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19.03.2020 12:13

Verbände im Krisenmodus


Verbände im Krisenmodus

Die Corona-Krise stellt uns alle vor Herausforderungen. Einige kannten wir bereits und haben sie ignoriert. Verbände, die ihre IT-Infrastruktur schon auf einen zeitgemäßen Stand gebracht und Home-Office-Regelungen festgelegt haben, konnten recht schnell umschalten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Hause schicken. Im Idealfall funktioniert der Dateizugriff über performante VPN-Dienste oder Auslagerungen von IT-Services in die Cloud. Auch wenn es jetzt eigentlich zu spät ist, sollte das Thema nach Erreichen des Normalzustands auf Platz 1 der Prioritätenliste rutschen.

Was aber kann nun kurzfristig umgesetzt werden? Welche Lösungen sind auch ohne IT-Fachpersonal realisierbar, wenn das Team kurzfristig und unvorbereitet ins heimische Büro versetzt worden ist? Wie kann das Team weiter zusammenarbeiten? Wir präsentieren fünf gängige Vorschläge und geben Hinweise für das Seminargeschäft.

Infrastruktur zu Hause

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen zu Hause natürlich einen Internetzugang. Auch wenn Deutschland gern als digitaler Flickenteppich dargestellt wird, reichen die häuslichen Anschlüsse in der Regel, um mit Streamingdiensten wie Netflix klarzukommen. Als Faustregel gilt: Bekomme ich ruckelfrei ein Video über meine Leitung gestreamt, stellt eine Videokonferenz keine Probleme da. Schwierig wird es aber bei einer Leitung mit Minimalanforderungen , wenn die ganze Familie daheim ist. Sollte die Leitung es also nicht hergeben, muss die Familie während einer Videokonferenz gebeten werden, das private Surfen zu unterbrechen oder zu reduzieren. Dienstliche Handys eignen sich in den seltensten Fällen als Hotspot, da die meisten Tarife eine Volumenbeschränkung haben. Außerdem ist die Mobilfunkzelle ein “shared medium”. Alle Handys einer Funkzelle teilen sich die maximale Datenkapazität. Wenn viele Menschen zu Hause sind und die Technik nutzen, kann dies zu langsamen Datenverbindungen führen. Für die schnelle Kommunikation zwischen zwei Personen reichen Bordmittel – sei es Facetime beim iPhone oder Google Hangouts. Auch werden viele Menschen einen Skype Account haben. Dennoch sollte sich für eine einheitliche Lösung entschieden werden. Dies vereinfacht Absprachen und Terminfindung.

Office 365

Sollten Sie bereits Office 365 in einem Unternehmensplan einsetzen (ab Business Premium), haben Sie alles, was Sie benötigen. Schnell startfähig ist hier das Programm Teams, welches als App zur Installation, aber auch im Internet Browser verfügbar ist. So können auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Teams nutzen, wenn Ihnen die Installation von Software aufgrund von Zugriffsrechten untersagt ist. Teams bietet, neben der Möglichkeit gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten und zu chatten, ein Videokonferenz-Tool an, welches auch Bildschirmfreigaben erlaubt. Schwierig wird die Aufschaltung externer Gesprächsteilnehmer, daher ist Teams im Rahmen des Schnellstarts für die interne Kommunikation zu empfehlen.

GoToMeeting

GoToMeeting ist eine Konferenzdienst, der von der einfachen Videokonferenz bis zu komplexen Webinaren eine Vielzahl an Funktionen abdeckt. Standards wie Bildschirmübertragung sind ebenso enthalten  wie die Möglichkeit, sich per Telefon in eine Konferenz einzuwählen. Der Vorteil ist, dass unterwegs ein Telefon reicht und es auch eine Smartphone-App gibt, die mit reduziertem Datenvolumen auskommt (Pendlermodus). Konferenzen können zudem aufgezeichnet und heruntergeladen werden. Für internationale Teilnehmer und Teilnehmerinnen, die beispielsweise im Brüsseler Büro sitzen, gibt es internationale Einwahlnummern. Die kleinste Abovariante startet bereits bei ca. 11 Euro/Monat.

