor Konsequenzen: In haftungsrechtlichen Fragen bestehen kaum Unterschiede zwischen ehrenamtlich Tätigen und Festangestellten.

"Viele Vereins- und Stiftungsvorstände verfügen über mehr guten Willen als Kenntnisse und Erfahrung", warnt Rechtsanwalt Dr. K. Jan Schiffer, BVBC-Experte für Gemeinnützigkeitsfragen. "Sie haften dennoch wie gut bezahlte Profis." Schon leichte Fahrlässigkeit kann dazu führen, dass ehrenamtliche Vertreter privat zur Kasse gebeten werden. Besonders tückisch: Es muss nicht mal ein eigenes Versäumnis im konkreten Schadensfall vorliegen. Auch das Fehlverhalten eines anderen Organmitglieds kann bei Organisationsfehlern oder mangelnder Kontrolle weitreichende haftungsrechtliche Folgen haben.

Viele Fehlerquellen liegen zwischen Soll und Haben. Nicht immer werden Kontrollfunktionen systematisch eingeführt und konsequent wahrgenommen. Dabei legt das Finanzamt heute an gemeinnützige Organisationen die gleichen Maßstäbe an wie in der Wirtschaft und prüft durchaus penibel. Schnell kann dies zu beträchtlichen Nachforderungen, zu Strafzahlungen und sogar zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen.

Ein professionelles Finanz- und Rechnungswesen wird für gemeinnützige Organisationen zur Kernaufgabe. Dank moderner Buchhaltung und Controlling lassen sich viele Haftungsfallen frühzeitig identifizieren und weitmöglich ausschließen. Verfahren wie das Vier-Augen-Prinzip werden fest in die Organisation verankert. Letztlich dienen klare Prozessabläufe dem Interesse aller Beteiligten. Gemeinnützige Organisationen gewähren auch ehrenamtlichen Kräften ein Maximum an Rechtssicherheit und fördern obendrein ihre eigene Wirtschaftlichkeit.

Haftungsfallen erkennen und vermeiden

Eine gute Absicht schützt nicht vor bösen Folgen. Ehrenamtliche Vertreter haften unter Umständen persönlich, auch für Versäumnisse anderer Organmitglieder. Für Vereine oder Organisationen kann der Verlust der Gemeinnützigkeit drohen. Die BVBC-Berater weisen auf Fallstricke hin und geben Empfehlungen für die Praxis.

1. Unechte Spenden: Viele Bescheinigungen werden fehlerhaft ausgestellt, denn Spenden dürfen nicht mal in Teilen Entgeltcharakter haben. Aufwendungen für Tombola-Lose oder für Eintrittskarten zu Charity-Events etwa, sind keine abzugsfähigen Spenden. Deshalb: Spendenbescheinigungen immer nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben ausstellen, die im Zweifelsfall nochmal zu überprüfen sind.

2. Fehlerhafte Belege: Nicht jede Rechnung erfüllt die gesetzlichen Vorgaben für den Vorsteuerabzug. Oft fehlen etwa die vollständige Anschrift, die laufende Rechnungsnummer oder der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag. Zudem erfordern viele Dokumente eine Unterschrift. Darum: Die Ordnungsmäßigkeit von Belegen sicherstellen, um Verspätungszuschläge, Rückforderungen oder Strafzinsen zu vermeiden.

3. Unregelmäßige Buchführung: Einnahmen und Ausgaben werden nicht immer ordnungsgemäß verbucht. Schnell schleichen sich gerade in der Kassenführung Fehler ein. Deshalb empfiehlt sich die laufende Verwaltung durch einen qualifizierten Kassenwart. Einzelne Verfügungsvollmachten sind kritisch zu überdenken und der Jahresabschluss ist immer von unabhängigen Dritten zu prüfen.

4. Falscher Mitteleinsatz: Leicht werden Gelder nicht satzungsgemäß und zeitgebunden eingesetzt. Gemeinnützige Organisationen sind verpflichtet, ihre Mittel spätestens im Folgejahr des Zuflusses im Rahmen ihrer Satzung für ihre konkreten Zwecke zu verwenden. Als "zweckgebundene" oder "freie" Rücklagen lassen sich Gelder auch über diesen Zeitrahmen hinaus ansparen. Ein Beschluss der zuständigen Gremien und eine klare Dokumentation sind dabei Pflicht.

Quelle und Kontaktadresse:
Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) Pressestelle Am Propsthof 15-17, 53121 Bonn Telefon: (0228) 963930, Telefax: (0228) 9639314