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verbaende.com
21.04.2020 11:25

Digitale Meetings - Wie kann Dialog und Austausch mit Mitarbeitenden, Projektgruppen oder Mitgliedern in Zeiten von Homeoffice funktionieren?


Die Lots* Gesellschaft für verändernde Kommunikation mbH praktiziert seit zwölf Monaten Homeoffice – mit festen Teamregeln. Geschäftsführer Jörg Müller hat uns die Spielregeln zur Verfügung gestellt. Vielen Dank!

Egal ob online oder offline: Entscheidend ist die Herangehensweise.

Soziale Kontakte eindämmen heißt nicht auf Arbeitskommunikation zu verzichten, sondern ermöglicht neue Wege und Chancen für digitale Meetings und virtuelle Workshops.

Bequemer und effizienter, aber der menschliche Faktor – die „Beziehungsebene“ – ist anders.


Faktoren, die bleiben: Teilnehmerkreis & Zielsetzung
Neue Aspekte: Sensibilisierung für den digitalen Kanal: Rahmen und Möglichkeiten

Wie gelingt eine zielführende und erfolgreiche Umsetzung?

Vorab:  

  • Versenden von Einladung mit Agenda und Zeitrahmen sowie Zielsetzung zur Vorbereitung der Teilnehmenden  
  • Tool auswählen & Technik abklären und testen (Einwahllink mitschicken)!
  • Pünktlicher Beginn (mit Begrüßung durch Moderation) und pünktliches Ende.

Nachbereitung:  

  • Dokumentation der wesentlichen Ergebnisse (falls vorhanden, direkt im Projektmanagementtool)
  • Bereitstellen der Dokumente

Online-Meetings erfordern mehr Konzentration:

  • Gutes Zuhören
  • Bewusstmachen von „Dialog“-Format:  Ein digitales Gespräch bleibt ein Austausch
  • Passende Einstellung und persönliche Ebene
  • Vorteil Videokonferenz vs. Telefonkonferenz: Sichtbarkeit von Mimik und Gestik
  • Im Sinne der Kommunikation sind Videokonferenzen die bestmögliche Alternative zu persönlichen Meetings.

Was sind erprobte Spielregeln für online-Meetings?

Spielregel 1:

Eine Moderation strukturiert, beteiligt und führt aktiv mit Leitfragen und technischen Hinweisen durch das Meeting:

… achtet auf die Zeit (insgesamt und auf einzelne Redezeiten)  

… verfolgt die Agenda und sorgt für die richtige Zielrichtung

… erteilt das Wort und fasst Aspekte zusammen

… geht auf technische Störungen ein (z. B. Einwahlprobleme)

Beispiele für Leitfragen:  

  • Jetzt hören wir einen kurzen Bericht …
  • Wir möchten gerne die Meinungen von allen / Arbeitsgruppe xyz einsammeln …
  • Gibt es hierzu Verständnisfragen oder Anmerkungen?
  • Bitte das Mikrofon stumm stellen!
  • Aktiv Einbinden!  

Moderation schafft Möglichkeiten, sich einzubringen:

  • Mit offenen, klaren Fragen
  • Durch Umfragetools, Chat, Nutzung von Whiteboard
  • Je nach Gruppengröße:  Moderation ruft Teilnehmer auf oderdie Personen melden sich für einen Beitrag

Tipp: Eine abwechselnde Moderation schärft Kompetenzen und erhöht die Sensibilität.

Moderation kann und soll eingreifen: Bei Monologen, technischen Störungen, Stimmengewirr…

Spielregel 2:

Die Technik als Chance begreifen: 

  • Digitale Tools bieten auch Vorteile im Vergleich zum analogen Meeting
  • Bildschirmdarstellung und Dokumente können geteilt werden – durch Visualisierung  
  • echter Austausch möglich Rückfragen können als Kommentare (im Chat) gesammelt/gespeichert werden
  • Ein Meeting aufzeichnen (wichtig: Hinweis zu Beginn)
  • Wichtiger als das Bild ist ein verständlicher und klarer Ton

Mitvisualisieren als klassische Methode geht auch digital: Echter Austausch durch live-Dokumentation der Diskussion – schreiben Sie für alle sichtbar mit! (Fragen, To-dos, Argumente …)

Grundlage ist eine stabile Internetverbindung (notfalls Videofunktion ausschalten, nur Ton nutzen), Hintergrundgeräusche minimieren (als Zuhörer Mikrofon ausstellen, um Rückkopplungen zu vermeiden). Wenn es zu Störungen und Verständigungsproblemen kommt, sprechen Sie das schnell an!

Spielregel 3:

Zielorientiert arbeiten:  

Digital bedeutet nicht weniger dialogorientiert zu sein:

  • Monologe und monotone Stimmlage sind nervend(er), fallen aber den Rednern oft weniger auf
  • Alle Teilnehmenden machen sich bewusst, dass es ein Miteinander ist und dass nicht mehr alle „gelernten“ Routinen aus analogen Meetings funktionieren
  • Dennoch: ganz ohne menschlichen Faktor geht es nicht: Je nach Gruppengröße und Setting hilft eine „Emo-Runde“ (High-, Lowlights, Fragen, Wünsche, Persönliches …)

Fokus und Konzentration:

Online-Meetings verlangen eine hohe Konzentration.

Fokus auf das Wesentliche und Dauer kurzhalten!

Es bleibt ein Arbeitsaustausch - auch Umgebung und Hintergrund beinhalten Botschaften. Nebenbei essen, ein chaotischer Schreibtisch, Jogginghose: Grundsätzlich kein Problem, wenn diese Faktoren nicht stören oder ablenken. Auf dem Sofa liegen hat Einfluss auf die Stimme. Aufpoppende Programme oder Handyklingeln können ablenken.

Die größten Störfaktoren bei Online-Meetings und wie Sie umgangen werden

Schlechte Verbindung (Testlauf, Ausschalten von Videofunktion, nur Ton)

Ablenkende Arbeitsatmosphäre (Auf Hintergrund (Akustik und Raum) achten, ansprechen und nachfragen)

Ausschweifende Diskussion und Monologe

Störgeräusche und Stimmengewirr

  • Ansprechen/Nachfragen
  • Mikrofon stummschalten
  • Moderation

Kind, Kollege oder Katze kommen rein

  • Kann passieren, einfach Chat stumm schalten
  • Nicht verschweigen, kurz entschuldigen, mit Humor nehmen
  • Schild an der Tür

Pluspunkte:  

Moderation (direkt, wertschätzend)

Wechselnde Redner steigern die Aufmerksamkeit

Wichtig: Testen, reflektieren, weiterentwickeln

Benötigt Ihr Verband weitere Unterstützung? Wir haben ein Consulting-Team aufgestellt, um Sie bei der Ad-hoc-Digitalisierung zu beraten. Melden Sie sich gern unter digital@verbaende.com.