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verbaende.com
19.03.2020 11:02

Tipps und Spielregeln für die Zeit im Homeoffice


Die Lots* Gesellschaft für verändernde Kommunikation mbH praktiziert seit 12 Monaten Homeoffice – mit festen Teamregeln. Geschäftsführer Jörg Müller hat uns die Spielregeln zur Verfügung gestellt. Vielen Dank!

Erst die richtige Kommunikation macht Homeoffice möglich!

Homeoffice braucht das uneingeschränkte Vertrauen. Die Kontrolle über Präsenzzeit wird aufgegeben. Die Zusammenarbeit funktioniert durch kontinuierliche Kommunikationsmomente. Diese haben feste Spielregeln. Homeoffice ist dann eine erfolgreiche Arbeitsform, wenn die Kommunikation untereinander als soziale Komponente gesichert wird. Digital!

Spielregel 1 | Check-in, Check-out

Beim Start der Arbeit, bei längerer Pause (Mittag) und bei Beendigung des Arbeitstages senden Sie ein Signal ans Team. Zum Beispiel „Guten Morgen, ich leg los.“ „Hallo, bin 30 Minuten off.“ „Bis Morgen, ich bin für heute fertig.“  Im besten Fall nutzen Sie dafür einen Gruppenchat (z.B. Teams, Jammer, FB-Gruppe) oder notfalls die E-Mail.

Spielregel 2 | Information an Extern

Bei längeren Homeoffice-Phasen teilen Sie wichtigsten Ansprechpartnern und Kunden mit, dass Sie aus Anlass xyz im Homeoffice arbeiten. Vergessen Sie dabei nicht, ggf. die E-Mail-Signatur um die Mobilnummer zu ergänzen, unter der Sie im Homeoffice erreichbar seid. Checken Sie Umleitungen und Co.!

Warum? Es könnte sonst sein, dass Ihre externen Ansprechpartner versuchen Sie im Büro zu erreichen/zu besuchen und Sie sind nicht erreichbar.

Spielregel 3 | Digital Stand Up

Vereinbart Sie mit Ihrem unmittelbaren Team ein tägliches digitales Stand Up Meeting per Videokonferenz (notfalls Telefonkonferenz). Redezeit max. jede*r 3 Minuten:

  1. Woran habe ich gestern gearbeitet?
  2. Was war mein Highlight & mein Lowlight?
  3. An was arbeite ich heute?
  4. Wo brauche ich Unterstützung?

Resultieren daraus konkrete Gesprächsbedarfe, werden diese im Anschluss bi-/trilateral geklärt. Wichtig: Eine Person sorgt als „Moderator“ für die Einhaltung der Spielregel.

Spielregel 4 | Digital Weekly Jour Fixe

Vereinbaren Sie ein wöchentliches Team-Meeting. Dauer 60 bis 90 bis 120 Minuten.

  1. News aus der Geschäftsführung/Teamleitung.
  2. Emo-Runde (1 Min jeder): Wie geht es mir?
  3. Wochenziele (2-3 Min jeder): Woran arbeite ich die kommenden Tage? Wobei brauche ich Unterstützung?
  4. An-/Abwesenheiten in den nächsten 7 Tagen
  5. Sonstiges: News aus dem Team / 1 Min. p. News.

Eine Person muss als „Moderator“ agieren. Alle Beteiligten müssen vorab die TOP kennen und sich vorbereiten. Erstellen Sie eine Ergebnisdokumentation für alle (auch Nichtanwesenden) und versenden Sie diese schnellstmöglich ans Team.

Spielregel 5 | E-Mail-Reaktionszeit

Vereinbaren Sie Reaktionszeiten auf E-Mails. Welche Erwartung haben Sie an Ihr Team? Sind 24h OK? Reicht ein „Danke, gelesen, ich kümmere mich.“ aus? Bei dringenden Themen mit schnellerer Reaktionszeit vereinbaren Sie ein „wichtig“ im Betreff.

Warum? Im Büro sehen Sie sich und nicht selten folgen Kommentare wie „Habe Deine Mail gelesen. Ich kümmere mich.“ Darauf müssen Sie im Homeoffice verzichten und ohne Rückmeldung verschwinden die Mails für den Absender gefühlt im Nirwana.

Drei Voraussetzungen

  1. Setzen Sie diese Spielegeln nicht voraus. Diskutieren Sie zuerst im Team und passen Sie sie auf Ihre Bedürfnisse und Notwendigkeiten an.
  2. Finden Sie schnell neben E-Mail wenigstens eine Chat-Plattform (zum Beispiel für den Check-in/Check-out) und eine Plattform für Videokonferenzen.
  3. Disziplin: Sensibilisieren Sie einander auf die Einhaltung der Spielregeln. Vereinbaren Sie einen “Schiedsrichter“. Dann wird es verdammt gut!

Benötigt Ihr Verband weitere Unterstützung? Wir haben ein Consulting-Team aufgestellt, um Sie bei der Ad-hoc-Digitalisierung zu beraten. Melden Sie sich gern unter digital@verbaende.com.