Zoom

Zoom bietet eine ähnliche Funktionsvielfalt wie GoToMeeting. Mit einer kleinen Softwareinstallation ist alles erledigt und das Team startbereit. Auch hier sind die nationalen Einwahlnummern erwähnenswert, die dafür sorgen, dass sich Teilnehmer unterwegs per Telefon einwählen können.

Cisco Webex

Auch Cisco Webex reiht sich vom Funktionsumfang in GoToMeeting und Zoom ein. Je nach Plan sind hier Funktionen und Teilnehmerzahlen beschränkt. Allerdings reichen die günstigen Tarife für große Teams bereits aus.

TeamViewer

TeamViewer ist vielen bekannt, wenn Support auf dem eigenen Endgerät nötig wird und der IT-Kollege nicht vor Ort ist. Die Software eignet sich auch für kurze Telefonate. Die Kernfunktion ist hier aber die Fernsteuerung eines Rechners und daher ist er für teamübergreifende Konferenzen eher ungeeignet.

Das erste Online-Meeting

Grundsätzlich sind Online-Meetings auch für IT-unerfahrene Benutzer recht einfach einzurichten. Am Beispiel von GoToMeeting reicht eine kurze Registrierung mit Auswahl des Abomodells. Für den Anfang empfiehlt sich eine monatliche Abrechnung. So ist man nur kurz an einen Anbieter gebunden und kann schnell wechseln, wenn andere Funktionen und somit ein anderer Anbieter benötigt werden. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase sowie Rabatte aufgrund der aktuellen Lage an. Die Meetings können dann im Kundenmenü des Internetbrowsers erstellt werden. Es empfiehlt sich, wie im Büroalltag auch, Meetings zeitlich zu beschränken. Dies sorgt für eine Meeting-Disziplin und verhindert ausschweifende Monologe. Zu bedenken ist auch, dass Online-Meetings eine hohe Konzentration erfordern. Insbesondere sollten Teilnehmer gebeten werden, andere Programme während des Meetings zu schließen. Zu schnell sind Teilnehmende sonst damit beschäftigt, parallel E-Mails zu beantworten.
Meetings werden so einfach erstellt, wie ein Termin über Outlook. Wählen Sie Startzeit, Dauer und Titel des Meetings aus. Hier können nun die Teilnehmenden auch direkt eingeladen werden. Die Eingabe der E-Mail-Adresse reicht. Sobald das Meeting gespeichert wird, erhalten alle Teilnehmenden eine E-Mail mit einem Link zum Meeting-Raum. Wenn dieser Link angeklickt wird, landet der Teilnehmende auf der Seite des Anbieters und kann sich aussuchen, ob er direkt über den Internetbrowser teilnimmt oder ein kleines Programm runterlädt. Das Meeting-Programm ist in der Regel ohne Administratorenrechte installierbar und bietet einen höheren Funktionsumfang sowie eine bessere Übersicht. Außerdem benötigt der Internetbrowser Freigaben für Mikrofon und Kamera. Diese Freigaben sind nicht sehr benutzerfreundlich eingearbeitet, sodass sie unerfahrene Anwender eher verwirren.
Ist das Meeting gestartet, sind die Bedienelemente selbsterklärend. Der Meeting-Organisator kann temporär die Leitung des Meetings an eine andere Person übergeben, die dann ihren kompletten Bildschirm oder auch nur einzelne Programme live übertragen kann. Auch können User stummgestaltet werden, wenn diese nur passiv am Meeting teilnehmen sollen.

Von der Konferenz zum Webinar

Was unterscheidet die Videokonferenz von einem Webinar? Grundsätzlich basiert die Technik auf derselben Grundlage. Hier hat der Moderator die volle Kontrolle und kann beispielsweise alle Teilnehmenden stummschalten und erst nach einer virtuellen Meldung freigeben. Erweiterte Whiteboard-Funktionen ersetzen ein Flipchart. Eine Schulung des Moderators ist wichtig, damit die Teilnehmer ein positives Nutzererlebnis haben. Die Umsetzung eines Webinars benötigt allerdings nicht nur technische Rahmenbedingungen. Wer ein Seminar 1:1 als Webinar stattfinden lassen möchte, wird scheitern. Ein achtstündiges Seminar halten weder Moderatoren noch Teilnehmer durch. Es empfiehlt sich eine Straffung oder ein Split auf mehrere Tage.

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