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verbaende.com
22.02.2012 10:28

Elektronische Rechnungen nun allgemein anerkannt


Es ist soweit: zukünftig werden von den Finanzämtern sämtliche elektronisch übermittelten Rechnungen für den Vorsteuerabzug anerkannt. In einigen Fällen kann dies das Leben deutlich erleichtern, doch obacht: Es gibt einiges zu beachten, wie der Steuerberaterverband Schleswig-Holstein e.V. weiß.
Zum Hintergrund: Umsatzsteuerpflichtige Organisationen haben aus den erzielten Umsätzen die Umsatzsteuer abzuführen. In der Vergangenheit entsprachen nur auf Papier übersandte oder ganz bestimmte elektronische Formate den notwendigen Voraussetzungen, um als Grundlage des Vorsteuerabzugs herzuhalten. Andernfalls konnte das Finanzamt die Verrechnung versagen. Seit letztem Jahr sind papier- und elektronische Rechnung umsatzsteuererlich gleich zu behandeln. Für den elektronischen Versand können beispielsweise Emails und PDF-Dateien verwendet werden.

Wie bisher hier schon muss bei allen Rechnungen auch weiterhin die Herkunft klar erkennbar sein, die Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Hier wird nach Aussage des Verbandes von den Finanzämtern ein so genanntes „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ gefordert. Dieses Kontrollverfahren soll sicherstellen, dass hinter jeder Rechnung auch eine entsprechende Leistung für die Organisation steht. Hier kann es sich um die in den Unternehmen bereits vorhandene Rechungseingangskontrolle handeln. Formalien für dieses Kontrollverfahren sind nicht vorgeschrieben.

Sowohl Papier als auch elektronische Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren! Die Lesbarkeit muss während dieser Zeit gewährleistet sein. Der dringende Hinweis der Steuerberater: eine elektronisch übersandte Rechnung muss während dieser zehn Jahre elektronisch aufrufbar sein! Ein Papierausdruck genügt dieser Aufbewahrungspflicht nicht. Weiterhin bezieht die elektronische Aufbewahrungspflicht die selben Anforderungen ein, wie sie bisher auch schon gelten: Die Unveränderbarkeit der Rechnung muss gewährleistet sein. Allerdings entwarnt der Verband hinsichtlich des Vorsteuerabzugs im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht: allein eine mangelhafte Aufbewahrung soll nach derzeitigem Stand den Vorsteuerabzug (noch?) nicht in Gefahr bringen. (tr/cl)